Den klassiska definitionen av en organisation är "en grupp människor med ett särskilt syfte". Det sätt på vilket denna "folkgrupp" är utformad och sammansatt påverkar dock direkt - ibland på gott och ibland på ont - hur, när och om det "särskilda syftet" uppfylls. För att förstå projektledningsorganisationen måste vi med andra ord förstå och utvärdera dess underliggande struktur.
Projektledningens organisationsstruktur
Nedan följer en översikt över fyra vanliga organisationsstruktur för projektledning typer: funktionell, matris, projektifierad och sammansatt.
Funktionell organisationsstruktur
I en funktionell organisationsstruktur (även kallad konventionell och traditionell organisationsstruktur) ligger beslutsfattandet hos funktionella chefer. Avdelningar, divisioner, team och arbetsgrupper är indelade efter den typ av arbete som utförs (t.ex. ingenjörsarbete, forskning&D, försäljning, professionella tjänster etc.).
Projektledare har inga eller få befogenheter, och därför är projektarbete vanligtvis en deltidsaktivitet snarare än en heltidsaktivitet. En person kan till exempel få i uppdrag att fungera som projektledare för ett visst initiativ och rapportera till en funktionell chef som kontrollerar budgettilldelning, resurstilldelning osv. När projektet är avslutat återgår personen till sin normala (funktionella) roll.
Projektifierad organisationsstruktur
I en organisationsstruktur som bygger på projekt får projektledarna stor makt (och i vissa fall fullständig och total auktoritet) att fatta olika beslut om budgetfördelning, resursfördelning, schemaläggning och så vidare. Eftersom dessa organisationer i grunden är utformade för att driva projekt har projektledarna ingen funktionell roll som de återgår till mellan initiativ. De arbetar från projekt till projekt och kan ofta leda flera mindre projekt samtidigt.
Organisationsstruktur i form av en matris
En matrisorganisation är en blandning av funktionell och projektbaserad struktur. I den här konfigurationen - som är den vanligaste typen av struktur - har både funktionschefer och projektledare en viss grad av makt och självständighet. För de förstnämnda rör sig befogenheterna vertikalt (uppåt och nedåt i organisationsschemat). I det senare fallet rör sig befogenheterna vertikalt (mellan avdelningar och grupper).
Anställda som arbetar i en matrisorganisation kan rapportera till flera chefer. En elektriker som vanligtvis arbetar 40 timmar per vecka kan till exempel få i uppdrag att arbeta 10 timmar per vecka med ett byggprojekt. Under dessa 10 timmar rapporterar hon till projektledaren. De övriga 30 timmarna rapporterar hon till sin funktionschef.
Generellt sett finns det tre undertyper av organisationsstrukturer i form av matriser: starka, svaga och balanserade:
- Stark: Projektledare har större befogenheter än funktionella chefer.
- Svag: Funktionella chefer har större befogenheter än projektledare.
- Balanserad: Både projektledare och funktionella chefer har samma (eller liknande) befogenhetsnivåer.
Även om en balanserad organisationsstruktur i form av en matris kan verka idealisk och demokratisk kan det vara en utmaning att få denna metod att fungera effektivt. Detta beror på att det alltid kommer att uppstå frågor som gynnar en typ av chef framför en annan.
Föreställ dig att projektledaren för byggprojektet vill att elektrikern ska ägna 20 timmar per vecka åt projektet i stället för tio. Även om denna begäran kan vara helt legitim och berättigad - låt oss säga att byggherren har flyttat fram tidsfristen med tre månader och att tidslinjen därför måste påskyndas - kan funktionschefen motsätta sig denna begäran.
För att undvika pågående konflikter på organisationsplan för byggprojekt måste både funktionschefen och projektledaren ha tydliga protokoll och processer för beslutsfattande. I vissa fall kan detta innebära att vissa frågor eskaleras till en chef (eller en ledningsgrupp) för ett slutgiltigt beslut.
Komposit organisationsstruktur
En sammansatt organisationsstruktur kombinerar alla de tre typer som diskuterats ovan: funktionell, projektifierad och hybrid.
