Det finns en hel del vägledning i världen om hur man anordnar retrospektiver personligen, men inte lika mycket om hur man leder retrospektiver på distans. Som produktchef för en Lean/Agile-produkt har jag deltagit i och lett min beskärda del av retrospektiven, både på distans och personligen.
Retrospectives kan vara ett otroligt bra verktyg som ger teamet en möjlighet att knyta band, lära sig och växa tillsammans. Men som alla som har deltagit i en mindre produktiv retrospektiv kan intyga är inte alla retrospektiva möten lika.
Det kan vara svårt att föra en sund och öppen diskussion om vad som gick bra, vad som inte gick bra och hur man kan förbättra sig nästa gång. Att göra det på distans (vilket många grupper har lärt sig under det senaste året) innebär ytterligare ett antal utmaningar.
En tillbakablick på de återblickar jag har lett
Även om världen sakta börjar öppna sig igen är det troligt att en större andel av dina medarbetare kommer att arbeta på distans än före pandemin. Eller så har ditt team alltid varit distribuerat och har aldrig riktigt kommit på hur man framgångsrikt genomför en retrospektiv på distans.
Eftersom jag arbetar på heltid på distans har majoriteten av min erfarenhet av att leda och delta i retrospektiva möten varit på distans, så jag tänkte dela med mig av några av de saker jag lärt mig när jag deltagit i och underlättat retrospektiva möten på distans: En retrospektiv om retrospektiva möten, om du så vill. Jag kommer också att berätta om ett ganska häftigt verktyg som vi har arbetat med och som är särskilt utformat för att hjälpa grupper att underlätta samarbetsdiskussioner på distans.
Vad som gick bra
Jag tycker att det alltid är bra att börja en tillbakablick på ett positivt sätt. Först och främst kommer här några tips som jag har lärt mig för att säkerställa en lyckad retrospektiv.
Tips #1: Se till att få rätt personer "i rummet".
Den kanske viktigaste faktorn för att se till att din retrospektiva granskning blir framgångsrik (och med det menar jag att alla känner att tiden har använts på ett produktivt sätt) är att ha rätt personer i rummet. (Naturligtvis talar vi om retrospektiva möten på distans här, så det rum jag talar om är ett virtuellt rum, inte ett fysiskt.)
Alla som deltog i, påverkades av eller bidrog till en händelse bör bjudas in till ett retrospektiv om den händelsen. För att verkligen förstå vad som hände, vad som gick bra, vad som inte gick bra osv. måste du få höra alla inblandade personers perspektiv.
Läs nästa: 3 Frågor att ställa under standup för att hålla hastigheten prioriterad
Tips #2: Låt deltagarna bjuda in andra
Det här tipset är besläktat med det första, men är värt att lyfta fram: När du skapar kalenderinbjudan för retrospektivet, se till att du väljer alternativet som gör det möjligt för deltagarna att bjuda in andra till mötet. Låt deltagarna veta att de kan bjuda in alla som vill delta.
Tips #3: Se till att alla vet vad retroaktiviteten handlar om
Det kan tyckas uppenbart, men se till att alla som deltar i din retrospektiva granskning på distans är medvetna om exakt vad som diskuteras och varför.
Istället för att bara skriva in ett evenemang med namnet "Retrospective" i allas kalendrar, bör du vara specifik med titeln, t.ex. "Retrospektiv på lanseringen av X-funktionen". Lägg sedan till en beskrivning i inbjudan där du beskriver syftet med retrospektivet och uppmanar deltagarna att bjuda in alla som vill bidra till mötet.
Tips #4: Hitta rätt facilitator
För att underlätta en lyckad retrospektiv granskning på distans krävs rätt person för jobbet. I vissa fall kan det vara den person som bryr sig mest om det aktuella ämnet, eller bara den person som är bäst på att underlätta samtal i teamet.
I andra fall, t.ex. om händelsen var särskilt omtumlande och det fanns många känslor inblandade, kan det vara bra att ta in en opartisk part för att underlätta diskussionen. I dessa fall kan en person som står utanför situationen hjälpa till att hålla samtalet fokuserat och civiliserat.
Läs nästa: Hur man genomför effektiva Standups och Retrospectives
Tips #5: Hitta försiktigt en balans mellan "vad som gick bra" och "vad som kan förbättras".
En bra facilitator bör uppmuntra alla "i rummet" att delta. Men först måste de se till att alla känner sig bekväma med att delta. En sak som jag har funnit hjälpsam är att börja mötet med att påminna alla om syftet med retrospektivet: Att inte bara tala om vad som kan förbättras, utan också att erkänna och fira det som gick bra.
De flesta retrospektiver kommer att luta sig tungt mot diskussioner om "vad som kan förbättras" om de inte kontrolleras, så det är viktigt att facilitatorn aktivt arbetar för att även inkludera en balanserad mängd "vad som gick bra".
Därför kan det vara bra att påminna alla om att diskutera vad som gick bra inte bara handlar om att klappa varandra på axeln. Syftet med att diskutera vad som gick bra vid retrospektiva möten på distans är att se till att alla fortsätter att göra dessa saker.
En bra facilitator kommer att fortsätta att påminna deltagarna under hela samtalet om att:
- Syftet med retrospektivitet är att uppmuntra till ständiga förbättringar.
- Syftet är och inte att ge vissa personer skulden eller att ge uttryck för personliga klagomål.
- Syftet är att identifiera både vad man ska fortsätta att göra, var det finns möjligheter att förbättra sig och vilka av dessa möjligheter som det är meningsfullt att fokusera på nu jämfört med att acceptera som en fortsatt risk.
