Det sista en projektledare vill höra är att teamet saknar eller tappar kommunikationen. Att ett samtal i teamet bryts samman är i allmänhet det första tecknet på att projektet misslyckas. Det finns inget sätt att utföra uppgifter om teamet är på väg mot total dysfunktion, och när ni väl är där är det ett djupt hål att krypa ut ur.
Lyckligtvis finns det några sätt att känna igen en sådan kraschkurs innan tågvraket inträffar. Kommunikationsproblem måste åtgärdas omedelbart för att förhindra att centrala problem uppstår - och det är upp till projektledaren att snabbt lösa problemen.
För att kunna göra det måste du kunna känna igen några vanliga varningssignaler som visar att kommunikationen i teamet har brustit och att projektet är i fara.
Brist på förtroende
Grunden för alla framgångsrika affärsverksamheter, stora som små, är förtroende. Ditt team måste ha ett grundläggande förtroende för varandra, annars blir det svårt att få människor att ta ansvar. Om det finns en brist på förtroende kan du vara säker på att det finns en brist på kommunikation.
Grupper som inte litar på varandra kan vanligtvis visa sig genom en rad olika beteenden, till exempel:
- Undviker att umgås med varandra
- Att inte be varandra om hjälp.
- Att komma för sent till möten
- Bristande arbetsmoral hos de anställda
- Anta negativa avsikter
Projektledare kan börja bygga upp förtroende genom att skapa en kultur av sårbarhet där det är okej att ställa frågor utan att få straff, genom att föregå med gott exempel och framför allt genom att belöna människor när de är ärliga.
Olösta frågor
Kontinuerlig förbättring kan inte ske utan kontinuerlig kommunikation i teamet. Om detta sker finns det ingen anledning till att det skulle finnas olösta problem inom teamet. Konflikter mellan teammedlemmar är vanliga och bör förväntas när du har en blandning av personligheter och beteenden. Vad som inte är normalt är att en projektledare låter detta fortsätta utan att det löser sig.
Det är din uppgift som lagets främsta ledare att se till att det råder lugn och ordning och att alla får lika mycket gehör. Missnöje bland teammedlemmarna kan leda till att de inte klarar av att prestera, och du vill kunna ta itu med dessa utmaningar innan det blir så långt. Några vanliga tecken på att ditt team har kommunikationsproblem i samband med konflikter är följande:
- Människor missar deadlines eller misslyckas med att utföra uppgifter.
- Klickar eller undergrupper bildas
- Skvaller eller klagomål förekommer vid sidan av
- Undermålig kvalitet på arbetet och dåliga prestationer
I vissa extrema fall kan mobbning till och med förekomma bland gruppmedlemmarna och det är då som ditt projekt är i allvarliga svårigheter. Låt inte beteenden påverka prestationen. Se till att alla är professionella och känner sig bekväma med att kommunicera sina problem öppet och när som helst.
Undvik grupptänkande
Det är viktigt att förstå att kommunikationen i teamet också kan gå i motsatt riktning. När grupperna blir alltför bekväma med varandra, i stället för att tänka på olika sätt och kräva roller, kommer kommunikationen ofta i form av vad som kallas "grupptänkande".
Produktiva team behöver flera olika perspektiv och ibland när teamet kommer överens lite för bra, suddas rollerna ut och effektiv teamkommunikation går förlorad. När frågor uppstår vill ingen skapa vågor och alla är överens om allting - vilket i princip skapar en ekokammare. För att komma tillbaka på rätt spår måste grupperna förstå sina roller och utmana varandra. Projektledare kan hjälpa teamen att hålla fokus genom att se över målen för varje roll och hur de bäst kan arbeta inom gruppen.
En framgångsrik projektledare vet att han eller hon inte får ignorera sitt team när de behöver hjälp som mest. Detta bör inte ske när försäljningen eller vinsten redan har sjunkit, utan varningssignalerna kommer mycket tidigare än så. Ett dysfunktionellt team kommer tidigt att visa tecken på att de inte presterar på bästa sätt. Lagmedlemmar som ignorerar varandra, vägrar samarbeta eller kommunicerar ineffektivt måste hanteras omedelbart och utan fördomar från ledningen. Arbetsbelastningen bör alltid vara så jämn som möjligt och projektledaren bör se till att alla har en röst.
Omvänt bör projektledaren också se till att teamet inte blir för bekvämt och glömmer sina individuella roller samtidigt som de faller in i grupptänkande. Om en projektledare kan vara medveten om tecknen i ett tidigt skede bör det inte vara några problem att ställa tåget på rätt spår innan olyckan inträffar.
