Dina kunder och teammedlemmar är beroende av din projektplaneringskänsla för att kunna tillhandahålla värdefullt arbete - oavsett om det handlar om en välbesökt konferens, en aktuell cybersäkerhetspatch eller ett förmånspaket som lockar till sig topppersonal. Även om planering är viktigt är det viktigaste för kunden att få det utlovade värdet snabbare. Med andra ord förtjänar projektplanering och projektleverans lika mycket uppmärksamhet.
Många faktorer hindrar snabbare leveranser. Enligt resultaten av en global undersökning som 2018 Planview genomförde bland yrkesverksamma 650 kan dessa skäl ofta delas in i tre breda kategorier:
- Kommunikationsrelaterade problem (en ökning av decentraliserade, virtuella team),
- personrelaterade utmaningar (outbildade och obehöriga projektledare), och
- Processrelaterade frågor (ineffektivt samarbete och för många olika verktyg).
The survey underscores the time lost due to collaboration inefficiencies, with almost 25% of respondents estimating that their teams waste more than 20 hours per month in unproductive work, leading to missed project deadlines (54%), decreased project quality (35%), and projects over budget (26%).
Men i en agil projektledningsmiljö där du använder det lämpliga arbetsledningsverktyget kan du leda ditt team i att lösa komplexa problem och utforska ständiga förbättringar så att värdet inte bara levereras när det är förväntat - utan även innan klockan ringer. Den iterativa karaktären hos agila metoder innebär att projektleveransen alltid kan skjutas upp i en högre växel.
Så om du börjar ett projekt eller hoppas på att göra ditt pågående projekt effektivare, får du här sex konkreta tips för att effektivisera projektplaneringen, optimera projektleveransen och överträffa dina konkurrenter.
Steg 1: Definiera en tydlig riktning
Det kan vara svårt att starta ett projekt - det är inte lätt att se till helheten, kartlägga vart du vill åka och bestämma hur du ska ta dig dit. Men det är mycket svårare att påbörja en resa utan en tydlig riktning.
Oavsett vilket projekt du har - skapa en kampanj för ett kommande evenemang, utforma en app som främjar hälsa och välbefinnande eller effektivisera inventeringsrutiner - måste du först bestämma hur framgång ska se ut, oavsett om det handlar om fler deltagare, ökad medvetenhet eller större kostnadsbesparingar. Du bör också tänka igenom eventuella problem i processen, vilka teammedlemmar som kommer att ansvara för vilka resultat och hur processen kommer att spridas till kunderna.
Därefter bör du gå igenom dina mål med intressenterna. Ett mål med denna översyn bör vara att hantera förväntningarna - att inte lova för mycket eller sälja för mycket om projektets slutresultat.
Lyckligtvis blir processen enklare och effektivare ju mer du börjar planera ett projekt. "När du utvecklar vanan att planera minskar vanligtvis smärtan i samband med det", skriver Elizabeth Grace Saunders i en artikel i september 2016 i Harvard Business Review . "Och ju mer positiv förstärkning du får, desto mer ökar det ju mer du gör det. ... Vinsten av att gå igenom den smärta som planering innebär kan vara enorm i form av ökad produktivitet, minskad stress och framför allt medveten anpassning till det som är viktigast."
Vid nästa kickoff-möte kan du börja med en projektplaneringsduk - ett visualiseringsverktyg som kan hjälpa dig och dina lagkamrater att få en tydligare bild av projektets omfattning, mål och resultat. (Ladda ner Planviews e-bok, "Get Work Done Faster: 6 Steps to Accelerate Project Planning and Delivery," för en mall.)
Steg 2: Planera - men förbli flexibel
Vi vet alla att de bästa planerna lätt kan gå i stöpet. Projektplanering i en agil miljö innebär inte att man strikt följer en plan på bekostnad av de övergripande målen. I stället är den anpassningsbar och reagerar på oundvikliga förändringar, t.ex. en förändring av omfattningen, en ändring av tidsplanen eller en förändring av marknadsförhållandena.
“Under the changing conditions of a nascent or recently disrupted industry, a rigid plan can become a straitjacket for the flexibility and adaptation which is required to succeed,” write Martin Reeves and Rodolphe Charme di Carlo in a 2017 article for the Harvard Business Review. “To take a historical example, centrally planned economies in the Eastern Bloc left no space for adaptation to even the simplest types of change, like variation in demand. This inevitably created shortages and over-supply of goods.”
Agiles iterativa process gör att du regelbundet kan justera din långsiktiga plan samtidigt som du håller dig till detaljerade planer som faller inom en kortare tidsram. Det gör också att frågan är aktuell: På lång sikt, vilken väg skulle göra det möjligt för dig att nå dina mål på bästa sätt?
