Vad är projektriskhantering?
Alla projekt - oavsett om de är relativt korta och enkla eller långa och komplexa - innebär en viss risk. Detta beror på att även om många faktorer kan vara kända, etablerade och förutsägbara finns det vissa aspekter och variabler som är okända eller iterativa (dvs. mer kunskap kommer fram allteftersom projektet utvecklas). Projektriskhantering är ett tillvägagångssätt som innebär att identifiera, hantera, minska och ibland utnyttja dessa risker för att öka chanserna att projektet ska lyckas.
Processer för hantering av projektrisker
Enligt Project Management Institute's Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide - Sixth Edition [2017]) finns det sju projektriskhanteringsprocesser.
Projektets riskhantering
Processen för att bestämma hur riskhanteringsaktiviteterna i ett projekt ska genomföras.
Riskidentifiering
processen för att identifiera och dokumentera enskilda projektrisker samt källorna till den övergripande projektrisken.
Kvalitativ riskanalys
Processen för att kategorisera och prioritera specifika projektrisker för att göra en djupare analys och bedöma sannolikheten för att de ska inträffa och påverka (tillsammans med andra relevanta egenskaper).
Kvantitativ riskanalys
Processen att tilldela numeriska värden till den kumulativa förväntade effekten av projektrisker och andra källor till osäkerhet.
Planering av riskreaktioner
Processen för att identifiera möjligheter, fastställa strategier och uppnå samförstånd om de bästa sätten att hantera projektets riskexponering (enskilda risker och övergripande risker).
Genomförande av riskåtgärder
processen för att genomföra planerade riskreaktioner.
Övervakning av risker
Processen för att bedöma risker, analysera nya risker (även sådana som kan vara potentiellt positiva) och utvärdera den övergripande effektiviteten av riskhanteringen i hela projektet.
Plan för riskhantering
All riskrelaterad dokumentation som genereras genom dessa processer skapar den övergripande riskhanteringsplanen för projektet. Det är viktigt för nya projektledare att förstå att riskhantering är ett ständigt pågående arbete - inte en engångsföreteelse.
Under genomförandet av ett projekt kan det till exempel bli nödvändigt att se över riskidentifieringen och göra ändringar, vilket i sin tur skulle utlösa andra processer som kvalitativ riskanalys och kvantitativ riskanalys. Detta är anledningen till att man i komplexa projekt eller i organisationer som fokuserar på projektrelaterade initiativ (även kallade. projektorienterade organisationer) eller i miljöer med hög variabilitet (t.ex. Agil projektledning) kan projektriskhantering ledas av en utsedd person eller grupp och inte enbart vara projektledarens ansvar.
Bedömning av projektriskhantering
Vanligtvis förknippas ordet "risk" med något negativt. Vi läser och hör till exempel om hälsorisker som felaktiga matvanor, ekonomiska risker som dåliga spar- och utgiftsvanor, cybersäkerhetsrisker som att vi inte skyddar våra onlinekonton och enheter, och så vidare.
När det gäller riskbedömning inom projektledning är det dock viktigt att komma ihåg att alla risker inte automatiskt är negativa. Vissa kan vara positiva och hjälpa projekten att uppnå affärsmålen. Det kan till exempel finnas en liten möjlighet att nyckelspecialister som för närvarande är placerade någon annanstans om några månader kommer att vara tillgängliga för att omfördelas till ett projekt. Detta skulle i sin tur sannolikt göra det möjligt att avsluta projektet tidigare än planerat och under budget.
Även om projektledaren (och andra gruppmedlemmar som är involverade i bedömningen av projektets riskhantering) inte kan anta att detta kommer att hända, bör de ändå vara beredda att snabbt ta tillfället i akt om det skulle inträffa.
Typer av riskhantering i projektledning
Det finns flera olika typer (eller nivåer) av riskhantering inom projektledning, och varje typ måste regleras av de processer som beskrivs ovan - annars kan projektets hälsa, eller till och med projektets överlevnad, vara i fara. Dessa typer av risker är bland annat:
Individuella projektrisker
Detta är händelser eller frågor som skulle ha en negativ eller positiv inverkan på projektmålen om de inträffar.
Övergripande projektrisker
Detta är händelser eller frågor som kan ha en negativ eller positiv inverkan på projektet som helhet. Dessa risker uppstår från alla källor till osäkerhet, inklusive enskilda projektrisker.
