.jpg)
I en stor organisation arbetar projektgrupper i mindre silos som omfattar en del av företaget. Men med så många rörliga delar i ett företag är det lätt för dessa team att förlora ur sikte hur de ingår i den större affärsstrategin.
Det motsatta är också sant: När chefer tittar på hur olika projekt och affärsmål bidrar till företagets övergripande strategi kan det vara svårt att se till att dessa projekt arbetar mot samma mål - om du inte har en lösning för att övervaka denna anpassning och hantera genomförandet av din företagsstrategi.
Ett EPMO-kontor (Enterprise Project Management Office) fyller precis den här rollen och erbjuder en vy på strateginivå av företaget för att centralisera projekt och genomförande av strategier, vilket säkerställer målanpassning och affärsomvandling i alla skalor. Med det här teamet på plats kan organisationer fatta bättre beslut om vilka projekt som ska genomföras och implementera förvaltningsprocesser som möjliggör snabba förändringar även i stora organisationer.
Om du inte känner till konceptet med ett PMO för företag är det här fem sätt som denna lösning kan hjälpa dig med din förändringshantering.
Hur ett PMO för företag kan förbättra förändringshanteringen
1. Förbättra portföljrapporteringen
Portföljrapportering är en central process för att hantera projekt och se till att olika aktiviteter förblir i linje med tidsfrister och andra mål.
Portföljrapportering på den här nivån ger en EPMO en roll som underlättar skapandet och genomförandet av en långsiktig strategi för bättre integration av förändringar, liksom förmågan att omforma arbetsflöden och andra aspekter av projektledning för att bättre stödja slutresultatet.
Med ett PMO för företag har organisationer en utsedd funktion för att hantera alla portföljer och projekt inom företaget. Att ha detta perspektiv på företagsnivå i alla portföljer förbättrar den insikt som behövs för beslutsfattande och förändringshantering i hela organisationen. Detta programkontor har redovisnings- och analysförmåga för att förbättra avkastningen på föreslagna projekt och avslutade portföljer och informera om vilka förändringar som måste göras för att få en större avkastning.
2. Anpassning av strategiska mål i en stor organisation
Tänk på ett företags-PMO som ett PMO för era PMO:er. På de flesta företag används ett antal PMO:er rutinmässigt för att organisera mindre projekt inom organisationen. I en nyligen genomförd Gartner-undersökning av ledare för portfölj- och projektledning uppgavs att deras organisationer använde i genomsnitt nio PMO:er i sina typiska arbetsflöden ( ).
Nittioett procent av de svarande sa att deras organisationer hade en EPMO på plats, vilket ger en överblick på strategisk nivå över hur de olika PMO-lösningarna bidrar till att uppnå större affärsmål.
3. Strömlinjeformad respons, även i stor skala
Stora, komplexa organisationer kan kämpa med bristande smidighet. Detta gör det svårt att genomföra förändringar av något slag. Oavsett om du har ändrat affärsmålen eller genomför en bredare kulturell förändring i organisationen kan de många rörliga delarna i ett företag bromsa genomförandet av dessa förändringar.
Ett PMO för företag kan bidra till en förbättrad övervakning när dessa förändringar genomförs eftersom det inte är fastnat i den dagliga verksamheten i ett mer tekniskt PMO. Policyändringar, nya riktlinjer för efterlevnad och snabbare iterationer av nya projektinitiativ är bara några av de sätt på vilka en EPMO kan förvandla en stor, trög organisation till en finjusterad, responsiv maskin.
4. Förbättra kommunikationen och samarbetet mellan avdelningarna
Enskilda PMO:er kan arbeta i en silo. Även när projekt omfattar teammedlemmar från flera avdelningar lever projekten ofta isolerade, avskärmade från andra projekt och portföljer - även om deras prestationer och slutresultat påverkar varandra.
En EPMO underlättar denna kommunikation och detta samarbete. Genom att bryta ner de väggar som skiljer projekten åt kan projektledare och teammedlemmar bättre samordna sina aktiviteter för att anpassa dem till andra relaterade projekt. Detta kan möjliggöra bättre beslutsfattande, bättre fördelning av interna resurser och förbättrad vision och genomförande av strategiska initiativ som omfattar hela företaget.
Den breda synen på ett PMO för företag gynnar inte bara cheferna - den hjälper hela organisationen att se och förstå dess mål.
5. Slutföra projekt i tid och inom budget
Förbättrade arbetsflöden och hantering av arbetsflöden, effektiv kommunikation, effektiv resursfördelning och bredare ledningsstöd stöder alla samma mål att göra projekten snabbare, effektivare och mer produktiva för organisationen. Genom att skapa en EPMO skapar din organisation ett kontor med målet att implementera lösningar för att stödja ökad effektivitet och kommer att ha en bättre plattform för att slutföra projekt i tid och inom den avsedda budgeten.
Kostnadsbesparingarna, inklusive resurser, pengar och mänsklig arbetskraft, kommer att stärka ditt företags resultat samtidigt som du får en bredare horisont när du överväger framtida alternativ för omvandling av verksamheten.
Slutsats
Ett enskilt projekt är ett komplext projekt som omfattar ett stort antal uppgifter, affärsstrategier, tillämpningar, kapacitet och människor. Multiplicera den här strukturen med hur många projekt som helst i din företagsorganisation och komplexiteten i projektledningen växer exponentiellt.
För att kunna genomföra en affärsomvandling och samtidigt säkerställa effektivitet och strömlinjeformad verksamhet behöver företag enkla och smarta lösningar för att kartlägga dessa processer och övervaka aktiviteten. Om din organisation för närvarande saknar ett PMO är det dags att fundera på vad som går förlorat i mängden.
När du vill växa, svänga eller korrigera din väg är förändring en kritisk faktor för din organisation. EPMO kan hjälpa till att diagnostisera möjligheterna och behoven för att underlätta denna komplexa strävan.
