Stora organisationer har ofta hundratals aktiva projekt och initiativ, där olika avdelningar och affärsenheter arbetar med många olika mål. Med så många samtidiga aktiviteter kan det vara lätt att ett företags kortsiktiga verksamhet inte stämmer överens med de långsiktiga målen.
För att bättre organisera och styra sin verksamhet grupperar de flesta stora företag sina projekt och program i portföljer - samlingar av oberoende projekt som kanske inte påverkar varandra direkt, men som kan samordnas för att arbeta mot ett eller flera av företagets långsiktiga mål. Ett kontinuerligt fokus på projektportföljförvaltning är viktigt för att upprätthålla en företagsövergripande samstämmighet mellan projektverksamheten och de strategiska affärsmålen.
Här är en översikt över de viktigaste utmaningarna som ett företag måste övervinna för att implementera en framgångsrik projektportföljhanteringsstrategi.
Krav och resurser
En av de vanligaste utmaningarna för organisationer, särskilt nya eller snabbt växande företag, är bristen på personer som både är kvalificerade för att hantera en projektportfölj och som är tillgängliga för att göra det. Ett företags främsta projektledare är vanligtvis upptagna med de dagliga behoven i kritiska projekt och har inte tid att ägna sig åt strategiska och långsiktiga överväganden.
Den andra sidan av resurshanteringsmyntet är hur effektivt projektledningsteamet kan fördela projektresurser för att se till att de utnyttjas fullt ut inom ett visst projekt eller en viss portfölj. Högre chefer är å andra sidan ofta ovilliga eller oförmögna att gå in i detaljerna i specifika projekt. Resultatet blir alltför ofta att portföljförvaltningen blir ett deltidsarbete som delas av flera personer och som inte ägs av någon.
Finansiering av projekt och portföljer
En effektiv portföljförvaltning kräver en noggrann anpassning av strategiska mål, finansieringskällor och välskötta projekt. Företagen måste se till att det finns tillräckligt med pengar tillgängliga för viktiga initiativ, men de måste också kunna identifiera projekt och program som förlorar pengar eller som inte ger den förväntade nyttan.
För att få maximal avkastning på sin investering bör en organisation ha en klart definierad strategi med mätbara mål. När strategin väl är på plats kan företaget bättre avgöra vilka projekt som ska få finansiering och hur mycket som ska investeras i varje projekt. Detaljerad finansiell rapportering är naturligtvis nödvändig för att mäta framgång, hitta områden som kan förbättras och identifiera projekt som bör minskas eller avbrytas.
Tekniskt stöd
En projektportfölj är till sin natur alltför stor och mångfacetterad för att en person ska kunna hantera den utan sofistikerade tekniska verktyg. Programvara för projektportföljhantering är nyckeln till att anpassa projekt till strategiska mål och göra det möjligt för chefer och företagsledare att övervaka kortsiktiga och långsiktiga resultat. En portföljhanteringslösning som Planview AdaptiveWork kan ge insyn i budgetar, resursallokeringar och tidsplanering, inte bara för enskilda projekt utan för hela företagets projektportfölj. När rätt personer har rätt verktyg till sitt förfogande blir utmaningarna med portföljhantering något som hör till det förflutna.
Planview AdaptiveWork erbjuder branschledande portföljhanteringslösningar för IT-avdelningar, kreativa team och andra organisationer. Våra molnbaserade projektledningslösningar kan göra livet enklare - och mer produktivt - för dig och ditt team.
