Det senaste utbrottet av coronavirus har orsakat chockvågor över hela världen. På bara en månad har vi gått från fragmentariska säkerhetsåtgärder till obligatoriska skyddsrum på plats och riktlinjer för arbete hemifrån som radikalt har förändrat våra liv och vårt arbete. Samtidigt utvecklas och förändras rekommendationerna från CDC i en rasande fart.
För många företagsledare är denna kris det ultimata testet på företagets smidighet. Mitt i pandemin har det snabbt blivit klart att ett mått på denna smidighet är företagets beredskap att övergå till distansarbete.
(Anmärkning: Distansarbete och hemarbete är inte nödvändigtvis samma sak. I den här bloggen kommer vi dock att använda begreppet "distansarbete" mer löst för att inkludera alla former av arbete utanför kontoret, oavsett om det är tillfälligt, permanent eller halvpermanent. Vår tonvikt ligger på det allmänna konceptet för virtuellt samarbete över fysiska och geografiska avstånd.)
Behovet av smidighet i affärsverksamheten
Vi har tidigare talat om vikten av smidighet i affärsverksamheten: det vill säga ett företags förmåga att reagera och anpassa sig i en mycket oförutsägbar miljö. Detta innebär att införa system som gör det möjligt för företaget att agera snabbt och smidigt vid förändringar - oavsett om det handlar om en budget- eller omfångsförändring i ett internt projekt eller en pandemi som hindrar internationella intressenter från att delta i ett planerat besök som alla räknat med.
Covid-19 är en otäck påminnelse om att i en globaliserad värld där sjukdomar kan hoppa från kontinent till kontinent på ett ögonblick är en viktig markör för affärsmässighet i vilken utsträckning ett företags personal är utrustad för att ändra sitt arbetssätt. I det här fallet innebär det en total och obestämd övergång till en typ av arbete som vissa anställda har liten eller ingen erfarenhet av.
Naturligtvis kan inte alla arbetstagare utföra sitt arbete hemifrån, och de olyckliga sociala och ekonomiska konsekvenserna för arbetstagare som förlorat sina arbeten i sådana branscher är fortfarande på gång. Men för de branscher där arbetet redan till stor del sker på skärmar och i molnet kan det inte bara hålla verksamheten flytande om du ger din personal kompetens och verktyg för att arbeta mer flexibelt, utan det är också oumbärligt för att hålla arbetstagarna säkra under en nödsituation på folkhälsoområdet eller en naturkatastrof.
Distansarbete är en säkerhetsåtgärd, inte ett misslyckande
Sju år efter att Marissa Mayer på den ökända förbjöd distansarbete på Yahoo!, är det svårt att tänka sig en större kontrast mellan det kloka i den policyn och vad verkligheten i det moderna arbetslivet har visat. Här är bara några exempel på statistik som visar fördelarna med hemarbete, distansarbete och distansarbete för både arbetstagare och arbetsgivare:
- Chefer rapporterar att anställda som arbetar i en fritidsaktivitet är mer produktiva och mindre stressade.
- Arbetsgivare som erbjuder möjligheten att jobba på heltid förlorar färre arbetstagare. (Stanford University)
- Företag som erbjuder flexibilitet vid distansarbete kan spara tiotals miljarder dollar per år.
Det är uppenbart att det under normala omständigheter är ekonomiskt, produktivitetsmässigt och psykiskt fördelaktigt för både arbetsgivare och arbetstagare att erbjuda möjligheten att arbeta på distans eller distansarbeta. Och då har vi inte ens nämnt fördelarna med att erbjuda flexibilitet vid distansarbete för att göra företaget smidigt.
När WFH, distansarbete och distansarbete redan är inbyggda i företagskulturen - med processer och verktyg som hjälper arbetstagarna att samarbeta effektivt även när de inte är i samma rum - blir det mycket lättare att hantera störningar i den vanliga verksamheten, eftersom flexibilitet är business as usual.
Tips för beredskap för distansarbete
En av de största utmaningarna som företagsledare nämner i samband med utbrottet av coronavirus är att hantera störningarna i samarbetet när anställda inte kan komma till kontoret. När du är van vid att brainstorma med dina kollegor på väg till pausrummet kan det vara svårt att lära sig att plötsligt arbeta utanför kontoret.
Nedan följer några tips för att ge ditt företag möjlighet att utföra sitt arbete när och varhelst de vill.
- Börja nu. I händelse av en folkhälsokris eller naturkatastrof är arbetarnas säkerhet högsta prioritet. Företagsledare går förståeligt nog in i krisläge och kan tvingas genomföra policyer och kulturförändringar som kan ha verkat för svåra eller helt enkelt inte tillräckligt angelägna under lugna tider. Företagsledare bör dra lärdom av denna erfarenhet och sträva efter att bygga vidare på sådana förändringar när dammet har lagt sig, i stället för att betrakta dem som tillfälliga.
- Utnyttja tekniken. Samarbete mellan distansarbetare och distansarbetare kräver verktyg. Från videokonferenser till samarbetsprogram program för uppgiftshantering, dessa verktyg bör vara molnbaserade, säkra och lätta att använda för att underlätta för medarbetarna.
- Utbilda arbetstagarna på rätt sätt i verktyg och processer. Om de anställda måste arbeta för hårt för att förstå nya arbetsflöden eller hur man använder en viss programvara, blir produktivitetsfördelen med distansarbete en produktivitetsdödare. Precis som med alla kulturförändringar innebär införandet av mer flexibla arbetsmetoder att stödja de anställda genom övergången med gott ledarskap.
För fler tips om hur du kan göra ditt företag mer flexibelt i dagens föränderliga arbetsvärld kan du läsa bloggen Planview AdaptiveWork.
