Hobart Alter sade en gång: "Om det är roligt fungerar det aldrig. Och om det inte är roligt kommer det aldrig att fungera." Liknande tankar delades av Andy Jordan (som är med på topplistorna över de mest inspirerande och inflytelserika personerna inom projektledning) i vårt senaste webbseminarium- All I Want for the Holidays is Effective Collaboration. Under detta webinar delade Andy med sig av intressanta perspektiv på projektsamarbete och berättade om hur projektsamarbete kan öka projektets framgång.
Det finns olika skäl till att verktyg går fel även om man har de bästa av avsikter - bland annat saknas standarder för verktygen och ansvarsskyldighet. Man kan hävda att verktyget bara är lika effektivt som den ansträngning man gör, men det måste finnas ett inneboende värde i verktyget eller det problem som det löser, annars finns det inget behov av det från början. Vi måste alla vara överens om att samarbete är det centrala problemet och den saknade delen för både små och stora projekt. Låt oss ta en titt på varför det är så.
Varför verktyg går fel
Ofta införs nya verktyg i syfte att göra saker och ting "bättre" eller "enklare" utan att något kvantifierbart mål eller problem identifieras. De missbrukas, missförstås eller har ingen acceptans och ignoreras ofta. De verktyg som antas är för specialiserade, för nischade eller helt enkelt irrelevanta. Innan du börjar använda ett nytt verktyg, särskilt för projektledning, bör du börja med att identifiera det problem som du försöker lösa och sedan titta på vilken lösning som är mest effektiv.
Små projekt och samarbete
Projekt finns överallt, i alla organisationer och på alla nivåer. Det kan handla om nya initiativ, om att se över äldre initiativ, om små och upprepningsbara underhållsprojekt eller om utforskande och innovativa projekt. Oavsett hur projekten i din organisation ser ut och hur de kombineras krävs det samarbete i någon mån, såvida du inte arbetar med dem ensam i ett vakuum. Grupper är avgörande för att projekten ska bli bättre och mer framgångsrika, och att införliva olika idéer och utforska nya alternativ resulterar i projekt som är mycket bättre än de som genomförs i en silo. Det är därför det finns team som arbetar för att hålla projekten på rätt spår och ständigt bli bättre.
Men i dagens arbetsmiljö sitter teamen inte alltid i samma rum eller ens i samma land, och ju mer olika och utspridda de är, desto mer kan ett samarbetsverktyg bidra till deras framgång.
Det är viktigt att följa alla projekt på ett systematiskt sätt, eftersom större och viktigare projekt ofta får allt fokus och mindre eller mindre roliga projekt försummas. Det är viktigt att inte låta mindre avdelningsinitiativ falla mellan stolarna eller bli ofullständiga på grund av bristande uppmärksamhet.
Samarbetsverktyg kan hjälpa dig att planera, se arbetsflödet, spåra det dagliga arbetet och registrera de faktiska resultaten i förhållande till planen. Förvaltning och rapportering är också en önskvärd funktion. Ett samarbetsverktyg kan fungera som en virtuell projektledare för mindre projekt som annars skulle bli oavslutade. Om rätt verktyg är konfigurerat på rätt sätt och om folk vet hur de ska använda det på ett effektivt sätt, är verktyget i princip den enda "projektledning" du behöver! Om du kan sätta ihop något sådant kommer du att göra din organisation effektivare och i slutändan mer framgångsrik.
Större projekt och samarbete
Större projekt är projekt som kräver mer tid och arbete. Hjälper samarbete? Absolut! Grunderna är desamma; större projekt kräver effektivt och ändamålsenligt samarbete. De brukar ha formellt utsedda projektledare för att se till att projektet lyckas, men om ett samarbetsverktyg kan göra det mesta av arbetet bör det användas så att projektledaren kan vara värdefull på olika sätt. Idealiskt sett kan projektledaren fokusera på planering, bemanning och beslutsfattande baserat på aktuella behov, snarare än på administrativa uppgifter som kan hanteras av ett verktyg.
Nedan beskrivs de fem delarna av samarbetet:
Integrationer: När vi talar om integration är det att lägga till ett effektivt samarbetsverktyg ovanpå en fullt fungerande PPM-lösning för att ge alla möjligheter som PPM-verktyget erbjuder med ett gemensamt gränssnitt. Detta gör det också möjligt att integrera med andra system som ERP, HR, redovisning osv.
Planering &Spårning: Samarbete minimerar byråkratin. Det är viktigt att ha en struktur för projekten, särskilt de viktigare projekten. Ett verktyg för samarbete är viktigt för att spara tid och göra det möjligt för människor att arbeta med andra delar där de kan skapa mer värde och vara mer effektiva.
Mallar & Dokument: När flera personer granskar dokument och uppdaterar saker måste du se till att den senaste versionen ständigt visas. Detta gör att projekten anpassas i hela organisationen.
Hantering av frågor: PPM-verktyget bör ha en databas över problem som inträffat tidigare och grundorsakerna, så att vi kan dra nytta av detta och göra framtida planering.
Möteshantering: Det är viktigt att ha en virtuell plats där alla gruppmedlemmar kan träffas. Detta utrymme bör vara integrerat med allt arbete som utförs och den information som behövs för att göra effektiva och förbättrade förändringar.
Ett samarbetsverktyg ger en organisation mycket värde och förbättrar den. Ett verktyg som används på rätt sätt och med rätt stöd blir mer än bara ett effektivt verktyg. Det ger ett mervärde och ger dig kunskaper som du kanske inte kände till tidigare. Den visar dig vad som fungerar och vad som inte fungerar.
Om du vill veta hur du kan utnyttja samarbetet i din organisation kan du titta på det fullständiga on-demand-webbseminariet "All I Want for the Holidays is Effective Collaboration."
![Samla in strategin med digital omvandling [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/07/Collectively-Deliver-on-Strategy-with-Digital-Transformation-2.jpg)
