Om du arbetar i en miljö som liknar min utmanas du förmodligen dagligen av att förbättra dataintegriteten för användarna, ge dem enkel tillgång till information och göra snabba ändringar för att minska deras frustration. Jag har åtta enkla knep som jag har använt med Planview Portfolios® för att hantera alla dessa utmaningar, skapa engagemang och ha lite roligt i processen. Och, skratta inte, en av dessa hackar involverar kattmemes.
Som analytiker för affärssystem hos Manulife, förmodligen mer känt som John Hancock, ingår jag i ett team med 35,000 anställda och 73,000 agenter som hjälper kunder över hela världen att nå sina finansiella mål genom försäkringar, finansiell rådgivning och lösningar för förvaltning av tillgångar.
Jag är en del av den kanadensiska divisionens PMO där vi tillhandahåller ramar, processer och verktyg för projektledning för att hjälpa företaget att hantera projekt som levererar värde till våra kunder. Vi har gjort detta med Planview sedan 2014, som för närvarande hjälper oss med ungefär 600 aktiva projekt med 1,900 eller fler resurser och ett litet och mäktigt team med tre administratörer. Det är därför jag har kunnat utveckla följande åtta livshacks för att förenkla användningen av Planview Portfolios.
Hack #1: Lätt anpassade hjälpplattor med BI/SSRS
Det här steget är särskilt användbart för projektledare som ständigt får förfrågningar om samma hjälplänkar och stöd i Planview.
Dessa kollegor arbetar med Planview-administration och stöder massor av andra verktyg. Så hur kan du minska deras frustration? Ett sätt är att skapa anpassade hjälplister som pekar på saker som dokumentation, vanliga frågor och svarsfrågor och formulär för intagning. De här hjälprutorna skapas enkelt med Microsoft Power BI utan någon kod. Om du kan skapa en presentation bör du snabbt kunna skapa en engagerande kakelplatta i Power BI.
Power BI är endast tillgänglig i avsnittet "My Overview" i Planview, men du kan också använda SSRS-rapporter som är mer anpassade till PM/RM i en arbets-/resursflik. Utan mycket arbete kan du skapa plattor som ser ut som de nedan.
Hack #2: Fånga faktiska prognoser finansiella trender
Vi stötte på detta hack när vårt portföljförvaltningsteam bad om en databas med månatliga trenddata för faktiska prognoser. Vi ville egentligen inte skapa en databas som visade alla fördelar och trender.
Därför valde vi en annan väg som visar hur en prognos utvecklas och identifierar projekt med stora budgetförändringar under veckor eller månader. Och efter sex månader var det vi upptäckte helt otroligt.
Här är det meningen att du ska lägga till finansiella versioner för det antal perioder som du vill följa upp i rapporten över 12 månader eller per kvartal. Skapa sedan ett jobbflöde för att fånga upp denna trend och använd varians i portföljvyn för att se förändringar, som nedan.
As a result of this approach, we’ve been able to identify numerous projects of more than $1 million with cost swings in excess of 10 percent month over month. This gives us a good indicator and an excuse to reach out to the Project Manager (PM) to see what’s going on and make sure changes or significant risks are being captured. It helps justify “givebacks” to fund new projects. And you can monitor overall portfolio trends against budget.
Hack #3: Historik Spårning Team & Resurshierarki Information
Detta hack beror verkligen på hur du hanterar dina resurser. På Manulife har vi resurser som flyttas till olika team samt ett avaktiverat område. Vi måste alltså rapportera om gruppresurser vid en viss tidpunkt och ge de administrativa cheferna enkel tillgång till uppsagda resurser. Om du befinner dig i samma situation och använder det här knepet varje gång du skapar eller redigerar en resurs kommer du att bli förvånad över resultatet.
Primära strukturer följer inte historiken, vilket innebär att du måste skapa ytterligare strukturer för att följa de delar av hierarkin som är viktiga för dig. Det fina med detta är att FastTrack Analytics använder historiska värden, vanligtvis begränsade till de tre första attributen. Om du använder ett inaktiverat område kan du skapa och dela portföljer för en resursförvaltares avslutade resurser. Se dock till att du granskar de nya strukturerna när du gör detta.