Steg 3: Prioritera arbetet
Har du svårt att avgöra vilket arbete som behöver omedelbar uppmärksamhet och vilket arbete som kan vänta? Att rangordna ett projekts prioriteringar kan överväldiga även den mest erfarna projektledaren. Den goda nyheten är att om du blir skicklig i denna viktiga beslutsförmåga kan du snabbare leverera värde till kunder och intressenter. Här är några sätt att lösa prioriteringspusslet:
- Dela upp uppgifterna i enskilda steg och sätt sedan upp tidsfrister för konkreta resultat. Genom att metodiskt ta fram dessa steg kan ditt team få fart på arbetet.
- Utnyttja dina lagkamraters specifika förmågor för att fatta vissa beslut. Är du till exempel oklar om vilka godkännanden som krävs för ett värdeanalysprojekt? Är du osäker på vilka försäljningschefer som ska intervjuas för att skapa en säljplan? Lyssna på medlemmarna i ditt tvärvetenskapliga team - de är experter på sina respektive områden.
- Motverka falsk brådska. Du kan behöva ha klargörande samtal med intressenter som har sina egna idéer om hur projektet ska genomföras - och i vilken ordning uppgifterna ska utföras. En prioriterad diskussion med dessa intressenter kan få dem att känna sig mer kontrollerade och mindre benägna att spåra ur på vägen mot ditt mål.
- Gör beslutsfattandet enklare genom att använda ett tidsstyrningsschema med fyra kvadranter som understryker brådskande och viktiga uppgifter. (Ladda ner Planviews e-bok, "Get Work Done Faster: 6 Steps to Accelerate Project Planning and Delivery," för ett exempel på ett rutnät.)
Steg 4: Gör arbetet synligt
Vem gör vad, vad är läget, när är det klart? Hantera teamets arbetsbelastning genom att skapa en visuell inventering av alla uppgifter och vem som ansvarar för att slutföra dem. Denna metodiska katalogisering kan hjälpa dig att lättare se hinder, t.ex. knappa resurser, som du kan lösa genom att omfördela uppgifter eller kanske begränsa projektets omfattning.
Verktyg för agil projektledning, t.ex. digitala eller fysiska Kanban-tavlor, kan göra arbetsprocesserna lätt synliga för alla medlemmar i teamet. Kanban-tavlor visar vilka uppgifter som fortfarande finns kvar i backloggen, vilka som är under bearbetning och vilka som har flyttats till den "avslutade" högen.
(Ladda ner Planviews e-bok, "Get Work Done Faster: 6 Steps to Accelerate Project Planning and Delivery," för en gruppövning som hjälper er att visualisera ert arbete och arbetsflöde.)
Steg 5: Hantera teamets arbetsbelastning
Din roll som projektledare är att fördela projektets arbetsbörda och resurser på lämpligt sätt. Genom att samla denna information i en enkel, centraliserad plattform kan du mäta engagemanget och kapaciteten hos alla i teamet - inte bara i ditt projekt utan i alla initiativ.
Dessa online-verktyg för arbetsledning omfattar instrumentpaneler, Kanban-tavlor och Gantt-diagram, som illustrerar ett projekts tidsplan. De här verktygen sparar inte bara tid och ger upphov till effektivare samarbete, utan deras visualiseringsfunktioner sätter dina mål i centrum. De gör det också mycket lättare att se var flaskhalsar uppstår och vilka lagkamrater som kan ta hand om några extra uppgifter. Denna gemensamma bild av viktiga leveranser, tidslinjer och framsteg hjälper dig att fatta arbetsbelastningsrelaterade beslut snabbare och mer objektivt.
(Vill du lära dig mer om fördelarna med Kanban-brädor? Ladda ner Planviews "4 Benefits of Using Kanban for Milestone-Driven Work".)
Steg 6: Övervaka framsteg i realtid
Agil projektledning hjälper teamet att vara lyhörda genom att uppmuntra till ständig övervakning av projektets utveckling. Regelbunden uppföljning med hjälp av instrumentpaneler i realtid, automatiserade rapporter, Kanban-planer och andra verktyg för agil projekthantering gör det möjligt för alla teammedlemmar att se statusuppdateringar på några sekunder, vilket gör dem medvetna om var de bör fokusera sin uppmärksamhet eller byta till andra prioriteringar.
Kontinuerlig övervakning av ett projekts framsteg underlättas av utvecklingen av Key Performance Indicators (KPI:er) som "hjälper projektledaren att omvandla omfattningen till mätbara mål", enligt Kristine A. Hayes Munson i en artikel för Project Management Institute. Alla i teamet bör kunna formulera projektets KPI:er på ett tydligt och kortfattat sätt så att alla intressenter kan känna sig medvetna om och ha kontroll över projektet.
Förmågan att formulera mål och se hur snabbt projekten slutförs kan inte bara visa hur väl ditt team klarar av att nå alla milstolpar, utan också visa på hinder innan de blir för stora att navigera.
Letar du efter mer vägledning för att förbättra projektplanering och -leverans? Ladda ner e-boken för att få praktisk information om vart och ett av de sex stegen i det här blogginlägget, samt användbara tips och utskrivbara versioner av verktygen som kan delas och skrivas ut.
