"Jack är smidig, Jack är snabb..." Den berömda barnrimen förklarar den agila ledningsmetoden perfekt. Under de senaste 30 åren har agila innovationsmetoder revolutionerat det sätt på vilket en företagsdemokrati fungerar och har kraftigt ökat projekt- och systemframgångarna. Tanken är att det ska gå snabbt och enkelt - själva definitionen av agilitet.
När det gäller agil projektledning och strukturering av en framgångsrik verksamhet betyder de anställdas moral och produktivitet allt. För att hålla processerna strömlinjeformade måste dina medarbetare vara med på tåget och entusiastiska över verksamheten. Det första steget mot en effektiv produktion är att se till att möten hålls snabbt och effektivt.
Håller det snabbt
Även om det kan verka kontraproduktivt kan det ibland öka produktiviteten att dela upp ett stort möte i två eller tre kortare möten. Ju kortare mötet är, desto mer fokuserade måste personerna vara för att utföra sina uppgifter. Genom att ställa in små 15-minutersmöten vid bestämda tidpunkter under dagen kan du minska på prat och avledningar och skapa flera kontrollpunkter för produktiviteten.
Ett enkelt sätt att se till att ett möte går snabbt är att fastställa en bestämd start- och sluttid. Ett knep för att hålla folk på rätt spår är att räkna ut varje minut som det kostar i stillestånd att mötet blir försenat och skriva upp siffran på tavlan. Den här typen av bilder kan hjälpa till att påminna människor om vikten av att vara punktlig när man anpassar produktiva uppgifter och scheman.
Kommunicera mål
Människor måste veta varför de deltar i ett möte, och agil projektledning kan inte fungera utan en öppen och kontinuerlig kommunikation av mål. Utgå inte från att åtgärdspunkterna från föregående möte har uppfyllts. Det är klokt att hålla möten endast med tillräckligt många gruppmedlemmar för att det ska finnas tid att tala med alla individuellt.
En taktik för agila möten kallas "stand-up-möte". Till skillnad från ett statusmöte, som vanligtvis hålls en gång i veckan, är det viktigaste målet för ett stand-up-möte att se till att varje teammedlems aktiviteter är i linje med de allmänna projektmålen. Dessa korta möten är avsedda för att varje gruppmedlem ska kunna utvärdera sin tidsåtgång och anpassa sina åtgärder därefter.
Tillåt masterteam
Det är ett klokt agilt tillvägagångssätt att inte bara hålla dina team informerade om den dagliga verksamheten utan också låta dem utvecklas permanent. Projektuppdrag på deltid eller roterande gruppmedlemmar minskar produktiviteten och arbetsmoralen. Empiriska data har visat att stabila team är 60% mer produktiva och 60% mer lyhörda än grupper som har en svängande dörr av medlemmar.
Dessutom kan erfarna utövare genom att ha masterteam anpassa agila metoder inom sin grupp och spåra mätvärden mer noggrant. Dessa noggrant insamlade siffror kan sedan snabbt presenteras vid korta möten för att nå målen på ett effektivare sätt.
Fördelarna med att använda den agila metoden i möten innebär att teamet träffas snabbare, oftare och med kontinuerliga justeringar för att uppnå projektmålen. Uppmärksamheten kan vara kort, så varför inte dra nytta av det med snabba och fokuserade möten? Smidighet handlar om förmågan att röra sig snabbt och effektivt. Att låta teammedlemmarna själva hantera och spåra, samtidigt som de använder mötesutrymmet för att fokusera på att uppnå målen, leder till högre grad av framgång varje gång.