Med det här tillvägagångssättet kan du validera rapporteringen om efterlevnad av tidrapporter och stödja rapporteringen för team som använder många olika leverantörer. Och som en extra bonus kan du visa delar av resurshierarkin i portföljvyer.
Hack #4: Spåra resurshanterare i Planview
Det här är en bra lösning för alla som är trötta på att ständigt bli ombedda att identifiera en resursförvaltare i ett projekt. Med det här hacket kan du skapa automatiska organisationsdiagram för att visa alla team inom Planview Portfolios, primära kontakter och resursansvariga.
Du kan se en persons resursförvaltare på två sätt - antingen lägga till informationen direkt i resursen eller ha den i ett rullgardinsfält direkt på varje resurs - lägga till den som ett attribut per resurs eller koppla den till OrgRes.
Detta hack hjälper till att minska supporttrafiken och använda informationen i anpassade rapporter för efterlevnad av tidrapporter, schemalagda och faktiska resurser samt en organisationsstrukturrapport som du kan dela med personer som inte har Planview Enterprise.
Hack# 5: Att göra Planview-administrationen roligare
För alla som kanske är uttråkade av att kämpa med efterlevnad av tidrapporter och dataintegritet eller bara vill visa sin julstämning, finns det några sätt att utnyttja roliga och lekfulla aktiviteter i Planview. Dessa konstiga knep har visat sig öka användarnas engagemang med mer än 20 procent genom att använda en morot istället för en pinne.
- Dekorera för semestern genom att använda de konfigurerbara text- och färgalternativen för att lägga till lite semesterglädje.
- Spela in efterlevnaden genom att integrera tävlingar, tävlingar och spel för att hålla användarna engagerade.
- Skapa rapporter om efterlevnad av tidrapporter som uppmuntrar laganda och konkurrenskraft.
- Skicka ut påminnelser om belöningar i stället för potentiella straff för efterlevnad.
- Inkludera incitament i dina integritetskontroller med innehåll eller kattmemes. Minns du att jag sa att det skulle finnas kattmemes?
Hack #6: Skapa virtuella kolumner
Detta hack har verkligen räddat vårt skinn ett par gånger. Om du någonsin har velat använda strukturer med flera urval, komplexa beräkningar, data från associerade strukturer eller avancerad livscykelinformation i en kolumnuppsättning eller rapport är det som du kan hitta i databasen en fullständig förändring av spelet.
Om du kan få den här informationen via SQL kan du visa den som en virtuell kolumn. Det är inte något som marknadsförs väl eftersom det lätt kan missbrukas och skapa problem med prestanda. Om du använder detta hack kan du överväga att vända dig till globala tjänster för att få stöd.
Hack #7: Överordna standardanvändarpreferenser
Vi kom på det här hacket för att lösa ett par vanliga problem. Vi använder oss strikt av reserver. Vi använder oss inte alls av tilldelningar. Men på grund av det sätt som standardinställningarna var inställda fann vi massor av människor som skapade allokeringar, vilket är svårt att återkalla.
So, if you have to train people to change user preferences or deal with users creating allocations instead of reserves, and you find no humor in $1 billion projects being set up, use this hack and be amazed at what happens next.
Det finns inget sätt att ändra globala standardvärden via GUI, men de kan ställas in direkt i databasen. Dessa standardinställningar gäller endast för användare som inte har loggat in. De kan raderas under uppgraderingar och måste då återigen appliceras. Det är därför lämpligt att anlita globala tjänster även för detta.
Genom att använda detta hack eliminerade vi praktiskt taget alla problem med att människor skapade tilldelningar och vi minskade utbildningstillfällena med fem minuter genom att ta bort avsnittet om inställning av preferenser. Det finns mindre förvirring när det gäller att behålla varaktighet och omräkna varaktighet. Vi har inga mystiska miljardprojekt. Och vi har minskat stödet till färdiga reserver för utställningar. Nu raderar vi dem bara.
Jag hoppas att du tycker att dessa knep är lika användbara som vi. Om så är fallet, dela dem med andra Planview-kunder. Alla våra upptäckter som dessa främjar Planview Portfolios och gör den ännu bättre.
