Den här bloggserien är en del av vår strävan att hjälpa dig att förbättra din resursplanering, oavsett var du befinner dig på kapacitetskurvan för resurshantering och planering. I del ett av den här bloggserien tog vi upp de två första riktlinjerna, som handlar om dina medarbetare:
- Fokusera först på nyckelresurserna.
- Tilldela och allokera resursroller och teamtilldelningar
I den här bloggen sammanfattar vi de tre sista stegen i resursplaneringen. Dessa fokuserar på hur ett smart PMO använder data för att inte bara hantera den dagliga verksamheten utan också förbereda sig för framtiden. Rätt analys och rapportering hjälper dig att kontinuerligt anpassa medarbetarna till strategiskt arbete och bygga upp en projekt- och produktportfölj med högsta värde utifrån dina resurs- och budgetbegränsningar.
Här finns riktlinjer 3-5:
3. Kör Basic Analytics och Account for Financials
När du har lagt in dina resurser och roller i PPM-systemet och tilldelat dem arbete är det dags att avgöra hur arbetet följer med organisationens mål och behov. Det är här den smarta PMO:n börjar skapa instrumentpaneler och rapporter för att se till att resurserna kontinuerligt anpassas till strategiska projekt.
Med hjälp av resurshantering kan du också följa upp ekonomin. Du kan "kostnadsberäkna" både planerad och faktisk tid för personer baserat på lämpliga taxor för arbetet, resursen eller resursrollen. Därefter kan du registrera om uppgifter aktiveras eller inte, vilket gör att du kan kategorisera CAPEX kontra OPEX eftersom dessa kostnader behandlas olika i bokförings- och skattehänseende. Dessutom kan du börja jämföra tidigare prognoser med faktiska värden och justera framtida arbete vid behov.
4. Analysera kapacitet och efterfrågan
Använd kapacitets- och efterfrågeplanering för att effektivt fördela arbete eller planera för framtida projekt. Detta ger dig insyn i realtid i resursernas arbetsbelastning. Du kan avgöra vilka projekt och uppgifter som behöver bemannas, förutse den verkliga efterfrågan på resurser och framtida behov, underlätta beslut om antal anställda och anställning samt få insikt i befintliga eller framtida resursbrister.
Med rollbaserad planering kan du förstå vilka resurser du behöver och när, även om du inte vet vilken specifik resurs som kommer att tilldelas det kommande arbetet. Savvy PMO använder verktyg för projektportföljhantering (PPM) som sammanför kapacitet och efterfrågan på en enda flexibel plats för att lösa både över- och underutnyttjade team.
5. Omfördela, förutsäg och lägg upp en framtidsstrategi
Kloka PMO:er använder också en slags kristallkula för att se in i framtiden: Vad händer om scenarioplanering. Den här typen av planering gör det möjligt att skapa flera scenarier och jämföra dem för att fatta välgrundade beslut och uppnå det största värdet. Till exempel kan du använda scenarioplanering för att:
- Fånga effekterna av oplanerat arbete på portföljen.
- växla mellan resurs- och portföljscenarier utan att påverka produktionsdata
- bestämma optimal portfölj med de resurser du har tillgängliga
- generera scenarier baserade på verksamhetskritiska variabler
- planera om portföljen när resursbehov eller -tillgång ändras
- Bygg upp projekt- och produktportföljen med högsta möjliga värde baserat på dina resurs- och budgetbegränsningar.
Beroende på hur omfattande din PPM-lösning är kan du omedelbart få tillgång till information för framtidsinriktad planering av resursscenarier och resursoptimering per portfölj, projekt, roll eller individ.
Planering av What-If-scenarier förhindrar också tidskrävande manuell analys. Justera scenariot genom att flytta projektdatum och utesluta projekt och/eller roller. Genom att undersöka detta från flera olika håll - utifrån dina mål och viktiga begränsningar - kan du hitta mer kapacitet att ta dig an det strategiska projektet.
Där har du det: Det smarta PMO:s fem riktlinjer för framgångsrik resursplanering. Använd dem på ett bra sätt och se hur din portföljs hälsa och värde ökar:
- Fokusera först på nyckelresurserna.
- Tilldela och allokera resursroller och teamtilldelningar
- Kör Basic Analytics och Account for Financials
- Analysera kapacitet och efterfrågan
- Omfördela, förutsäg och lägg upp en framtidsstrategi
Ladda ner hela e-boken för mer information om alla fem stegen och en checklista: "The Savvy PMO's Guide to Resource Planning."