Risker för variabilitet
Dessa hänför sig till händelser eller frågor där det råder osäkerhet om en nyckelvariabel. Vissa organisationer använder Monte Carlo-analys för att hantera risker för variabilitet.
Risker för tvetydighet
Dessa hänför sig till händelser eller frågor där det råder osäkerhet om framtiden och som kan påverka projektets förmåga att uppnå sina mål.
Risker för projektets återhämtningsförmåga
Dessa avser händelser eller frågor som helt enkelt inte kan fastställas på förhand på ett realistiskt sätt, men som ändå tvingar projektet att göra stora förändringar. Av denna anledning kallas ibland projektresiliensrisker för "okända okända".
Exempel på hantering av projektrisker
Här är några exempel på de typer av projektriskhantering som beskrivs ovan:
Exempel på enskilda projektrisker
Viktiga projektmedarbetare är inte tillgängliga under en viss tidsperiod. Kraven på en specifik programvarufunktion kanske inte är helt definierade.
Exempel på övergripande projektrisker
NPS kan sjunka och ryktet på marknaden kan skadas; projektet kan få en kostnad som är 20% högre än den ursprungliga kostnadsbasen.
Exempel på risker för variabilitet
Produktivitet över eller under målet, väderförhållanden som inte beror på årstiden.
Exempel på risker för oklarheter
Framtida utveckling och ändringar av regelverk. Överdriven systemkomplexitet i ett projekt.
Exempel på risker för projektets återhämtningsförmåga
pandemi, terroristattacker.
En av dessa typer av risker, nämligen riskerna för projektets återhämtningsförmåga, kan inte förutses i förväg. Det är därför inte möjligt att proaktivt hantera och mildra dem. Organisationer bör dock ha strategier, policyer och arbetsflöden som gör det möjligt för dem att ändra sin inriktning i det mycket sällsynta - men ändå möjliga - fallet att en risk för projektets återhämtningsförmåga uppstår. Medan organisationer i alla branscher och sektorer chockades av COVID-19-pandemins hastighet och allvarlighet, klarade sig de som hade kapacitet och system för att anpassa sig generellt sett mycket bättre än de som inte hade det.
Programvara för hantering av projektrisker
Riskbedömning och kontroller är avgörande för att projektet ska lyckas. Det är viktigt för organisationer att använda kraftfulla, men ändå lättanvända programvara för projektriskhantering som:
- Den är molnbaserad och kan nås säkert från vilken enhet som helst, både på och utanför kontoret.
- Centraliserar och organiserar risker och planer för att minska dem direkt i projektvyn.
- Spårar, loggar och hanterar alla typer av risker och problem.
- Använder ett riskregister för att proaktivt utforma en strategi för att minska riskerna.
- Gör det möjligt för interna och externa intressenter (t.ex. kunder, sponsorer osv.) för att samarbeta och dela dokument i särskilda arbetsområden online i stället för via e-post.
Bästa praxis för riskhantering inom projektledning
Grupper och organisationer uppmuntras att anta följande bästa praxis för hantering av projektrisker:
- Börja riskhanteringsprocessen så tidigt som möjligt.
- Skapa en robust, realistisk och överenskommen plan för hur risker ska identifieras och övervakas under hela projektet.
- När du identifierar risker ska du definiera vilken eller vilka teammedlemmar som ska ansvara för att spåra och rapportera om dem.
- Prioritera projektriskerna utifrån sannolikhet och allvarlighetsgrad, men som diskuterats ovan får du inte glömma bort att även inkludera potentiellt positiva risker.
- Håll kommunikationslinjerna öppna! Det är viktigt att alla är på samma sida och fokuserar på samma mål.
- Som nämnts ovan ska du använda beprövad och högt rankad programvara för hantering av projektrisker.
Det sista ordet om projektriskhantering
Även om det finns många vägar till projektframgång är den gemensamma nämnaren för alla projekt som når mållinjen i tid, inom budget och som har uppnått alla affärsmål att de har en stark och effektiv projektriskhantering. Naturligtvis är projektets riskhantering inte den enda faktorn. Men det är säkert en av de viktigaste när det gäller att avgöra om ett projekt kommer att bli en inspirerande framgångshistoria - eller en skrämmande varnande berättelse.
