Använd sociala verktyg för uppgiftshantering för bättre projektsamarbete
I dagens projektdrivna arbetsmiljö är samarbete en självklarhet. Oavsett om man ingår i ett team med 5 eller 25 är de flesta överens om att projektledarjobbet inte nödvändigtvis är en roll som passar alla.
Appleseed Partners har gjort en enkät bland 200 yrkesverksamma i Nordamerika som leder och deltar i projekt och fann att nästan 30 procent är "oavsiktliga projektledare". Ett mer häpnadsväckande och kanske relaterbart faktum är att 62 procent av dem som leder projekt (även om det inte är deras primära roll) är ocertifierade. Det är en bra majoritet.
Själva karaktären hos moderna team driver på detta fenomen. I vår globala 24/7-ekonomi innebär det dagliga samarbetet med geografiskt utspridda kollegor att grupper måste använda föråldrade verktyg för att hålla sig uppdaterade om status, uppgifter och dokument. Hur ser framtidens arbete ut? Och hur anpassar sig moderna team?
Moderna verktyg för projekthantering och samarbete jämfört med verktyg från förr
När man försöker sätta upp mål, skapa en plan, följa upp utvecklingen, dela dokument och övervaka framstegen kan de gamla -verktygen för projekthantering från förr ha stor inverkan på både arbetsmoralen och resultatet. Av de tillfrågade var e-post det främsta samarbetshindret (42 procent), tätt följt av bristande tillgång till information (40 procent) och dålig insyn i arbetsbelastningen (39 procent).
Enligt Alan Lepofsky, vice vd och huvudanalytiker på Constellation Research, vill moderna team ha anpassningsbara lösningar som är nära relaterade till sociala nätverksplattformar för företag, t.ex. social task management (STM). Traditionella verktyg som e-post har använts i årtionden och saknar de samarbetsfunktioner som är vanliga i dagens sociala nätverk.
I Alans rapport, Getting Work Done with Social Task Management, talar han om hur äldre verktyg har stora brister, till exempel (och jag håller med 100%):
- Uppifrån och ner-avstängningar - En enskild person kan snabbt bli flaskhalsen som hindrar flödet av viktig information för effektivt beslutsfattande.
- Informationssilos - När projektmedlemmar inte enkelt kan se vad andra arbetar med, blir arbetet dubblerat, dåliga beslut fattas och produktiviteten går förlorad.
- Begränsat samarbete - Traditionella projekthanteringslösningar saknar integrerade funktioner för sociala nätverk och verktyg för innehållsskapande, vilket innebär att människor faller tillbaka på mindre samarbetsvänliga kommunikationsformer som e-post.
- Förlust av sammanhang - När teammedlemmarna inte kan koppla konversationer om arbetet till de faktiska arbetsdokumenten slösas alltför mycket tid på att leta efter sammanhang.
Alan påpekar också att de lösningar som är mycket eftertraktade är de som stöder populära funktioner för sociala nätverk, t.ex. aktivitetsströmmar, inlinekommentarer, inbäddade medier, gilla och dela. Jag håller med och har bekräftat detta med kunder och potentiella kunder från hela världen.
Dessutom gör STM och projektsamarbete det möjligt för projektmedlemmarna att inte bara organisera sina uppgifter utan också samarbeta om uppdrag inom ramen för projektet. Här är en kort sammanfattning av Alans jämförelse mellan STM-verktyg och traditionella verktyg och processer:
- Projektmedlemskap - I stället för att projektledaren ska spåra medlemmar och skapa en lista i projektplanen med ett separat katalogverktyg ger en delad arbetsyta insyn i vem som arbetar med vad. Det är lätt att se vilka uppgifter som behöver uppmärksamhet, vilket gör att färre möten behövs för att fastställa projektets status.
- Uppdragstilldelning och spårning - Uppdrag spåras inte längre i en projektplan eller ett kalkylblad, utan uppdateras i den delade arbetsytan och är synliga för alla. Genom att låta projektmedlemmarna uppdatera sin egen status kan alla känna sig som en del av teamet - vilket återverkar på moralen.
- Meddelanden/kommunikation - Inga fler osammanhängande, obekväma e-postkonversationer som ligger begravda i inkorgen. Aktivitetsströmmar kan visa alla händelser som äger rum i ett projekt som samtal kopplade till uppgifter. Grupperna kan sluta slösa tid på att söka (i e-post eller andra äldre verktyg) efter den information de behöver för att komma vidare.
- Samarbete om innehåll - I stället för att använda en mängd olika verktyg och flera olika dokumentversioner kan filer (inklusive rich media) enkelt delas inom projektets arbetsområde. Detta hjälper alla att hålla sig fokuserade och produktiva med mindre fram och tillbaka mellan olika verktyg.
Detta bekräftas av en nyligen genomförd undersökning av Appleseed där 43 procent uttryckte ett övergripande behov av en allt-i-ett-lösning online. I en perfekt värld skulle detta inkludera delning av dokument med versionskontroll och iteration för att hålla reda på åtgärder. Projektmedlemmarna kan visa, organisera och dela innehåll från flera olika enheter - när som helst och var som helst.
Ett annat måste är projektplanering, schemaläggning, kartläggning och spårning av milstolpar. Med hjälp av Kanban-plankavlor och Gantt-tabeller kan arbetet hållas på rätt spår med målstyrd planering med ett socialt förhållningssätt. Visualisering av arbetsbelastning och en projektinstrumentpanel skulle göra det enkelt att följa ett projekts framsteg, status och resultat.
När det är dags att få arbetet gjort är de flesta överens om att de verktyg och processer som används idag saknar de gemensamma samarbetsfunktioner som finns i sociala nätverksplattformar för företag. Om vi tar till oss STM/projekt-samarbetsmetoden kommer det i slutändan att bli lättare för moderna team att organisera, prioritera, kommunicera och samarbeta - vilket gör framtidens arbete mer hanterbart och effektivt för dagens moderna team.
