Det är ingen hemlighet att de flesta anställda inte bara ogillar överdrivna statusmöten, de fruktar dem. A Clarizen-Harris-undersökningen med fler än 2,000 anställda visade att:
- 60 procent ägnar mer tid åt att förbereda sig inför statusmöten än de ägnar åt att delta i själva mötena.
- 46 procent skulle hellre göra någon annan obehaglig aktivitet än att uthärda ännu ett statusmöte - 18 procent väljer en resa till DMV och 17 procent väljer att se färg torka.
- 35 procent anser att statusmöten är "slöseri med tid".
Men trots att de planeras med de bästa avsikter fortsätter dessa olägenheter på arbetsplatsen att finnas kvar dag efter dag, månad efter månad, år efter år. Det är som om alla känner till problemet, men ingen kan lösa det. Vad är det som händer?
Gräva upp rötterna
Problemet här är ett problem som trädgårdsmästare lätt (och tyvärr) kan relatera till. På samma sätt som man för att bli av med kvävande ogräs måste gräva under ytan och dra upp rötterna, kan företag inte bara konstatera att överdrivna statusmöten är ett problem i deras miljö: de måste förstå varför de äger rum, så att de kan förhindra att de äger rum.
Mot bakgrund av detta finns här tre vanliga faktorer som utlöser en epidemi av statusmöten och skapar vågor av oengagemang och improduktivitet:
- Medarbetarna känner inte till företagets mål.
Affärsmässiga mål är inte samma sak som strategiska mål. Det senare är det som länkar och anpassar den breda arbetsportföljen till organisatoriska beslut och riktlinjer. Det förstnämnda gäller dock direkt de anställda eftersom de vill, behöver och faktiskt förtjänar att få veta hur deras bidrag (både på individ- och gruppnivå) förhåller sig till syftet med deras respektive projekt. Utan denna information är överdrivna statusmöten oundvikliga - och smärtsamma.
- Medarbetarna saknar insyn i prestationer och framsteg.
Förutom att veta varför de gör något (som diskuterats ovan) behöver de anställda också veta hur de presterar och hur de gör framsteg på arbetsplatsen. Annars är de antingen tvungna att göra kvalificerade gissningar - som blir mycket mindre lärorika när projekten utvecklas - eller så är de tvungna att förbereda sig på att drabbas och vänta tills något går fel innan de tvingas till en omvälvande kurskorrigering. Överdrivna statusmöten och brist på synlighet är två saker som hör ihop. Där den ena finns, finns också den andra.
- Fjärrarbetare är utanför.
När distribuerade medarbetare inte är uppdaterade - - vilket är ännu mer sannolikt när de arbetar i olika tidszoner - blir de okontaktbara medarbetare som inte kan samarbeta effektivt eller bidra på ett effektivt sätt. Återigen är detta en fruktbar mark för att överdrivna statusmöten ska växa (och växa och växa).
Lösningen
Företag som lider av och kämpar med en, båda eller troligen alla ovanstående problem - och som förlorar mark mot en invaderande armé av statusmöten - bör inte misströsta. Som det gamla ordspråket säger: "Att erkänna problemet är halva slaget."
Den andra och mer inspirerande halvan - den som leder till en fullständig och varaktig seger - kräver intelligenta åtgärder. För att uppnå detta måste företagen utrusta sina anställda med en molnbaserad lösning för portfölj- och projekthantering (PPM) som Planview AdaptiveWork som:
- Automatiskt sätter du kommunikation i samband med uppgifter, resurser, tidsfrister och andra yrkesverksamma.
- Ger en 360-graders vy av varje projekt, vilket gör det snabbt och enkelt att övervaka resultat, framsteg, mål och målsättningar.
- möjliggör ett samarbete som håller projekten på rätt spår, inom budget och i tid.
- Främjar kontakter bland och mellan utspridda arbetstagare och team genom att försöka få kommunikationen att fungera i vardagen.
Slutsats
Som nämnts ovan planeras statusmöten vanligtvis med de bästa avsikter. Men det ändrar inte det faktum att de blockerar och inte förbättrar engagemang, prestationer, framsteg och resultat. Planview AdaptiveWork är det prisbelönta motgiftet mot denna ovälkomna aspekt av "touch base"-arbetskulturen. För i dagens I den obevekliga konkurrensen är det enda som företagen bör ha i överflöd är framgång. Inte statusmöten!
Läs mer
Upptäck de mätbara fördelarna med samarbetsbaserad arbetshantering, automatiserad efterfrågestyrning och avancerade verktyg för resursplanering i ditt företag. Starta din fullfjädrade 30-dagars testversion av Planview AdaptiveWork idag, eller boka en guidad live-demonstration.
