Efter att ha gjort stora framsteg i den digitala omvandlingen och andra satsningar på rekordtid under det senaste året vill chefer och styrelser ge ännu mer snabbhet och smidighet till organisationens DNA. Portfolio Management Offices har en utmärkt position för att leverera denna flexibilitet i verksamheten - med rätt PMO-plan.
Detta är vad konsulten Peter Taylor och jag diskuterade under vårt senaste webbseminarium: Modernizing PPM: En praktisk färdplan i fyra steg för att påskynda smidigheten.
Peter, som har skrivit boken The Lazy Project Manager , använde sig av sina 30 års erfarenhet av att bygga upp och leda PMO:er för att ge några riktlinjer. Nedan följer några av de intressanta frågor som vi fick från deltagarna.
Viktiga punkter
Först följer en snabb översikt över de viktigaste punkterna från webbseminariet:
- (8:25): "Status-quo-världen existerar inte", sa Peter. "Till och med under normala förhållanden var det en döende strategi." Företag måste bygga in snabbhet och smidighet i sin verksamhet om de vill överleva och blomstra i en värld av ständiga störningar, nya prioriteringar, förändrade kundkrav med mera.
- (34:15): En av de stora riskerna är att hålla fast vid status quo. Människor är rädda för att gå tillbaka, enligt en undersökning som Peter nyligen genomförde. Deras organisationer gjorde otroliga framsteg under pandemin, men gamla processer och system är djupt förankrade, vilket gör det svårt att förändra dem.
- (10:28): Jag lyfte fram resultaten från Planviews nya globala benchmark-rapport, The State of Strategy Execution: Att omfamna osäkerhet för att anpassa sig snabbt. Vi frågade hur snabbt och med vilken kvalitet organisationer anpassar sig till förändringar och fann en kategori "Strategy Execution Leaders". Dessa företag driver på och ställer om för att anpassa sig till förändrade förhållanden, instabila utmaningar och nya möjligheter. Jag förklarade hur och vad som håller andra organisationer tillbaka.
- (18:40): Varför det just nu är dags för PMO att kräva sin plats vid ledningens bord: PMO:s kan vara mästare i transformationer och leverera affärsvärde.
- (32:00): De fyra steg som alla PMO:er kan ta för att anpassa sin PPM-praxis och öka smidigheten, vilket gör dem snabbare än konkurrenterna.
- (33:55): Praktiska tips, tricks och verktygslådor för att arbeta smartare - inte hårdare - för att stärka dina team, få rätt arbete utfört i rätt tid och leverera portföljen med synlighet och tydlighet.
- (17:45): Peter bidrog till diskussionen om PMO-planen med insikter från sin nya bok - Make Your Business Agile, inklusive vikten av att odla anpassningsförmåga, ett teamcentrerat fokus och decentraliserat, snabbt beslutsfattande och samarbete.
Det är viktigt att ha ett agilt tankesätt, vilket innebär att vara flexibel och agera snabbt för att övervinna utmaningar och uppnå resultat. Detta innebär att man måste "lära sig bort" hur man har gjort saker och ting tidigare, särskilt för PMO:er som fokuserar på traditionell strikt styrning, rigida processer och projektfokus.
Se webbseminariet för alla detaljer.
Exempel på frågor från webbseminariet
Deltagarna ställde fler frågor än vad vi hade tid att svara på! Här är ett antal av dessa frågor.
Snabbhet/Agile är bra, men är det alltid produktivt och effektivt att vara i ständig förändring utan att lära sig vad som fungerar? Hur kalibrerar man när det är för snabbt?
Peter svarade att till och med några av de mest rigida, styrningsledda organisationerna rör sig i otroliga hastigheter på ett förnuftigt sätt. En anledning till detta är att konstant feedback är en central del av den agila etiken och metodiken. Agila team lär sig alltid, experimenterar och itererar snabbt.
PMO-planen visar hur man kan skapa ett effektivt genomförande av strategin i snabb takt. En del av detta är att ge grupperna möjlighet att arbeta genom att tillhandahålla "lagom" styrning. Grupperna bör vara ansvariga för sitt arbete och ha självbestämmanderätt att bestämma hur de ska utföra det.
Det betyder inte att det inte finns någon styrning. PMO:s bör fortfarande vara ansvariga för att koppla samman strategi och genomförande samt lösa konflikter och beroenden mellan grupper och grupper av grupper.
