De senaste fyra bloggarna i vår serie är baserade på whitepaper, The Agile PMO: 5 Steps to Driving Agility at Scale och har kretsat kring hur PMO:n kan vägleda företaget mot större smidighet. Det kräver att PMO:n återuppfinner sig själv från en central kommandoorganisation till en organisation som möjliggör och ger befogenheter med "lagom" styrning och ett öga på ett mer produktcentrerat tillvägagångssätt. Det kräver att PMO börjar omfamna agilitet. Det underliggande elementet i all denna omvandling är förändring.
Förändring är ofta ett skrämmande begrepp eftersom det finns så mycket som är okänt och vi tycker om status quo. Men förändring behöver inte ske över en natt. Faktum är att en del av de bästa förändringarna sker stegvis. I del 5 av den här bloggserien diskuterar vi resan mot förändring för att det agila PMO ska kunna skapa större värde snabbare.
Om du har missat någon av de tidigare delarna i den här serien, se till att kolla in listan nedan:
- Del 1: Att driva agilitet i stor skala: Det agila PMO
- Del 2: Agil omvandling kräver precis tillräckligt med PMO-styrning
- Del 3: Agil omvandling: PMO:s nya paradigm
- Del 4: Att övergå från projekt till ett produktcentrerat tillvägagångssätt
Del 5: Planera din resa
Varje destination innebär en resa. Att bli ett mer agilt PMO är målet, men hur tar man sig dit? Det första steget på resan är att definiera "varför". Varför finns det ett behov av förändring? Vilka är de viktigaste resultaten och effekterna du vill uppnå? Hur anger du inriktningen och takten för förändringen?
En vanlig missuppfattning när det gäller förändringar är att om man går med på dem måste man ändra allting. Det är en allt eller inget- barnet med badvattnet, eller hur? Så är inte fallet med övergången till ett mer flexibelt PMO. Flexibilitet innebär i själva verket flexibilitet, vilket ger PMO möjlighet att tillsammans med intressenterna avgöra vilka delar av processen och praxis som behöver förändras och vilka som är bra som de är. Vissa delar av styrningen kan till exempel fortfarande vara tillämpliga, men de är anpassade till olika arbetssätt, till exempel samarbete, iterativ, Lean och Agile.
En verkligt flexibel organisation innebär att man anpassar sig samtidigt som man lär sig att optimera processer och metoder.
PMO:s största värde i den här sköna nya världen är att ge teamen möjlighet att förnya och leverera sitt eget värde som är i linje med företagets strategi. För att uppfylla detta uppdrag bör PMO-ledaren ta itu med fem områden för att underlätta nödvändiga förändringar på vägen mot smidighet.
Varje resa är en samling steg
Step 1
Det första steget på resan mot smidighet är att integrera leveransen med strategisk planering och portföljplanering. Den övergripande strategin är ett initiativ uppifrån och ner som förverkligas genom finansiering av portföljinvesteringar. Genom att kommunicera mål på företagsnivå till de enskilda teamen och sedan ge dessa team autonomi att lösa problem och leverera, främjar PMO en kultur av kreativitet, innovation, öppenhet och förtroende.
Step 2
Steg 2 är att möjliggöra kontinuerlig planering. Planeringscykeln måste ta hänsyn till vad som upptäcks genom inlärning samt till de ständiga förändringarna i resurser, marknaden och konkurrenssituationen, och den måste kunna anpassas utan avbrott. Istället för en årlig planering som inte klarar av att förutse framtida förändringar kan du ta ett steg mot kvartalsvis planering för att så småningom kunna börja planera kontinuerligt. Detta blir viktigt när organisationen övergår från projekt till en produktcentrerad strategi. Istället för att genomföra enskilda projekt levererar ständiga team resultat som definieras av en produktplan. Med den övergripande strategin som styr all arbetsleverans, möjliggör kontinuerlig planering av projekt, produkter och program en smidigare efterfrågehantering och kapacitetsplanering för att ta hänsyn till förändringar. Förändring är inte längre fienden, utan gnistan som sätter fart på innovationen.
Steg 3 och 4
Steg 3 och 4 på vägen mot agilitet är att anpassa portföljhanteringsmetoden och stödja alla typer av arbete. Varje organisation är annorlunda, precis som hur varje leveransteam arbetar och levererar värde. Målet är att omvandla verksamheten från stelbent till anpassningsbar. När grupperna får friheten att hitta den metod och process som är mest effektiv och produktiv för dem kommer de att leverera värde snabbare. Att lägga till denna flexibilitet innebär inte att PMO inte har något att säga till om. Cheferna räknar med att PMO ska koppla teamens arbete till portföljen för att minska beroenden, bedöma framstegen mot målen och se till att reglerna och efterlevnaden följs.
Step 5
Slutligen är det sista steget mot ett mer flexibelt PMO att samla in rätt analyser och övergå från att rapportera om aktiviteter till att generera insikter i värdebaserade resultatindikatorer. Öppenhet är nyckeln till förändring, så följ upp, mät och rapportera ofta om de KPI:er som är viktiga för intressenterna, de som på ett korrekt sätt illustrerar det värde som levereras. Oavsett vilket värde det är, stort eller litet, engångsvärde eller kontinuerligt värde, måste det kvantifieras och kommuniceras. När team och chefer har tillgång till uppgifter om framsteg och prestationer kan de fatta mer välgrundade beslut som baseras på riktiga uppgifter snarare än på magkänsla. Det näst bästa steget kan därför tas med tillförsikten att omfamna osäkerheten genom att misslyckas snabbt och korrigera kursen snabbt. Det är mindre skrämmande att anpassa sig till förändringar eftersom det är normalt att hantera förändringar.
Små steg är bättre än inga steg alls
Övergången till smidighet kan tyckas vara mer som ett jättelikt språng än ett enkelt steg. Att hoppa från punkt A till punkt Z är naturligtvis skrämmande. Tack och lov är stegen däremellan värda att ta för att nå dit - genom att kartlägga vägen med lärande, anpassningsförmåga och ständiga förbättringar. Istället för att skjuta upp omvandlingen av rädsla för förändring, kom ihåg att varje steg du tar för dig ett steg närmare ditt mål om smidighet. Du kommer ingen vart om du står stilla.
Genom att fastställa ditt mål och hitta din väg kan du återuppfinna ditt PMO från ett kostnadscenter till ett värdecenter och använda bästa praxis för att vägleda resten av organisationen till att omvandla sig själv till ett mer flexibelt företag - ett företag som är smidigt vid förändringar, snabbt på marknaden och som ständigt levererar värde. Den goda nyheten är att du inte behöver ta ett enda steg på egen hand. Planview kan hjälpa dig på vägen från ditt första steg till att uppnå organisationsövergripande smidighet. Planview har varit världsledande inom portfölj- och resurshantering i årtionden och samarbetar med organisationer för att utveckla sina processer och maximera deras flexibilitet. Det går att göra. Vi kan hjälpa dig.
Följ med oss när vi avslutar den här sexdelade bloggserien med en sammanfattning där vi sammanställer de viktigaste resultaten från varje blogg. Under tiden kan du ladda ner hela whitepaper The Agile PMO: 5 Steps to Driving Agility at Scale för en djupgående analys.
