I konventionell mening har projektledning kännetecknats av rigorösa metoder och stränga kontroller. Men i kölvattnet av generativ AI-teknik står vi inför en omvälvande förändring av hur projekt leds.
När chatbots genomsyrar alla aspekter av våra digitala liv - från bank till utbildning och shopping - kommer de som planerar och driver projekt att förvänta sig samma intelligens, användarvänlighet och realtidsförklaringar från våra projekthanteringslösningar.
I det här inlägget beskrivs ett urval av den teknik som omvandlar projektledning idag och dess fördelar. Leverantörer som avfärdar generativ AI som ännu ett slag i luften kommer att få se sina kunder fly till mer sofistikerade och användarvänliga lösningar.
Projektledning handlar inte längre bara om att leda projekt: Det handlar om att styra organisationen mot en framtid som definieras av intelligent teknik och strategisk spetskompetens.
Styrkan hos chatbotar
Chatbots har funnits ett tag. Att använda dem har varit som att gå i en mörk skog med bara mobiltelefonens ficklampa som guide. Om du avviker från den väl upptrampade stigen lämnar chatboten dig i buskaget och misslyckas med att leverera något relevant eller användbart.
Med den nya generationen av stora språkmodeller finns det en kvalitativ skillnad i vad som är möjligt. Genom att integrera chatbots i programvaran för projektportföljhantering slipper man leta efter svar i omfattande dokumentation.
Istället för att hänvisa användarna till en viss sida i ordrika och diffusa användarhandböcker ger chatbots direkta svar på frågor och tar hänsyn till sammanhang och detaljer i den fråga som ställs. Detta gör kommunikationen mer konversationsinriktad och personlig, vilket leder till bättre användarförståelse.
Om man till exempel får en fråga om hur man ändrar ett projekts tidslinje kan chatboten direkt guida användaren genom processen istället för att bara peka på ett avsnitt i en användarmanual.
Dessutom utgör chattbots en dynamisk plattform för feedback från användarna. De kan fråga om deras svar var användbart och samla in värdefulla insikter för produktförbättring. Deras förmåga att besvara uppföljningsfrågor säkerställer ett heltäckande stöd till användarna, så att de kan fortsätta sin uppdragskritiska verksamhet.
Generativ AI:s nyanserade nötskal
Generativ AI:s förmåga att sammanfatta mängder av komplex information är en annan fördel.
AI kan till exempel ge konstruktiv feedback på en projektstadga och bedöma dess omfattning, tydliga mål och framgångskriterier. Denna automatiserade granskningsprocess kan avsevärt påskynda projektets initialiseringsfas och undvika att omfattningen kryper under genomförandefasen.
När det gäller en Kanban-tavla och agila utvecklingsmetoder kan generativ AI hjälpa teamen att snabbt skapa mening i sitt arbete genom att generera en sammanfattning i klartext av pågående aktiviteter, lyfta fram teman och kopplingar till strategiska mål eller mål och nyckelresultat (OKR).
Användarna behöver inte längre manuellt analysera varje uppgift eller story card, eftersom AI ger en omfattande ögonblicksbild av det pågående arbetet och dess strategiska relevans.
Generativ AI kan också övervaka förändringar i aktivitetsstatus och resursuppdateringar sedan den senaste inloggningen eller avstämningen, vilket ger värdefulla insikter för att hålla alla uppdaterade om den senaste projektdynamiken. Detta bidrar till att säkerställa att tiden på mötena ägnas åt de viktigaste frågorna med störst potential att påverka projektresultaten.
Tiden är förbi då ett projektteam byggde upp projektplanen från grunden, aktivitet för aktivitet.
Generativ AI kan föreslå en projektplans arbetsfördelningsstruktur (WBS) baserat på projekt som tidigare drivits av teamet, avdelningen eller företaget. AI kan föreslå en skräddarsydd projekttidsplan och resursfördelning genom att granska liknande tidigare projekt.
AI:s förmåga att tolka resultatmått i realtid och fokusera uppmärksamheten på de största problemen som rapporteras på en överfull instrumentpanel är något som kommer att förändra spelplanen.