Dessutom kräver större hastigheter struktur för att kunna förflytta sig i högre hastigheter. I benchmarkingstudien fokuserar Planview på fem steg för att reagera på förändringar. Genom att behärska dessa steg kan organisationer snabbt och effektivt ändra sin inriktning.
Synlighet är grunden för allt detta. Olika informationsfickor visar inte tydligt organisationens framsteg i fråga om viktiga milstolpar. Möjligheten att få tillgång till och analysera data för att fatta välgrundade beslut ökar också snabbheten och smidigheten.
Kan du gå igenom Lean kontra Agile?
Lean och Agile är metoder och filosofier som fokuserar på snabbhet, flexibilitet och att leverera kundvärde. Agila metoder fokuserar på att producera arbete i täta iterationer och att snabbt anpassa sig efter kundernas feedback. Lean handlar om att effektivisera processer, hantera arbetsflöden och eliminera slöseri, allt med respekt för de metoder och människor som är inblandade.
Agilitet är mer strukturerat, men enligt Peter är det troligt att du kommer att använda en blandning av båda: "Närhelst det är möjligt bör du välja den agila vägen på PMO:s färdplan", säger han. "Men håll det så magert som möjligt."
Agile och Lean handlar egentligen om att engagera sig i principerna och att anta ett tankesätt där man lär sig, "avlärning" som Peter diskuterar i webbseminariet, och ifrågasätter allt som gör människor långsammare eller är ineffektivt.
Forskningen tycks ha varit ganska internt inriktad. Hur ser vi till att kunderna uppskattar den ökade förändringstakten? (dvs. att kvalitet och tillfredsställelse håller jämna steg med verksamhetsförändringarna)?
Att producera högkvalitativa produkter och tjänster är en del av Lean- och Agile-processerna. Kärnan i smidighet i affärsverksamheten är fokus på att leverera kundnytta. Att få in frekvent och regelbunden kundinformation och att använda den för att förbättra verksamheten är en viktig del av teamet.
Benchmarkstudien visade att Strategy Execution Leaders, som är mer benägna att genomgå en agil omvandling i hela företaget, är mer benägna att överträffa finansiella mål, strategiska mål och leverera innovativa produkter och tjänster.
En stor europeisk bank genomgick en agil omvandling och fick möjlighet att upprätthålla en kontrollerad miljö och ge insyn i leveranserna i de agila teamen. Chefen för dess Center of Excellence sa: "Samtidigt kan vi spåra finansiella data på huvudnivå, resultat och affärssituationer, och i slutändan leveransen av värde inom alla våra affärsområden (värdeflöden)."
Han påpekade också värdet av att ha en PMO-plan: "Man går inte från ena änden av den agila resan i ett svep. Det är en övergång, steg för steg..."
Organisationer som ännu inte har anammat affärsrörlighet är i själva verket eftersläntrare på sitt eget sätt. De är som standard inte utformade eller redo för förändring/agilitet. Vilka taktiska sätt har du använt för att "sälja" C-suite och organisationer till att gå den här vägen?
Peter: "C-suite reagerar vanligtvis på två saker: Den ena är jämförelser med konkurrenter. Visar deras konkurrenter ett agilt tankesätt och håller de på att tappa mark? Och två, auktoritetsröster som världens Gartners och McKinseys. Vad säger de om smidighet och dess värde? (Den tredje är att ta in en mycket prisvärd expert i ämnet för att tala med ledningen)."
Hur undviker du att glida tillbaka till gamla vanor i konsten att avlära?
Peter: "För det första, gör inte detta ensam. Genom att bygga upp en gemenskap och en kultur av avlärning kan du bli utmanad om andra gör en uppenbar backglimt. För det andra är en av de mest positiva sakerna du kan göra när du försöker lära dig att glömma något att införa ett belöningsprogram för att göra positiva framsteg, små stegvisa belöningar för steg mot en nyinlärd framtid."
Hur kommer PMO:s igång med allt detta? Peter råder PMO:er att "ifrågasätta allt, utmana allt och inte nöja sig med status quo". PMO:er kan visa vägen om de efterliknar de förändringar som de försöker genomföra.
Att titta på PMO roadmap Webinar är ett bra första steg.
Ladda också ner Insider's Guide to Modern PPM.
