Det är inte överraskande att projektportföljens framgång verkligen ligger i betraktarens öga - intressenten (chefer, kunder, styrelsen osv.). Huruvida dessa intressenter ser dina projekt som framgångsrika kommer sannolikt att baseras på PMO:s förmåga att uppfylla sina åtaganden och på vad du kan mäta. Hur kan du se till att PMO uppfyller sina åtaganden och tillför värde till verksamheten? Den här bloggen innehåller exempel på kriterier för projektframgång med anknytning till projektportföljen för att hjälpa dig att fundera på 1) vilka kriterier du ska överväga, 2) om dina nuvarande processer och teknik uppfyller dessa behov och 3) hur portfölj- och resurshantering kan hjälpa dig.
Låt oss börja.
Investeringsportföljen
Analyserar du regelbundet alla projekt i investeringsportföljen?
Hur kan portfölj- och resursförvaltning hjälpa till? Planering är en pågående och dynamisk process, och din förmåga att förutse förändringar visar hur flexibel du är. Du måste kunna anpassa dig till förändringar och planera kontinuerligt. Med förmågan att modellera scenarier kan du illustrera de tydliga fördelarna och nackdelarna med olika alternativ för dina investeringar. Det gör det lättare att visa och dela med sig av kostnader och nyckeltal för att kunna fatta rätt beslut för verksamheten.
Ekonomisk planering och hantering
Har du tillgång till finansiell information om dessa investeringar och stämmer du av, omfördelar och motiverar du överskridanden regelbundet?
Hur kan portfölj- och resursförvaltning hjälpa till? Om du fortfarande försöker använda kalkylblad för att presentera en sammanhängande investeringsprognos, är det troligt att du håller på att snurra på hjulen. Du måste koppla ihop den operativa och finansiella planeringen och få en snabb och korrekt inblick så att du kan styra bort medel från investeringar med dålig prestanda eller helt enkelt bekräfta att ekonomin är i linje med målet. Detta gör att du kan minska planeringscyklerna och minska komplexiteten. Det befriar dig också från tyranniet med kalkylbladets avdragsrätt.
Resursernas kapacitet och efterfrågan
Vet du vad dina resurser arbetar med och var de spenderar sin tid? Kan du visualisera denna information i realtid?
Hur kan portfölj- och resursförvaltning hjälpa till? Du måste förstå resurskapaciteten i förhållande till efterfrågan. Få rätt personer att göra rätt arbete vid rätt tidpunkt. Utvärdera kort-, medel- och långsiktig resursplanering över rollbaserade, mjuka och hårt bokade resursuppdrag för att få klarhet i både kapacitet och efterfrågan. Företag som är bra på detta kan anpassa sig snabbare till förändringar och ta till sig nya möjligheter snabbare.
Processförbättringar
Kan du övervaka och visualisera processflödet och optimera och korrigera när förändringar sker?
Hur kan portfölj- och resursförvaltning hjälpa till? Portfölj- och resurshantering möjliggör styrning av din projektportfölj. Du måste förfina processerna för att få projektets upprepbarhet och leverans. Du måste analysera genomströmning, volym och cykeltid för att se trender och optimera utvecklingen. När du kan försäkra dig om att det är rätt arbete som man engagerar sig i kan du säkerställa ett effektivt flöde genom hela arbetet.
Övervakning av projektets hälsa
Kan du enkelt se projektens status oavsett var i livscykeln de befinner sig?
Hur kan portfölj- och resursförvaltning hjälpa till? Du måste kunna övervaka projektets hälsa i hela portföljen. Få bukt med portföljens utbredning genom att använda trendmätningar för att snabbt granska och kommunicera projekt- och portföljstatusen. På så sätt kan du identifiera problem och isolera åtgärder innan de blir till hinder.
Mätning av planerat och aktuellt resultat
Tar ni er tid att förstå och dela med er av skillnaden mellan vad som planerades och vad som hände i projektportföljen?
Hur kan portfölj- och resursförvaltning hjälpa till? Du måste kunna dela med dig av, förstå och kommunicera skillnaden mellan planerat och faktiskt utfall. Hitta och åtgärda problemområden i ett projekt eller en portfölj snabbt med hjälp av analyser som gör det lättare att bedöma deras inverkan och agera proaktivt i stället för reaktivt.
Jag hoppas att uppdelningen av kriterierna är till hjälp och att den har fått dig att tänka på vad du bör analysera när det gäller din projektportfölj. Om du vill veta mer kan du läsa The Top 7 Reports for IT PMOs för att upptäcka hur portfölj- och resurshantering kan förbättra framgången för din projektportfölj inom ditt PMO.
