Att vända ett misslyckat PMO

Oavsett om du är projektledare eller chef på C-nivå kan PMO-fel innebära en katastrof för ett företag och kanske till och med för din karriär. Ett misslyckat projektledningskontor leder till slöseri med resurser och missade möjligheter för ett företag - och om någon försöker lägga skulden för ett misslyckat projekt kan du hamna direkt i skottlinjen.

Men det finns ingen anledning till panik - än så länge. Genom att känna till de viktigaste varningssignalerna för ett PMO som har problem och genom att genomföra några snabba åtgärder kan du stoppa PMO-felet i dess spår.

Fortsätt läsa för att börja vända på ditt PMO idag: du kommer att lära dig skillnaden mellan framgång och misslyckande inom PMO, de klassiska tecknen på ett PMO på gränsen till katastrof och grundläggande strategier för att fixa ditt PMO för gott.

Om du gillar vad du ser nedan, klicka här för att få en gratis kopia av hela dokumentet Turning around a failing PMO white paper.

Vad kännetecknar ett framgångsrikt PMO?

En snabb uppfräschning av vad som kännetecknar ett framgångsrikt PMO kan hjälpa dig att se var ditt eget projektledningskontor hamnar på efterkälken.

Ett framgångsrikt PMO:

Har en tydlig uppdragsbeskrivning som grund och drivs av realistiska mål.
Ger insyn, styrning och regelbunden kommunikation.
Uppfattas av resten av organisationen som kritisk för att uppnå affärsmålen.
Använder tillförlitliga och transparenta metoder för projektledning.
Levererar mätbara resultat av sina prestationer.
Fokuserar utåt på verksamhetens behov och inte internt på sina egna processer.
Har tydliga och öppna relationer genom hela organisationen, från ledningens sponsring och partnerskap med intressenter till effektiv teamledning.

Hur ser ditt PMO ut i jämförelse?

Varför misslyckas så många PMOs? Allt handlar om värde

Även om det är viktigt att veta vad som kännetecknar ett framgångsrikt PMO är det omöjligt att ignorera den alarmerande statistiken om misslyckanden i projektledningskontor: PMO:s har den högsta andelen misslyckanden av alla avdelningar i en organisation, med en häpnadsväckande 50% av PMO:s som stängs inom de första 3 åren.¹

Varför misslyckas så många PMOs?

PMO-fel beror nästan alltid på bristande stöd från ledningen, bristande anpassning till företagets strategi, ett dåligt definierat uppdrag och otydliga mål.

Även om detta kan vara bidragande faktorer, har huvudorsaken till PMO-fel inte mycket att göra med verktyg, processer eller personal.

Om det låter svårt att tro, tänk då på Forrester Researchs nyligen genomförda studie² som beskriver de 3 största PMO-problemen.

Enligt Forrester:

PMO fokuserar för snävt. Endast 1/3 av respondenterna stöder Agile, Scrum eller Lean-metoder.
Bristande förtroende. 58% av intressenterna anser att informationen från deras PMO är realistisk.
PMO:er är för upptagna för att verkligen vara Strategisk. 75% av de undersökta PMO:erna gör praktisk projektledning 68% av intressenterna anser att deras PMO:er är byråkratiska

Vad betyder allt detta?

Enkelt uttryckt innebär det att PMO-fel inte bara handlar om projektledning. I verkligheten misslyckas PMO:er eftersom de inte kan visa på ett mätbart mervärde för verksamheten.

Det räcker inte att lyckas med projekten. Även en framgång på 100% kan betraktas som ett misslyckande om PMO:s affärsnytta inte kommuniceras till ledningen i termer som de ser som kritiska.

Varningstecken på ett PMO som har problem eller misslyckas

De klassiska varningssignalerna för ett PMO som har problem stöder ytterligare idén att misslyckandet är direkt kopplat till det upplevda värdet av ditt projektledningskontor.

Låter något av dessa varningssignaler bekant?

Verksamheten ser inget värde i PMO:s verksamhet: Du blir ständigt ifrågasatt av ledningen om vad du gör och får sällan erkännande för de positiva resultat som ditt PMO levererar.
PMO:s uppdrag, vision och mål stöder inte organisationens strategi: Du är osäker på vilka affärsmål som PMO ska uppfylla. Du är inte ens 100% säker på att ditt PMO arbetar med exakt det som verksamheten förväntar sig.
PMO ses som "projektpolisen". Ditt PMO får ständigt dåligt rykte om att det ska tvinga fram metoder och processer - vissa klagar till och med på att du gör det på bekostnad av att tjäna verksamheten.
Verksamheten undviker PMO och dess processer. Mer än en gång har du upptäckt att andra i organisationen har undvikit att arbeta med dig eftersom de inte gillar dina processer.
Andra avdelningar klagar på att PMO inte förstår verksamheten. Andra avdelningar är högljudda i sin övertygelse om att ditt PMO inte förstår hur deras verksamhet eller bransch fungerar.
Låg projektframgångsfrekvens. Din projektframgångsfrekvens är konstant låg, främst på grund av dåligt anpassade processer och dåliga verktyg, vilket har lett till att du har förlorat kontrollen över och insynen i projekten.
Dåliga resultat för projektportföljen. Projektportföljens resultat är alltid dåligt, av samma skäl som den låga projektframgångsgraden: dåliga processer och verktyg har fått er att hamna fel och skapat en klyfta mellan genomförande och strategi.

