Portföljförvaltning skiljer sig från projektförvaltning genom att den omfattar hela livscykeln - från idé till förverkligande av de fördelar som projektet ska ge. Portföljförvaltning omfattar projektförvaltning som en fas i projektets livscykel som fokuserar på och är bäst i projektets genomförandefas. Men som vi alla vet är projekt mer än bara uppgifter och problemlösning. Projekten börjar verkligen i idéstadiet och även om vissa inte klarar sig igenom genomförandet till dess att fördelarna med investeringen förverkligas, så är portföljförvaltningen ansvarig för hela denna process.
Låt oss ta en titt på ett projekts livscykel som återspeglas i portföljhanteringen: Idéstadiet, skapande av ett affärsscenario, prioritering av de initiativ som motiverar investeringar, urval, planering av processen och resurserna för att genomföra initiativet, genomförande av initiativet och slutligen ROI. För varje steg finns det en process, och IT-chefer förstår att vissa projekt är oundvikliga, medan andra är strategiska. Och de strategiska är de som gör skillnad.
Portföljhantering är viktigt i näringslivet eftersom det finns faktorer att ta hänsyn till som påverkar projektets framgång, och därmed organisationen, samt oväntade fördelar av investeringen. Ibland är det till exempel vad ett projektledningskontor (PMO) väljer. inte att göra det är det viktigaste. Genom att prioritera och medvetet välja inte Om PMO:s inte längre behöver genomföra projekt som inte är till nytta för verksamheten eller som tar tid och resurser från projekt med högre prioritet, blir PMO:s effektivare och kan fokusera på de projekt som är viktiga. Detta fokus resulterar i bättre och snabbare genomförande eller projektledning.
Många projekt börjar också med att stödja övergripande affärsmål, men av en eller annan anledning har de i slutet inte längre detta värde. Antingen har affärsmålen ändrats, viktigare saker har dykt upp, ny teknik har kommit ut som förändrar projektet (detta händer särskilt i produktutvecklingsprojekt), eller så har projektet helt enkelt förlorat i värde eftersom den viktigaste intressenten inte längre är en intressent. Av någon av dessa eller andra anledningar ändrar projekten ofta inriktning och organisationerna måste anpassa sig på vägen. Genom att hantera projekt som en del av en portfölj förändras dynamiken, eftersom du gör det möjligt för Portfölj att bli framgångsrik - även om några av projekten i den inte lyckas - och bidra till att uppnå det önskade resultatet för din organisation.
Här är några av fördelarna med att övergå till en portföljförvaltning:
Strategic Alignment
Portföljhantering är ett naturligt sätt att strategiskt anpassa projekten till verksamhetens mål. När du kartlägger din portfölj och de resurser som ska tilldelas vissa projekt ser du till att det är projekt som stöder verksamhetens behov. Vi vet dock att detta förändras under tiden och att du måste anpassa dig. Genom att hantera en projektportfölj blir det lättare att identifiera de projekt som är bättre lämpade för att uppfylla dina behov och minska investeringarna eller överge projekt som inte längre uppfyller de behov som de var avsedda för. På så sätt kan ditt företag dra nytta av att investera i projekt som har störst sannolikhet för mervärde och avkastning.
Strategisk anpassning är särskilt stark i toppstyrda portföljförvaltningsmetoder. Top down är en "anpassning först"-strategi för portföljhantering där förfrågningar endast accepteras om de är anpassade till affärsmålen. Projekt prioriteras och resurser tilldelas utifrån dessa prioriterade projekt och genomförs därifrån. Planering och rapportering är i huvudsak de kritiska delar där målen identifieras och fördelarna realiseras. Omvänt lägger bottom-up-portföljförvaltningen tonvikten på genomförandet av projekten och ser till att uppgifterna utförs, vilket ökar projektets framgång genom individuella bidrag. I båda fallen har du genom att hantera projekt i en portfölj fördelen att kunna genomföra rätt projekt för verksamheten.
Resurshantering
Resurser är en organisations mest värdefulla tillgång, och oftast också den största utmaningen. Att hantera dessa resurser på ett effektivt, ändamålsenligt och optimalt sätt är en stor utmaning. För de flesta organisationer är resurshantering en av de saker som kanske görs "bra", men som alltid känns som om det kunde vara "bättre". För bättre resurshantering är det mycket lättare att tänka på att hantera en portfölj. Du kan se resurser i hela portföljen, användningen i olika projekt och i olika applikationer. Genom att ha en god förståelse för vad resurserna faktiskt gör och en realistisk bild av hur deras utnyttjande ser ut blir projektresurserna mycket mer hanterbara ur ett portföljperspektiv.
Planering och rapportering
Vi vill alla veta vad vi får ut av våra investeringar innan vi tar steget. Men det finns alltid en viss risk; om alla projekt var säkra skulle det ta bort det roliga i att hantera dem. En viss grad av förutsägbarhet är dock betryggande, och att ha ett systematiskt sätt att kontinuerligt förbättra prognosen för projekten med varje nytt tillägg hjälper också. Med portföljhantering är planeringen av projekt (och resurser) kontinuerlig och utvecklas i takt med att projekten fortskrider och personalen flyttas runt. Rapportering spelar också en stor roll i detta sammanhang, eftersom du kan se resultatet av planen efter att den har utförts för att justera planeringen framåt och förstå fördelarna med investeringen. Oavsett om du vill rapportera om olika mätvärden, få synlighet eller argumentera för mer resurser, är möjligheten att rapportera om portföljen som helhet och om enskilda projekt eller program en viktig faktor som bidrar till framgång i affärsverksamheten. Enligt nyligen publicerade Project Management Institute Pulse of the Profession-rapport, organisationer som har en effektiv portföljhantering hade 76% av projekten som uppnådde eller överträffade den förväntade avkastningen på investeringen, jämfört med 56% av projekten som var framgångsrika utan portföljhanteringsprocess på plats. Och framgång är det som vi vill uppnå.
Genom att inkludera portföljhantering som en del av projektledningsmetoden kan du hantera projekt under hela deras livscykel, och mot varandra, för att uppnå fördelar långt utöver vad du skulle få genom att hantera projekt i silos eller i etapper. Om du vill veta mer om hur portföljhantering kan ge dig en komplett projekthantering kan du ta en titt på vårt whitepaper om 5 pelarna i portföljförvaltning.