Här kan traditionell AI/ML komplettera dessa förklaringar genom att föreslå handlingsbara steg för att minska riskerna och förbättra prestandan, och omvandla komplex dataanalys till praktiska åtgärder. Team som förstår "så vad" i samband med varje problem, tillsammans med de möjliga vägarna framåt, har möjlighet att förbättra projektresultatet varje dag, varje vecka.
Konversationsgränssnitt för projektledningsuppgifter
Programvara för projektledning med inbyggd generativ AI kan använda konversationsgränssnitt för att utföra uppgifter, från de tråkiga till de komplexa.
Ett uttalande som "Jag arbetade med AS-143 i två timmar i morse och byggde enhetstester för det under större delen av eftermiddagen" kan vara tillräckligt för att fylla i ett tidkort när det kompletteras med några uppföljningsfrågor från chattboten.
Användare kan också skapa ett diagram med en enkel begäran som "Visa mig de luckor i min utvecklingspipeline som kan leda till att vi inte når våra strategiska mål". Sådana kommandon kringgår flera manuella steg, vilket sparar värdefull tid och ökar produktiviteten.
För användare som inte är bekanta med ett dataset kan AI föreslå synpunkter som de själva aldrig skulle ha övervägt. Chattboten kan sedan tolka vyn, lyfta fram luckor och föreslå åtgärder för att minska riskerna och stärka produktpipelinen.
AI-stödd applikationskonfiguration, som tidigare endast var förbehållet erfarna experter och dyra konsulter, kan nu utföras av kunden utan omfattande utbildning. Med Conversational AI kan användarna anpassa sina applikationsfält baserat på deras affärsområde och projekttyper.
Genom att beskriva vilken typ av projekt som genomförs kan AI till exempel föreslå och skapa lämpliga projektspecifika metadatafält. Användare kan fråga vilka inställningar som är tillgängliga för en viss rapport, tabell eller skärm, granska hur de för närvarande är konfigurerade och begära att vissa ändras för att passa ett specifikt användningsfall eller jobb som ska utföras.
Kombinationen av generativ AI och konversationsgränssnitt kan förvandla smartphones och surfplattor till fullt fungerande projekthanteringsverktyg, vilket ger teamen möjlighet att hantera sitt arbete var som helst och när som helst. Användarna kan instruera sin AI-assistent att "flytta uppgift 17 till fas 2" eller "tilldela Susan till projekt X", allt medan de är på språng.
Förutom att bara tilldela uppgifter kan dessa AI-drivna röstmeddelanden göra det möjligt för teamledare att begära och få realtidsuppdateringar, till exempel "visa mig hur det går med projekt Y", och därmed överbrygga klyftan mellan stationär programvara och den alltmer mobila arbetsvärlden. Dessutom kan AI hjälpa till med planering, som med ett uttalande som "schemalägg ett projektgranskningsmöte nästa vecka", vilket effektivt organiserar användarnas scheman.
Att integrera generativ AI i mobil projekthantering stannar inte heller vid röstmeddelanden. Den kan ge användarna intelligenta textbaserade förslag, som att varna dem när en tidsfrist närmar sig eller föreslå den mest effektiva ordningen för att slutföra deras tilldelade uppgifter, allt levererat direkt till deras fingertoppar.
Bli inte kvarlämnad
Fördelarna med att väva in generativ AI i programvara för projektledning är tydliga: AI ger ett konversationsgränssnitt som gör tekniken mer tillgänglig för användare på alla nivåer av teknisk kompetens.
Fokus flyttas från att förstå komplex programvara till att helt enkelt interagera med AI:n för att få jobbet gjort.
Mobila enheter blir en viktig del av projektledningens verktygslåda, eftersom de ger snabbare tillgång till de senaste uppdateringarna och effektiviserar godkännanden och uppdateringar. Sammanfattningar i realtid hjälper till att fokusera möten och samtal på uppgifter och aktiviteter som kräver uppmärksamhet och resurser för att påskynda genomförandet och säkerställa kvalitetsresultat.
Ert beslut att införa AI-baserade projektledningsverktyg innebär att ni satsar på innovation, effektivitet och varaktiga konkurrensfördelar. Det är en investering i organisationens framtid, en katalysator för förändring och en viktig drivkraft för tillväxt.
Enkelt uttryckt handlar projektledning inte längre bara om att hantera projekt. Det handlar om att styra din organisation mot en framtid som definieras av intelligent teknik och strategisk excellens.
