Oavsett vilket område projektet är inom, men särskilt inom IT och utveckling, är det en oskriven regel att chansen att får en ändringsbegäran i sista minuten är direkt proportionell mot hur perfekt allting går. Det är lätt att anta att en kund har sett frukterna av ditt hårda arbete och, imponerad av din effektivitet, nu känner att lägga till en helt ny funktion i deras nya app är något som ditt team kan göra på fredagen före lanseringen och fortfarande klara happy hour.
The reality, of course, is that a change request has an effect similar to that of an iceberg ahead of an early-20th century passenger line. There’s a justified panic as everyone rushes to action, trying to change course and bolt on lines of code without causing everything to collapse, all while a sinking feeling slowly takes over.
Det är naturligtvis ingen bra situation för någon. Detta är en del av anledningen till att så många IT-team använder sig av agila verktyg och metoder som är särskilt utformade för att "absorbera" förändringar, vilket gör det möjligt att reagera snabbare på oväntade händelser. Så i den andan kommer här några hemligheter om hur du tar emot ändringar i sista minuten.
Låt kunden vara med i arbetet.
Kunderna kan ha olika nivåer av förståelse för ditt område och de svårigheter eller problem som uppstår när du ber om en ändring i slutet av spelet. I de flesta fall, och särskilt när det gäller ändringsförfrågningar, är kunden kanske inte medveten om hur omfattande utmaningarna är och därför måste du förklara dem i rimlig utsträckning. Det handlar inte om att behandla kunden som en barnunge, utan snarare om att försäkra sig om att de förstår frågorna och att de skriver under på begäran med full kunskap. Annars kan kundens begäran om att åtgärda en ny lavin av fel bli en besvikelse för kunden när projektet försenas eller överskrider budgeten.
Mycket av detta bör behandlas i teamets godkännandeprocess. Då är det viktigt att avgöra om ändringen ligger inom eller utanför projektets räckvidd, hur brådskande den är och vilka konsekvenser som kommer att följa om ändringen godkänns.
Låt oss säga att ändringen godkänns av . Innan du går vidare bör du tydligt informera kunden om vad han eller hon har åtagit sig - t.ex. hur mycket det kommer att kosta och om projektet kommer att försenas. Den öppna kommunikationen kan lindra en del av den panik som en försenad ändringsbegäran innebär och stärka din kundrelation i det långa loppet.
Håll dig organiserad.
Kunden vill göra en stor förändring och den har godkänts av alla relevanta intressenter - vad händer härnäst? Innan något görs för att lägga till en funktion, skapa ett nytt API eller förbereda en alternativ databas måste ett nytt arbetsschema skapas och spridas. Men för att teammedlemmarna ska kunna fokusera på viktiga uppgifter och hålla nya deadlines måste alla ha tillgång till den nya informationen.
Molnbaserade samarbetsverktyg kan ge teamet den plattform de behöver för att organisera uppgifterna på ett tydligt och effektivt sätt. Och eftersom allt fler av dagens samarbetsverktyg stöder agila ramverk som Kanban och Scrum kan team hantera uppgifter enklare än någonsin med den visuella kraften hos Kanban- och simplanetavlor med mera. Med rätt verktyg är det lika enkelt att svara på ändringsförfrågningar på ett organiserat sätt som att skapa ett uppgiftskort som alla kan se.
Snabbare svarstid.
Även om vi använder oss av Agile-principerna är det värt att komma ihåg att en viss osäkerhet är att vänta i alla projekt. Men om du är utrustad för att kommunicera förfrågningar, tilldela uppgifter och samarbeta om lösningar så snabbt som möjligt kan du påskynda dina svar på sena ändringsförfrågningar och samtidigt minimera de förseningar (och huvudvärk) som ofta följer med dem.
Men hur exakt kan team börja hantera ändringsförfrågningar snabbare och effektivare? Precis som för uppgiftshantering är en viktig del av ekvationen att använda rätt verktyg. E-post är inte alltid tillräckligt för att få arbetet gjort snabbt. Istället bör teamen använda samarbetsverktyg som gör att alla kan kommunicera och svara på behov i realtid på samma molnbaserade plattform.
Planview AdaptiveWork har utformat ett visuellt verktyg för uppgiftshantering för just detta ändamål. Med Planview AdaptiveWork Go kan team arbeta som de vill, oavsett om det är genom sprintar i Scrum, Kanban-planer eller något däremellan. Du kan skapa och tilldela uppgifter med en knapptryckning, och det är lika enkelt att spåra framstegen som att logga in på ditt visuella arbetsområde. Läs mer idag om hur Planview AdaptiveWork Go hjälper team att hantera problem och förfrågningar i realtid.