Vid en första anblick kan denna typ av konfiguration verka överdrivet - om inte omöjligt - komplex och opraktisk. Denna kombination innebär dock inte att projektledarna har varierande befogenheter i samma projekt (dvs. på måndag har de full makt och på tisdag har de ingen makt). En sådan uppställning skulle verkligen vara kaotisk!
I en sammansatt organisationsstruktur får projektledarna snarare olika nivåer av befogenheter för olika projekt. Till exempel:
- På "Project A" kan de ha full behörighet (vilket är fallet i organisationer som bygger på projekt).
- På "Project B" har de kanske lite befogenheter och fungerar mer som projektsamordnare eller facilitator (vilket är fallet i funktionella organisationer).
- På "Project C" kan de dela befogenheter med en funktionell chef (vilket är fallet i matrisorganisationer).
På grund av den komplexa karaktären hos en sammansatt organisationsstruktur används detta tillvägagångssätt sällan av mindre eller medelstora organisationer. Istället används den av vissa stora företag och myndigheter som fokuserar på flera sektorer inom samma bransch. Google nämns ofta som ett exempel på en sammansatt organisationsstruktur (med en betydande betoning på en matrisorganisationsstruktur).
Projektorganisation och förvaltning
Följande diagram illustrerar den relativa omfattningen av de befogenheter som projektledare har i varje typ av struktur, med ökande befogenheter från vänster till höger:
Källa: PMI: Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)
Ett ord om PMO
Projektledningskontor (PMO) kan finnas i alla typer av organisationsstrukturer. PMO:er har dock mest auktoritet och kontroll i projektorienterade organisationer och minst i funktionella organisationer (där PMO:n vanligtvis spelar en stödjande roll snarare än en kontrollerande eller styrande roll).
Faktorer vid val av organisationsstruktur
Som Project Management Institute (PMI), som är en av världens främsta föreningar för projektledning, framhåller finns det en rad olika faktorer som måste beaktas när man väljer organisationsstruktur. Dessa inkluderar (men är inte begränsade till):
- Utsträckning av anpassningen till de organisatoriska målen
- Specialiseringsmöjligheter
- Delegeringsmöjligheter
- Kontrollområde, effektivitet och ändamålsenlighet
- Tydliga linjer för upptrappning av beslut
- Kommunikation (t.ex. politik, visioner, arbetets status).
- Myndighetens räckvidd
- Uppdrag om ansvarsskyldighet
- Ansvarsfördelning
- Enkelhet och anpassningsbarhet i utformningen
- Effektivitet i utförandet
- Kostnadsöverväganden,
- Fysiska platser (samlokaliserade, regionala och/eller virtuella).
Programvara för projektledning och organisation
Oavsett struktur är en bra programvara för projekthantering nödvändig för att hålla tidsplanen och budgeten för initiativen. Viktiga egenskaper och funktioner är bland annat:
- Molnbaserad åtkomst
- Anpassningsbara arbetsflöden
- Samarbete i sammanhanget
- Automatiserade affärsprocesser
- Synlighet i realtid
- Flexibelt gränssnitt
- Dynamiska rapporter och dashboards
- Integration med andra system och verktyg i miljön (t.ex. CRM, ERP, filarkiv, chatt, uppgiftshantering, presentation osv.).
När du utvärderar olika programvarulösningar för projektledning är det också viktigt att uppmärksamma aspekter som att de är redo för användning, att det är lätt att komma in i systemet och att informationssäkerheten är god (både dataöverföring och data i vila). Det är förstås klokt att fokusera på kundomdömen,analytikeromdömen och utmärkelser.
Den viktigaste frågan om organisationen för projektledning
En projektledningsstruktur är inte statisk och fast. Den är snarare dynamisk och anpassningsbar. Organisationer som kombinerar grundläggande stabilitet med flexibel flexibilitet är vanligtvis de som tar sig upp till toppen av sin marknad, sätter tempot och visar vägen.