Tips #6: Uppmuntra shoutouts (bekräfta bidrag till projektet/eventet)
Människor älskar att bli uppmärksammade och det känns också bra att uppmärksamma andra. Detta kan vara ett bra sätt att inleda en retrospektiv, särskilt en retrospektiv på distans, som i sig kan kännas lite mer besvärlig.
Genom att uppmuntra alla att ge "shoutouts" till personer som bidragit till projektet/evenemanget som diskuteras kan mötet börja på ett positivt sätt och få igång konversationen.
Tips #7: Ge alla möjlighet att avbryta ljudet!
Se till att deltagarna har möjlighet att stänga av eller stänga av sig själva, och uppmuntra dem att stänga av sig själva (om bakgrundsbruset tillåter det) så att de kan delta på ett naturligt sätt.
Tips #8: Erkänn bidrag till diskussionen
Jag tycker också att det är bra att erkänna bidrag till diskussionen för att uppmuntra människor att delta. Det är en liten sak, men att använda människors namn kan få miljön att kännas mer intim och uppmuntra människor att öppna sig (särskilt viktigt vid retrospektiva möten på distans).
Här är några sätt att uppmärksamma deltagarna under hela samtalet:
- "Tack ________, jag vet att det inte var lätt att dela med sig."
- "________, jag är säker på att det var svårt att höra."
- "Tack ________ för att du tog upp det."
- "Jag slår vad om att andra också har tankar om det, tack för att du fick igång det samtalet, ________."
- "Det är en bra poäng, har någon något att tillägga till det som ________ sa?"
Läs nästa: Daglig Kanban-konferens: Är ditt team redo för nästa utveckling?
Tips #9: Ha rätt verktyg för jobbet
Precis som för alla andra distansmöten behöver du ett videokonferensverktyg (Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts osv.) för att kunna hålla retrospektiva möten på distans. Men utöver det vill du ha ett sätt att hålla alla fokuserade och inriktade på de ämnen som diskuteras, samt ett sätt att dokumentera de idéer och åtgärder som delas.
Det finns inte många retrospektiva verktyg för fjärrstyrda team, vilket är anledningen till att vi bestämde oss för att skapa vårt eget - mer om det nedan!
Vad som inte gick bra
Om jag skulle identifiera ett övergripande tema som gör att retrospektiven går dåligt är det brist på avsiktlighet. Att inte ha ett tydligt mål. Att man inte har rätt facilitator. Att inte ha rätt personer i rummet. Du håller inte samtalet fokuserat på relevanta ämnen. Att låta en person tala hela tiden. Lämna samtalet utan att komma överens om några viktiga resultat eller åtgärder.
När det fungerar bra kommer retrospektiven på distans att kännas som organiska, hälsosamma diskussioner i teamet. Om de inte är väl genomförda kommer de att kännas som ett stort slöseri med allas vår tid.
Tips #10: Undvik dessa saker
Här är några mer specifika saker som jag har upptäckt gör det svårt att ha en produktiv tillbakablick på distans:
- Att inte inkludera alla som var involverade i händelsen "i rummet".
- Ingen facilitator eller ingen rätt facilitator
- Att hålla retrospektivt möte för länge efter det att händelsen inträffade.
- Att låta människor peka finger eller lägga skulden på varandra.
- Krav på att facilitatorn ska "ta bort ljudet" från deltagarna för att de ska kunna bidra.
- Inte ge tillräckligt med tid för en meningsfull diskussion
- Att blockera en lång tid för retrospektivet utan att bygga in pauser.
- Försöker lösa alla problem som uppstår
- Fokusera för mycket på vad som gick fel och för lite på vad som gick bra.
Förbättringar som jag har gjort
Genom åren har jag alltid använt Planview LeanKitTM som mitt favoritverktyg för att underlätta retrospektiva möten, både på distans och personligen. Nyligen bestämde sig vårt team för att använda några av de lärdomar vi dragit av att använda LeanKit för retrospektiva möten för att skapa ett verktyg som är särskilt utformat för att hålla samarbetssamtal på distans, som vi kallar Instant Coffee.
Tips #11: Använd snabbkaffe för att underlätta retrospektiver på distans!
Instant Coffee gör det möjligt för alla att delta i retrospektiva samtal på ett mer engagerande sätt: Deltagarna kan lägga till kort för att representera ämnen som de vill diskutera, de kan "rösta" på ämnen genom att tilldela sig själva till korten och de kan göra anteckningar på korten för att komma ihåg vad som diskuterades. Sedan kan de välja kort och exportera dem till sina LeanKit-brädor, så att de idéer som genereras under retrospektiviteten blir verkliga arbetsuppgifter.
Jag är mycket stolt över att vi har lanserat ett retrospektivt verktyg för fjärrteam, och jag har verkligen gillat att underlätta retrospektiven med Instant Coffee.
Läs nästa: Lean Coffee-format för virtuella team
Om du vill komma igång med vårt nya retroverktyg för teamet: Om du är Planview-kund och har tillgång till LeanKit är det lika enkelt som att skapa en ny Instant Coffee-duk direkt från teamets LeanKit-tavla. Om du inte har tillgång till Instant Coffee kan du kontakta din kontoadministratör, din Planview-representant eller Planviews support för att få veta hur du får tillgång till Instant Coffee.
Några viktiga slutsatser
Syftet med varje retrospektiv, oavsett om den sker på distans eller personligen, är att ge teamet en möjlighet att reflektera över hur arbetet slutförs, och genom att reflektera lära sig hur man kan arbeta mer effektivt tillsammans i framtiden.
Jag gillar att avsluta retrospektiven med att fråga gruppen vad de har fått ut av diskussionen: Om alla lämnar samtalet med några idéer om hur de kan göra det ännu bättre nästa gång, vet du att du har haft ett bra möte! Om alla verkar vara överens om några viktiga slutsatser är det ännu bättre.