Finns dessa varningssignaler i ditt PMO? Om så är fallet, var försiktig.

Det är trots allt inte bara projekt som står på spel.

Ovanstående scenarier har inträffat för att du har misslyckats med att visa ditt värde för verksamheten - vilket i slutändan äventyrar hela PMO.

PMO misslyckande: Få hjälp med dessa snabba lösningar

Det finns flera snabba lösningar som kan hjälpa PMO:er som misslyckas att vända utvecklingen på ett effektivt sätt. Dessa korrigerande åtgärder kan hjälpa dig att illustrera ditt PMO:s värde för resten av verksamheten och avvärja problem innan de gör permanent skada på uppfattningen om ditt PMO.

Dessa steg innebär ofta att PMO kan göras om. Det låter skrämmande, men det är väl värt det: rätt korrigerande åtgärder kan göra skillnaden mellan ditt PMO:s misslyckande eller överlevnad.

Börja med att gå tillbaka till grunderna. Ställ er själva de svåra frågorna för att ta reda på vad som gick snett. När du har identifierat problemet kan du hitta lösningen.

Här är några bra sätt att få din PMO på väg mot återhämtning.

Omvärdera verksamhetens behov. Nästan 80 % av projektledarna vet inte hur deras projekt överensstämmer med företagets affärsstrategi. Att överbrygga denna klyfta mellan PMO och resten av organisationen är ett måste om du vill att ditt PMO ska överleva.

Börja med att regelbundet kontakta företagsledare för att se till att PMO:s framgångsmått stämmer överens med affärsmålen och att dina projekt konsekvent kopplas till verksamhetseffektivitet och affärsvärde.

Fokusera utåt på verksamhetens behov. Kom ihåg att PMO skapades för att tillgodose verksamhetens behov. När resten av organisationen inte förstår varför ditt PMO finns, beror det sannolikt på att PMO:s uppdrag inte har kommunicerats effektivt och upprepade gånger.

Du kan börja kommunicera ditt värde genom att göra dina prestationer tydliga för alla: be om att få presentera en uppdatering på nästa företagsmöte, bidra med projektmilstolpar till intranätets nyhetssida.

Bygga upp och upprätthålla förtroendet genom öppen kommunikation och ärlig rapportering. Ger din rapportering alltid en sann och fullständig bild? Går du längre än bara till statistik genom att kommunicera ditt verkliga värde? Kopplar du PMO:s framgångsmått till etablerade affärsbehov? Dessa är avgörande för att presentera ditt PMO som en ovärderlig och samarbetsvillig del av organisationen.
Genomför omedelbart åtgärder för att öka andelen lyckade projekt. Efter att ha etablerat kommunikation med ledningen och bekräftat verksamhetens behov och mål är nästa steg att öka projektets framgångsfrekvens. Arbeta tillsammans med ditt team för att skapa en process för att avgöra när du ska skära ner på projekt som inte fungerar. Att eliminera misslyckade projekt betyder inte att du har misslyckats - det ökar snarare projektets framgång (på kort sikt) och ger ytterligare möjligheter att visa verksamheten ditt värde. Anpassa elimineringen av ett dåligt projekt till affärsmålen och kommunicera det till ledningen på ett språk som de förstår: Hur mycket sparade företaget? Vilka resurser frigjordes? Har man undvikit några kostnader?
Ta ett minimalistiskt grepp om processer och verktyg. Gör en granskning av dina verktyg för projektrapportering för att se till att din verktygslåda uppfyller organisationens behov. Behoven kommer att skifta beroende på hur moget din organisation är, men du bör ha tillgång till insikter i realtid om dina resurser och en helhetsbild av dina pågående projekt.³

Förhindra PMO-fel: Visa alltid ditt värde

De största utmaningarna som PMO:erna står inför har lite att göra med projektledning och mycket mer att göra med att leverera - och demonstrera - värde för verksamheten.

Om du räddar ditt misslyckade PMO kommer du inte bara att bli en operativ framgång, utan du och ditt team kommer också att erkännas som en viktig organisatorisk tillgång som ständigt ger värde till verksamheten.

¹ Association for Project Management.

² Forrester: PMO i en agil värld: Kan vi inte bara komma överens? 2011.

³ Förändringspunkt: Från noll till hjälte: Fyra sätt att stoppa PMO-fel i sina spår