Karriärvägen för projektledare är i allmänhet ganska likartad.: en PM börjar med småskaliga projekt med ett motsvarande litet team, men med framgång och erfarenhet blir dessa projekt och det team du ansvarar för större och större, och liknande resultat förväntas i större skala.
Detta kallas för att skala upp, och förväntningarna kan ofta sätta projektledarna under stor press, utöver de normala utmaningarna med ökat arbete.
Grunderna i projektmekanik & Uppskalning
En mycket grundläggande förståelse av projektmekanik skulle till exempel innebära att om ditt team lyckades leverera 10,000 nyförsäljning per månad med 10 medlemmar, så borde ni med 100 medlemmar leverera 100,000 per månad. Detta är dock ofta långt ifrån fallet, eftersom oavsett hur många tips om projektledning du får, blir det mycket annorlunda att replikera samma processer och funktionalitet i ett team ju fler variabla faktorer, dvs. de personer som ingår i teamet, du lägger till i ekvationen.
Det är normalt att när man ställs inför en stor skalningsfråga, t.ex. när teamet får ett liknande men mycket större projekt, fråga kollegor eller vänner på området om tips för skalning. Om du känner att du behöver fler tips om projektledning har vi samlat några av de bästa visdomarna från affärsvärlden om hur du kan skala upp din kapacitet för att klara av ett större ansvar.
Utnyttja automatisering
Bland de många fördelarna med använda molnbaserad programvara för projekthantering är att den är omedelbart skalbar för att möta de ökade behoven hos ett växande team. Detta innebär att du kan undvika eller åtminstone minska ett av de största problemen med skalning, nämligen den ökade arbetsbelastningen för hantering. Genom att automatisera så många processer som möjligt kan du ta bort en hög med pappersarbete som kanske skulle ha varit hanterbart på lägre nivåer men som skulle vara överväldigande i de stora ligorna.
Skapa en enkel introduktionsprocess
Med nya medarbetare och potentiellt mycket personalomsättning är det viktigt att få personalen att förstå projektets behov och kultur så snart som möjligt. Med mindre grupper kan detta vara möjligt att göra personligen eller genom att ge vägledning under de första veckorna, men det blir allt svårare att göra det när man ökar antalet deltagare. Ett av de bästa tipsen för skalning är därför att skapa ett särskilt paket för introduktion, med hjälp av verktyg som videor och läsmaterial för att ge nyanställda en bättre uppfattning om vad som förväntas av dem och hur saker och ting fungerar i organisationen.
Standardisera processer
När grupperna blir större blir behovet av gemensamma arbetsmetoder och standarder mer uppenbart. Det är ingen idé att en grupp använder metriska mått och en annan imperialmått, för att ta ett enkelt exempel. För att uppnå enhetlighet i hela projektet kan du skapa standardiserade mallar och organisera utbildning för att implementera processerna i hela teamet. Kreativiteten kan gå förlorad, men det är en av kompromisserna när man uppnår skalfördelar med större team.
Släpp den horisontella ledningen
En platt struktur kan fungera med ett mindre team, men när teamet växer kan de intima teammötena bli mindre. att diskutera viktiga frågor kan bli en kakofoni av högljudda röster, och många fler människor kan inte längre ta del av kaoset. Alternativet är ett mer direkt tillvägagångssätt uppifrån och ner, där du väljer gruppledare och litar på att de kan sköta sina uppgifter effektivt med mindre tillsyn än vad du skulle ha haft med ett mindre team.
