Rapporter är ett utmärkt sätt att utvärdera data utifrån den information som är viktig för din organisation. Det fina med rapporter, och särskilt instrumentpaneler, är att de underlättar kommunikationen mellan projektledare och chefer på ett lättförståeligt sätt. Den andra delen vi älskar med instrumentpaneler är att de inte är lätta att argumentera mot - vem kan ifrågasätta data?
Utmaningen ligger i att fundera på vad man ska mäta och vad det betyder. Och för detta har vi några rekommendationer.
Här är de tre viktigaste rapporterna som vi ser för att överbrygga klyftan mellan projektledare och företagsledning.
- Variansrapport - Den här rapporten innehåller information om resursfördelning som visar hur stor andel av tiden som en viss resurs kommer att arbeta med ett visst projekt. Den här rapporten gör det möjligt för resursförvaltare att spåra faktiska tidsåtgångar i förhållande till prognostiserad tid inom ett projekt. Resultatet är helt enkelt ett svar på frågan "Är min plan korrekt?". Rapporten kan delas upp per projekt och användas för vilken tidsperiod eller intervall som helst, och den kan även användas för att samla in data från olika resurser eller roller. Genom att ha anslag och faktiska värden har du data för att justera din plan, omfördela resurser mellan olika projekt eller använda informationen för framtida planering. Varför skulle din CIO bry sig om denna information? Eftersom du kan sammanställa data och tillhandahålla information på hög nivå snabbt och enkelt. Har våra resurser tillräckligt att göra? Behöver vi anställa fler resurser? Om ja, hur många? Denna information finns tydligt beskriven i denna rapport.
- Portföljöversiktsrapport - Det här är en rolig rapport eftersom den ger så mycket information på ett enkelt sätt. Det finns till exempel så många faktorer som avgör hur bra ett projekt är, men genom att beskriva detta i ett enkelt rött, gult och grönt format får man information utan att behöva ge några krångliga förklaringar. Rapporten visar också hälsa och pengar som spenderas inom en avdelning. Jag rekommenderar alltid denna rapport eftersom den ger all information om portföljen på den nivå du vill ha. Och eftersom PM och CIO ser samma sak finns det inga skillnader när det gäller hur informationen hamnade där. Drill down-funktioner ger PM:s den information de behöver för att varför ett projekt befinner sig i en viss status, och CIO:er kan se vad som riskerar att försenas eller att omfattningen av projektet ökar, budgetinformation, och de kan också drilla ner för att få insyn i vad som orsakar en risk- eller hälsoindikator.
- Förfrågningsrapport - Visar inkommande förfrågningar och vilka förfrågningar som har prioriterats. Som standard använder den här rapporten den standardiserade poängsättningen (som kan ändras) och rangordnar projekten utifrån värde och risk. Den tredje komponenten i rapporten är ett bubbelkvadrantdiagram som ökar med projektkostnaden, så att man lätt kan identifiera vad som är på väg att komma och vad som är på väg. Som en extra bonus kan vår motor för prediktiv portföljanalys (PPA) ta denna information och identifiera vad som kan göras baserat på resurskapaciteten och prioritera dessa projekt. Den största fördelen med denna rapport är att den snabbt kan gå från idé till plan för genomförande. Med den här rapporten kan PM:s veta vad de har på sitt bord för en viss cykel och CIO:erna kan se var budgeten är fördelad.
Det finns många fler rapporter, både standardrapporter och anpassade rapporter i Innotas, dessa är bara några av mina favoriter. Vi tar rapportering på stort allvar och vet att instrumentpaneler är en universell kommunikationskanal mellan användare och ledning. Om du vill ha mer information om Innotas rapportering är du välkommen att kolla in vårt videobibliotek med demovideor på .
