Följande innehåll är hämtat från vitboken "Portfolio-Driven Performance: The 7 Process Areas That Drive IT and Business Results", skriven av Jerry Manas. För att göra den mer lättillgänglig för dig ger vi den ett evigt liv här på bloggen.
Dagens organisationer står inför enorma utmaningar när det gäller att få mer gjort utan att spendera mer pengar. Stigande kostnader i en tuff ekonomi har lett till minskade budgetar och minskad personalstyrka. Dessutom har globalisering, fusioner och outsourcing resulterat i större komplexitet och en mer utspridd uppsättning intressenter. Denna brist på resurser i en alltmer komplex situation måste också hanteras i en miljö med intensiv konkurrens. Som ett resultat av detta blir innovation och smidighet viktigare än någonsin när organisationer kämpar för att konkurrera på dagens marknad, något som uppnås genom portföljdriven prestanda för att förbättra projektleveranserna.
Detta tredubbla hot med mindre resurser, större komplexitet och intensiv konkurrens skulle vara tillräckligt utmanande, men sedan måste vi lägga till förändringsfaktorn. Vi lever i en tid av obeveklig förändring och ingenting går oskadd, varken ekonomin, tekniken, politiken eller marknaderna - ingenting. Alla dessa förändringar påverkar organisationerna, och endast de mest anpassningsbara och innovativa kommer att överleva.
Inget av detta kommer att försvinna inom en snar framtid.
Att göra mer med mindre är den nya standarden. Och när organisationer visar att de kan uppfylla förväntningarna med mindre resurser kommer de att förväntas fortsätta att göra det. Men hur kan en organisation förbli innovativ och produktiv under denna påfrestning? Hur kan den förbli anpassningsbar i en ständig förändring?
De flesta organisationer har strategier eller någon form av strategisk plan. Alla har finansiella uppgifter. Alla har verksamhet som i allmänhet består av projekt, tjänster, tillämpningar, produkter och de processer som hanterar alla dessa komponenter. Ändå är det väldigt få som har insyn i hur dessa komponenter påverkar varandra, utan ser dem istället som isolerade delar. När förändringar sker uppstår kaos.
Organisationer som har ett integrerat tillvägagångssätt har en mycket bättre möjlighet att anpassa sig.
Informationsteknik är en viktig del för att underlätta denna integration. I den här bloggserien kommer vi att diskutera hur IT-avdelningar kan hjälpa företag att hålla strategin, ekonomin och verksamheten i linje med förändringar genom att använda portföljhanteringsmetoder inom alla processområden 6.
Detta tillvägagångssätt kräver ett aktivt deltagande från IT och verksamheterna, men det kan ge utdelning. Genom att hantera dessa viktiga processområden på ett integrerat sätt kan organisationer inte bara överleva utan även blomstra i en situation av ständig förändring.
Inledning: Den portföljdrivna metoden
En portföljbaserad strategi innebär att man skapar och förvaltar en uppsättning portföljer (dvs. prioriterade grupperingar) för varje viktig komponent i en organisations ekosystem. Till exempel kan följande typer av portföljer skapas och underhållas:
- Strategiska portföljer: inklusive uppdrag, mål, strategier och taktik (t.ex. definierade program och produkter).
- Investeringsportföljer: finansieringsavtal på avdelnings-, strategi-, program-, produktlinje- och produktnivå.
- Genomförandeportföljer: inklusive projekt- och resursportföljer.
- Produktportföljer: kategoriserade produktlinjer, produkter, versioner och färdplaner.
- Applikationsportföljer: programvarutillämpningar som är viktiga för affärsverksamheten.
- Idéportföljer: idéer som genereras via en idékampanj och som sedan granskas och struktureras till verkliga möjligheter.
Genom att kategorisera organisationens komponenter på detta sätt kan man skapa en uppsättning processer som kan hjälpa till att hålla dem integrerade. Den kan till exempel ta upp frågor som:
- Hur mycket kostar den här applikationen egentligen, med tanke på de relaterade pågående förbättringsprojekten och de tjänster som krävs för att underhålla den?
- Om vi ändrar personalstyrkan för våra två viktigaste program, hur kommer det att påverka vår övergripande strategi och vilka andra insatser kommer det att påverka?
- Vilken inverkan kommer det att ha på vår produkts kommersiella lanseringsdatum om de pågående projekten för att utveckla den blir försenade?
- Vilka produkter, projekt, tillämpningar och tjänster kommer att påverkas om vi ändrar strategier?
- Om vi skär ner på budgeten för detta kvartal, vilken effekt får det på våra projekt, våra produkter och i slutändan på vår strategi?
- Vad är det som alla dessa människor inom IT gör? Används våra resurser på ett klokt sätt?
- Vad bidrar alla våra projekt och tjänster ekonomiskt till verksamheten, antingen i form av kostnadsbesparingar eller intäktspotential?
Detta är bara några frågor som vanligtvis besvärar organisationer och det är sällan lätt att besvara dem. Ofta sker det en mängd kommunikationer till olika avdelningar, var och en med sina egna kalkylblad eller system och ofta sina egna antaganden, tolkningar och språk. Ibland finns det inga uppgifter alls för att stödja beslutet.
I resten av den här serien kommer vi att föreslå att dessa problem ska bekämpas med hjälp av en portföljdriven strategi som omfattar följande områden:
- Strategisk planering och finansiering
- Anpassning av strategi och verksamhet
- Hantering av efterfrågan och kapacitet
- Hantering av projekt och resurser
- Förvaltning av produktportföljen för IT-utvecklade produkter
- Hantering av applikationsutbud
Tillsammans kan detta tillvägagångssätt hjälpa en organisation att övervinna den förvirring och olikhet som hindrar affärsresultat. Ett samarbete mellan företag och IT som utvecklar en behärskning av dessa områden kan skapa bättre synlighet, större samarbete och i slutändan mer välgrundade beslutsfunktioner, även när det sker förändringar - särskilt när det sker förändringar.
Fortsätt att läsa nästa avsnitt i den här serien, som finns nedan:
- Del 2: Varför du bör anpassa strategi, ekonomi och genomförande
- Del 3: En titt på förhållandet mellan efterfrågestyrning och projektledning
- Del 4: Börja se IT-avdelningen som en strategisk partner till organisationen
Mer information finns på www.planview.com, och registrera dig för en gratis demo av en av våra lösningar redan idag!
