Genom att införa ett nytt samarbetsverktyg online kan du dramatiskt förbättra effektiviteten och ändamålsenligheten hos ditt IT-team på . Precis som alla nya verktyg måste dock en samarbetsplattform
m implementeras korrekt för att den ska kunna hålla vad den lovar.
En lyckad implementering av börjar med att välja rätt lösning. Var säker på att det samarbetsverktyg arbetsledning som du planerar att implementera verkligen kommer att uppfylla IT-teamets behov. Som Matt Kapko på CIO.com nyligen påpekade , har många IT-samarbetsverktyg begränsad funktionalitet och fokuserar på en enda kanal, t.ex. chatt eller delning av dokument. Mer robusta lösningar som Planview AdaptiveWork gör det möjligt för team att integrera IM, e-post, mötesanteckningar och andra former av kommunikation för att skapa omfattande -samtal som sätter rätt sammanhang runt ett visst projekt eller program.
När du väl har hittat rätt samarbetsverktyg hjälper tipsen nedan dig att sprida det till ditt team på ett så effektivt sätt som möjligt.
Kommunicera i förväg
Kommunikationen är den viktigaste aspekten av ditt genomförande. Innan du lanserar det nya verktyget bör du låta dina medarbetare veta att en förändring är på gång och hjälpa dem att förbereda sig för att börja använda programmet. Genom handledning online, videokonferenser och e-postmeddelanden kan ditt team bekanta sig med lösningen i förväg och visa dem vart de kan vända sig för att få mer information.
Tänk dock på att mer inte alltid är bättre - en ständig ström av e-post och möten kommer att frustrera dina anställda och kan till och med skapa fientlighet mot det nya verktyget.
Engagera ditt ledarskap
Det sista du vill göra är att implementera en samarbetslösning och se ditt team undvika eller ignorera den. Dina medarbetare är redan mycket upptagna och de kan ha ett visst motstånd mot att ta till sig ett nytt verktyg, oavsett hur enkelt det än är att använda.
Ett av de bästa sätten att övervinna denna typ av motstånd är att involvera den högsta ledningen i genomförandet. När de anställda ser sina chefer eller vicepresidenter använda ett nytt verktyg förstår de hur viktigt verktyget är för organisationen och känner sig motiverade att börja använda det själva.
Börja med ett pilotprogram
Om du implementerar ett samarbetsverktyg för en stor avdelning är det ofta en bra idé att börja med att introducera programmet för en mindre grupp först. Pilotimplementeringar gör det möjligt för implementeringsteamen att reda ut eventuella frågor eller utmaningar med konfigurationen eller arbetsflödena innan verktyget lanseras för hela avdelningen.
Om ditt IT-team är relativt litet kan det här steget vara opraktiskt - det är inte särskilt bra att bara en del av teamet får tillgång till ett verktyg om hela teamet arbetar tillsammans i alla projekt. Ett pilotprogram kan också vara onödigt om du ersätter ett äldre samarbetsverktyg och teamet redan är bekant med det allmänna konceptet.
Be om återkoppling
När hela teamet har börjat använda den nya samarbetslösningen bör du regelbundet höra av dig till medarbetarna för att ta reda på hur de använder verktyget och om de har några frågor eller funderingar. Om du använder en mycket konfigurerbar lösning som Planview AdaptiveWork har du möjlighet att ändra programvaran för att på bästa sätt tillgodose dina anställdas behov, även efter att implementeringen är klar.
Lär dig mer om Planview AdaptiveWorks samarbetsverktyg online för professionella tjänster och IT-team genom att titta på vårt utbud av projektledningslösningar på .
