Så här ska ett möte vara: ett produktivt möte där gruppmedlemmarna träffas för att utbyta idéer och lösa problem, vilket leder till att beslut fattas och åtgärder tilldelas. Fler och fler möten börjar se ut så här: Endast några få gruppmedlemmar kommer i tid, några få frågar om de kan flytta fram tiden, det finns ingen dagordning, någon talar över alla andra, inga beslut fattas, ingenting åstadkoms och alla gnäller över avbrottet i deras arbetsflöde.
Om möten på ditt företag börjar likna det andra scenariot mer och mer kan det vara dags att ompröva hur du genomför dem.
En ny trend inom möteskulturen är daglig standup, och det har visat sig vara ett mycket mer produktivt alternativ till traditionella möten.
Vad är ett dagligt standup-möte?
Standups är mest förknippade med i den agila världen, även om inte alla agila möten är standups. En daglig standup är en särskild typ av möte där deltagarna bokstavligen reser sig upp när de utbyter information.
Varför? Tanken är att stå (i stället för att sitta bekvämt) sätter talaren på plats och gör att han eller hon känner sig tillräckligt obekväm för att hålla sitt budskap kort och koncist. Med andra ord är det ett sätt att uppmuntra gruppmedlemmarna att bara fokusera på det som är viktigast, för att hålla mötena korta och effektiva. Det är också därför som många standups är "timeboxade" till 15 minuter eller mindre.
För många team kan detta vara en gudagåva för projektledning. Om du är intresserad av att införa den här strategin kan du svara på följande frågor för att ta reda på om de passar bra för ditt team.
Arbetar du i ett team?
Om svaret är "Ja" är det troligt att ett dagligt standup-möte skulle hjälpa dig och dina medarbetare att anpassa sig till varandra. Lagmedlemmarna arbetar tillsammans för att uppnå målen. För att uppnå dessa mål måste alla ro i samma riktning. Ett dagligt standup-möte är ett utmärkt sätt att ta reda på vilka åtgärder som varje individ måste vidta för att nå samma långsiktiga mål.
Blir dina möten tråkiga/ickeproduktiva?
Om alla på kontoret gnäller varje gång du schemalägger ett möte, kan en övergång till agila standup-möten bidra till att ge ny kraft åt gruppmötena. Att bara stå upp bidrar till att skapa energi i rummet och ger mötet en mer aktiv ton. Många team använder någon form av verktyg för att tala, till exempel en boll, för att se till att ingen talar över någon annan (ett vanligt klagomål vid möten). Att kasta fram och tillbaka bidrar också till att föra in energi i rummet.
Försvinner saker och ting "i skrymslen"?
Om något "försvann" under den senaste månaden eller om en teammedlem var tvungen att be om ursäkt för att han eller hon "tappade bollen" kanske du vill lägga till ett schemalagt agilt standup-möte i teamkalendern. Att arbeta i ett team kräver noggrann kommunikation med konsekvent uppföljning. När ni inte träffas regelbundet ansikte mot ansikte finns det en god chans att dessa saker kan falla i glömska.
Be dina teammedlemmar förbereda sig inför era standup-möten genom att på sina skrivbord ha listor över saker som de väntar på från andra teammedlemmar. Alla kommer att uppskatta att ha en bestämd tid för att gå igenom detta, i stället för att bli avbrutna med förfrågningar hela dagen, varje dag. För att inte tala om att uppföljningen blir mycket mer konsekvent när människor kommunicerar sina behov ansikte mot ansikte.
Vill du ha ett friskare och gladare team?
Otaliga studier har visat på negativa effekter av att sitta på kroppen; vissa jämför det till och med med de negativa effekterna av rökning! Ett dagligt möte på stående fot minskar den tid som dina anställda sitter ner, vilket är en stor fördel för deras hälsa. Friska medarbetare är mer produktiva, så varför inte ge dem ett incitament att vara sitt bästa jag?
Om du vill ha ett bättre anpassat och mer produktivt team är standup-möten ett smart alternativ för alla företag. Om du vill veta mer om strategier för att öka smidigheten i dina projekt och team kan du besöka på Planview AdaptiveWork-bloggen idag.
