5 Bästa metoder för hantering av fjärrteam för det postpandemiska landskapet
Begreppet fjärrstyrning av team är verkligen inte nytt. Distansarbete har faktiskt funnits i en eller annan form i årtionden - och det av flera goda skäl. Forskning har till exempel visat att:
- Distansarbetare tillbringar i genomsnitt 4 fler arbetsdagar per månad jämfört med anställda på kontoret.
- Organisationer som erbjuder distansarbete har 25 procent lägre personalomsättning organisationer som inte erbjuder distansarbete.
- Generellt sett är distansarbetare mer engagerade och lyckligare än anställda på kontoret.
Dessutom är det inte bara de anställda och organisationerna som gynnas av distansarbete - även planeten vinner på det. Dell, Aetna och Xerox har tillsammans med sin politik för distansarbete sparat 95,294 ton utsläpp av växthusgaser på bara ett år, vilket är lika mycket som att ta bort 20,000 personbilar från vägarna.
Vad som dock är nytt och anmärkningsvärt är att COVID-19 har förvandlat distansarbete från ett frivilligt "nice-to-have" till ett obligatoriskt "need-to-have". Faktum är att en nyligen genomförd undersökning visade att 34 procent av arbetstagarna hellre skulle säga upp sig än att förlora friheten och flexibiliteten med distansarbete när pandemin är över!
Tips för hantering av team på distans
För att hjälpa organisationer att attrahera och behålla de talanger de behöver för att konkurrera och växa i det post-pandemiska landskapet, finns nedan fem strategiska, effektiva och ärligt talat viktiga metoder för hantering av fjärrteam:
1. Sök proaktivt efter tecken på att teamet på distans är oengagerat, utmattat och utbränt.
En ny undersökning från har visat att de flesta distansarbetare har arbetat mer under pandemin än innan den bröt ut. Och även om detta i sig inte nödvändigtvis är en röd flagga - vissa distansarbetare välkomnar till exempel entusiastiskt möjligheten att få mer tid att göra saker istället för att slösa tid på en tråkig pendling - är det ändå något som cheferna måste hålla ett öga på nu och i framtiden eftersom distansarbete inte är en modefluga: det är ett faktum.
Chefer bör inte tro att "inga nyheter är goda nyheter". Det vill säga, de bör inte anta att bara för att de inte får något samtal om hjälp från en gruppmedlem, så är det bra för dem både professionellt och personligt. Att ta kontakt minst en gång om dagen för en kort, men vänlig och fokuserad kontroll (tänk på "stand-up-möten" som används i Agil projektledning) är en praktisk och effektiv taktik för att hantera team på distans . Cheferna bör också ständigt påminna teammedlemmarna - som grupp och individuellt - om att de inte är isolerade bara för att de arbetar på olika platser.
2. Tillhandahålla alla nödvändiga verktyg och resurser för hantering av team på distans.
Cheferna måste kontrollera att alla medarbetare har de verktyg och resurser de behöver för att lyckas. Även om det inte finns någon checklista som passar alla, eftersom alla team och organisationer är olika, är det här vad de flesta distansarbetare behöver:
- Snabbt och pålitligt internet. Detta är vanligtvis inget problem i företagsmiljön, men det är en utmaning för många distansarbetare som upptäcker att internet i hemmet är mycket långsammare och mindre tillförlitligt.
- En webbkamera av professionell kvalitet. Nu när videokonferenser är vanliga är den webbkamera som vissa distansarbetare har på sina bärbara datorer eller skrivbord inte lämplig för det dagliga arbetet.
- Ergonomiska hemkontor. Chefer bör göra sitt bästa för att utrusta distansarbetare med ergonomiska skrivbord, stolar och tillbehör (t.ex. tangentbord, mus etc.). Vikten av den här investeringen kan inte underskattas, eftersom felaktig utrustning kan leda till allvarliga och långvariga skador - inklusive sådana som kräver att fjärrarbetare tar längre ledighet.
- Molnbaserad programvara för projekt- och portföljhantering. Chefer bör samarbeta med chefer för att implementera ett system som driver produktivitet, möjliggör insyn och ökar anpassningsförmågan. Och det är självklart (men en påminnelse skadar aldrig!) att programvaran också måste vara intuitiv och lättanvänd, annars kommer distansarbetarna att kämpa snarare än att lyckas.
- Programvara för säkerhet och säkerhetskopiering. I företagsmiljöer är den här programvaran vanligtvis förinstallerad av IT-avdelningen. Distansarbetare som använder sina personliga enheter kan dock behöva uppdatera sina enheter. Om det behövs bör cheferna samarbeta mellan sina medarbetare och IT för att ta hand om denna prioritering.
3. Tydliggör roller och ansvarsområden för medlemmar i fjärrteamet.
Gartner påpekar att under perioder av övergång och osäkerhet - och det här är definitivt en sådan period - kan anställda bli förvirrade och oroliga över sina roller och ansvarsområden. Cheferna bör därför luta sig framåt, ge klarhet och vid behov göra justeringar.
Med detta i åtanke kan det finnas situationer där det helt enkelt inte är möjligt att ge klarhet i nuläget. I dessa fall bör cheferna vara öppna, transparenta och ärliga när det gäller förändringar som sker och de som är på väg (eller sannolikt kommer att ske). Forskning har visat att de anställda inte nödvändigtvis behöver vara överens om förändringar för att stödja dem. Det viktigaste för dem är att de förstår varför förändringen sker.
4. Fokusera på resultatet - inte på processen.
Många chefer måste återuppfinna sitt paradigm och fokusera på resultat (vad teammedlemmarna gör) i stället för process (hur eller när de gör det). Men samtidigt måste cheferna också skapa sammanhållning i teamet och upprätthålla standarder och bästa praxis. Om detta inte görs kan det leda till konflikter mellan människor och kvalitetsproblem.
5. Kom ihåg att ha roligt!
Sist men inte minst, även om den värsta pandemin är över (och vi hoppas verkligen att så är fallet), kvarstår det faktum att cheferna och deras medarbetare har gått igenom en extremt stressig, och för vissa tragisk och traumatisk period. Det finns många sätt att ha roligt och öka moralen, men att bjuda in teammedlemmarna till virtuella happy hours är en av de enklaste och mest effektiva metoderna.
Det sista ordet om bästa praxis för fjärrteam
Som McKinsey & Company konstaterade: "Distansarbete var på frammarsch före krisen, men pandemin har visat att distansarbete är här för att stanna." Chefer som tar till sig och tillämpar de bästa metoderna för hantering av team på distans som vi diskuterat ovan - och lägger till några fler anpassade strategier och taktiker - kommer att spela en central roll för att göra det nya normala mer framgångsrikt för sina kollegor, sina organisationer och även för dem själva.
