På grund av arbetstrycket eller bristande erfarenhet fokuserar många projektledare alla sina ansträngningar på det kortsiktiga, utan att se skogen från träden och bara sladdar från en liten kris till nästa. Detta kan vara bra så länge det gör jobbet i slutändan, kan man säga, men är det bra? Hur kan man veta vad framgång är om det inte finns långsiktiga mål? Om du inte vet vart du vill komma, hur ska du då veta när du är framme?
Därför är en långsiktig färdplan ett viktigt verktyg som bör finnas i varje organisations och projektledares verktygslåda. Om du undrar hur en långsiktig färdplan bör se ut får du här en kort översikt över vad den innehåller:
- Vision (var organisationen eller projektet vill vara)
- Mål (en uppdelning av hur behoven ska se ut på platsen)
- Perspektiv (hur framgång kommer att se ut från olika sektorer)
- Strategier (de metoder som kommer att användas).
- Åtgärder (enskilda uppgifter som måste utföras)
- Milstolpar (hur du kan se att du är på rätt väg)
- Risker (de hinder som kan stå i vägen för dig)
Fördelarna med att ha en färdplan
Så vad betyder egentligen alla dessa uppgifter och hur hjälper de dig att komma dit du vill? Om du tar färdplanen från början kan du lätt förstå fördelarna med den:
- En vision bör sammanfatta vad du vill uppnå i en eller två meningar. Om du inte kan göra det bör du nog ägna lite tid åt att få en klar bild av vad du faktiskt vill ha.
- The individuella mål som du behöver för att uppnå din vision är de viktigaste målen som du vill uppnå. Detta ger färg och detaljer till den bild du har av den framgång du söker.
- Varje avdelning och område i en organisation har en annan syn på vad framgång är, och genom att ta hänsyn till detta i din långsiktiga färdplan får du en mer holistisk bild av hur saker och ting ser ut från olika vinklar.
- Det finns dussintals metoder, formler och tillvägagångssätt inom projektledning. Genom att fokusera på vad som kommer att användas och var det kommer att ske sparar du tid och minskar den mentala stressen från att behöva väga saker och ting för varje åtgärd.
- De olika uppgifter som måste utföras för att se till att du når dina mål och förverkligar din vision kommer att vara många och förmodligen ganska vardagliga, men om du har dem framför dig kommer de att bli synliga och verka möjliga att uppnå.
- Det finns vissa punkter på varje resa där man kan stanna upp, ta ställning och vara nöjd med att allt går enligt planerna. Genom att fastställa dessa milstolpar i förväg blir det lättare att sikta på dem och nå dem.
- Det finns ingen resa utan faror på olika nivåer. I ditt fall är det troligen risker i form av vägspärrar, förseningar och missade mål som kan få dig att avvika från ditt projekt. Ju bättre du har en uppfattning om dem, desto bättre kan du förhandla om dem.
Det är också bättre för intressenterna
Förutom att sammanfoga de olika aspekterna av planeringen och genomförandet av ett projekt, kan man genom att ha en projektplan som överensstämmer med en långsiktig färdplan ger också möjlighet att få input och stöd från olika avdelningar, chefer och intressenter. Andras åsikter och expertis kommer att hjälpa till att finslipa färdplanen till ett konsekvent och effektivt dokument som kan fungera både som en referenspunkt för att inspirera till handling och som en referensguide vid beslutsfattandet.
Genom att noggrant skapa och genomföra din färdplan kan du se till att alla beslut och åtgärder som vidtas rör sig mot det högre mål som du faktiskt vill uppnå. Den kan fungera som en enskild projektplan eller som vägledning för flera projekt samtidigt, beroende på tidsplanen, men i alla dina ansträngningar i yrkeslivet är en färdplan och vetskap om vart du är på väg det enda sättet för dig att förstå och nå ditt mål.
