Programvara för IT-portföljhantering är känd för att hjälpa PMO:er att utvärdera och spåra flera aktiva projekt. Men det kan också användas för att enkelt förse chefer med globala data på hög nivå som förbättrar deras strategiska beslutsprocess.
Ta Akamai Technologies som exempel. De är en ledande leverantör av nätverkstjänster för innehållsleveranser för media och mjukvara.
Akamai implementerade Planviews lösning Project Portfolio Management (PPM) i 2020 för att införa systemdrivna kontroller och riktlinjer i deras etablerade IT-projekthanteringsprocess.
Akamai använde Planview som "den enda källan till sanning för data om IT-projekt, dit våra medarbetare och chefer går när de behöver information om ett projekt".
Kirsten Laaspere, chef för strategisk styrning & Kommunikation på Akamai
Kirsten Laaspere är Akamais Planview Admin och är även affärsägare för mer än 100 IT-projekt per år. Hon fungerar som en djupt inbäddad strategisk partner till CIO, CSO och IT Leadership Team.
Laasperes erfarenhet av praktisk projektledning och hennes förståelse för ledningens behov gav henne ett unikt perspektiv när hon använde programvaran för IT-portföljhantering. Hon använde Planviews lösning på ett sätt som uppfyllde IT:s behov samtidigt som den gav ledningen möjlighet att agera.
Att använda Planviews lösning för att tillhandahålla data som kan användas av cheferna kan vara möjligt för nästan alla organisationer. Låt oss titta på hur hon gjorde det genom att följa tre bästa metoder.
1. Samla data för att stödja ledningens behov och mål
För att få programvaran för IT-portföljhantering att fungera bra måste man tänka på behoven hos varje specifik användartyp. För att kunna hjälpa cheferna på bästa sätt behövde Laaspere förstå deras specifika behov och mål. Och dessa behov definieras vanligtvis av de personer som cheferna är ansvariga inför, t.ex. andra chefer, styrelseledamöter och intressenter.
För att tillgodose chefernas behov av information fokuserade Laaspere på tre kategorier:
- Förstärkning: Vad är det som går rätt till och hur kan vi bevisa det?
- Medvetenhet: Vad är det som är fel och vad ska vi göra för att åtgärda det?
- Åtgärd: Var kan ledningen gå in för att stödja?
Sedan gav hon målinriktad och kortfattad information för var och en av dessa kategorier.
"Chefer har en miljon saker på gång och de behöver veta vad som händer och vad som händer - de behöver rubrikerna."
Kirsten Laaspere, chef för strategisk styrning & Kommunikation på Akamai
Med hjälp av en skicklig användning av programvaran för IT-portföljhantering gjorde Laaspere och hennes team det enkelt att tillgodose informationsbehovet hos Akamai-cheferna. Nästa steg var att hjälpa ledningen att sprida sina vinster.
2. Berätta om företagets framgångshistorier med sammanhang
Chefer älskar att dela med sig av framgångshistorier, men de behöver data för att styrka dessa historier.
Laaspere hjälpte chefer att visa affärsvärdet för kollegor, högre chefer och styrelseledamöter. Det gjorde hon genom att göra det enkelt för cheferna att berätta en kontextuell datahistoria.
Laaspere uppnådde detta genom att:
- Identifiera framgångsmått och dela dem med PMO.
- Utbilda PMO för att identifiera och ständigt förbättra dessa framgångsmått.
- Främja företagets höjdpunkter med tydlig storytelling och datadrivet stöd.
Ett framgångsmått kan vara något som att minska "tiden för att slutföra" från sex timmar till två timmar, vilket sparar organisationen 300+ timmar per år - eller motsvarande en besparing på $7,500 per år.
Dessutom såg hon till att Akamais programvara för IT Portfolio Management dokumenterade metoden för varje framgångsmått. Detta ger cheferna en fullständig, kontextuell bild av företagets framgångshistorier, vilket gör det enkelt för dem att dela med sig av dessa framgångar till andra.
3. Skapa medvetenhet om risker och luckor
Laaspere hjälpte inte bara cheferna att sprida framgångsrika företagshistorier. Hon hjälpte dem också med deras planer för att minska riskerna genom att skapade större medvetenhet om potentiella risker och luckor.
Med Planview höll Laaspere ledningen informerad genom att skapa portföljvyer speciellt för dem. Detta gjorde hon genom att:
- Använd tydliga namnkonventioner så att cheferna lätt kan hitta det de letar efter.
- Leverera data i det format som cheferna känner sig bekväma med.
För Akamai var det formatet färgkodade statusutlösare eftersom ledningen redan vet att de ska vara särskilt uppmärksamma på gula och röda saker.
"Möt cheferna där de bor. Om de arbetar i Google Docs kan du skapa enkla, visuella one-pagers där. Om de lever i e-post, skicka dem ett e-postmeddelande med en tydlig titel som de lätt kan hitta igen."
Kirsten Laaspere, chef för strategisk styrning & Kommunikation på Akamai
Laaspere skapade enstaka sidor i Google Docs för att hjälpa Akamai-cheferna att effektivt använda programvaran för hantering av IT-portföljen. Dessa dokument:
- Fokuserar på tre eller fyra viktiga delar av informationen.
- Inkluderade kommenterade bilder för ökad tydlighet.
- Innehåller så många direktlänkar som möjligt.
Nyckeln till att skapa denna typ av medvetenhet är att hålla det enkelt. Överbelasta inte cheferna med för mycket information.
Dessa ensidor innehåller enkla instruktioner och påminnelser som hjälper cheferna att förstå exakt vad som händer med deras olika projekt. Detta är viktigt eftersom det gör det möjligt för ledningen att identifiera de åtgärder de kan vidta för att hålla saker och ting i rätt riktning.
Bättre data stärker ledarskapet i ledningen
Det krävs bara fyra steg för att ge cheferna möjlighet att använda din programvara för IT-portföljhantering:
- Förstå ledningens behov av information.
- Samla ledningsdata, gör det lättare att komma åt dem och leverera data på ett sätt som fungerar bäst för ledningen.
- Utbilda projektledare i att fastställa meningsfulla framgångsmått och konfigurera programvaran för att spåra och rapportera dessa mått.
- Utbilda dataägare i hur man identifierar vilken information som är högprioriterad och hur man ser till att uppgifterna är korrekta och uppdaterade.
Akamais intuitiva användning av Planviews lösning som programvara för hantering av IT-portföljer har sparat tid åt ledningen. Det har också ökat deras självförtroende när det gäller att dela med sig av projektets framgångar och förstå potentiella utmaningar.
Registrera dig för en demo på begäran idag för att se hur ett samarbete med Planview kan stärka din organisation.
![Är det dags att ompröva traditionell portföljförvaltning? [Infografik]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/09/Rethink-Traditional-Portfolio-Management.png)
