Projektledare står inför några episka konflikter i företagslandskapet. Att hindra linjecheferna från att rekrytera (eller lika ofta rekrytera om) viktig projektpersonal kan till exempel innebära taktiska genialiteter som skulle ha imponerat på Napoleon. Och att berätta för vissa kunder att deras "enkla" ändringsbegäran inte omfattas kan innebära en rad samtal som får spända geopolitiska toppmöten att framstå som födelsedagsfester.
Det finns dock en bestående skärmytsling som gör att även de mest erfarna och härdade projektledarna måste förbereda sig på att drabbas. Nej, vi talar inte om kalkylblad; även om de verkligen är kvalificerade. Vi talar om PowerPoint.
Det finns fyra strider som projektledare måste utkämpa och vinna varje gång PowerPoint ingår i verktygslådan för projektledningskommunikation:
Kampen för standardisering
I företagsmiljöer där hundratals eller tusentals projekt pågår samtidigt är det praktiskt taget omöjligt att fastställa PowerPoint-standarder, och än mindre att upprätthålla dem.
Detta leder till att olika projektledare (och andra anställda) använder sig av olika varumärkeselement och företagsstylarguider. Det är också vanligt att vissa personer använder mallar som är föråldrade och har utgått för flera år sedan.
Kampen för centralisering
För att undvika den ovan nämnda kampen om standardisering försöker vissa företag centralisera sina senaste (och bästa) PowerPoint-mallar i ett enda arkiv, t.ex. i en mapp på en delad server. Det är den goda nyheten.
Den dåliga nyheten är dock att alla inte har tillgång till arkivet, eller att tillgången till arkivet är alltför begränsad. Som ett resultat av detta skapar individer och grupper sina egna ad hoc-lösningar för lagring av mallar, vilket innebär att de inte längre är centraliserade. Ser du? Vi varnade dig för att dessa strider var tuffa!
Kampen om effektivitet
När det gäller statusrapportering eller någon annan viktig projektledningsfunktion är felaktiga PowerPoint-bilder inte bara problematiska: de kan vara förödande!
Detta är dock den onödiga risk som projektledare utsätts för när de måste slösa timmar och timmar av tid (som de inte har) på att samla in data från olika källor. I stället för att få en medalj eller åtminstone en klapp på axeln "belönas" projektledarna för sina ansträngningar att samla in data genom att de måste tillbringa ännu mer tid med att manuellt kopiera och klistra in information i en presentation. Vi vet alla att "den som får mer får mer förväntas", men detta är löjligt!
Kampen för konsekvens
I Krigskonsten sägs att ett slag är vunnet eller förlorat innan det har utkämpats. Tyvärr har projektledare i årtionden varit de som förlorat på denna prognos när de försökt få till stånd en enhetlighet mellan sin projektledningsprogramvara och PowerPoint. Saker och ting ser inte ut som de ska, punktlistorna har en egen olydig vilja, och vi ska inte ens ta upp tabeller eftersom ingen vill se en vuxen projektledare börja gråta.
Uppnå en varaktig fred
Men efter årtionden av kamp och stridigheter kan projektledare ÄNTLIGEN uppnå en varaktig fred med PowerPoint. Inte genom att eliminera det från verktygslådan för kommunikation inom projektledning, utan genom att kalla in kavalleriet som kallas Planview AdaptiveWorks Slide Publisher.
Clarizen Slide Publisher är en kraftfull, men ändå lättanvänd guide-app som finns i PowerPoint och gör det möjligt för projektledare - och alla andra behöriga användare som t.ex. kundansvariga och framgångsteam - att:
- Vinn striden om standardisering genom att automatiskt skapa enhetliga presentationer för projekt, delprojekt, program och portföljer som kombinerar företagets varumärke med data från Planview AdaptiveWork.
- Vinn kampen om centralisering genom att skapa ett organiserat och sökbart mallbibliotek på en enda molnbaserad plattform som auktoriserade användare kan komma åt från vilken enhet som helst och när som helst.
- Vinn slaget om effektivitet genom att infoga platshållande taggar i en fördesignad PowerPoint-presentation, som sedan omedelbart ersätts med realtidsdata från Planview AdaptiveWork efter varje uppdatering.
- Vinn slaget om konsekvens genom att kombinera standard Planview AdaptiveWork-data med specialutformade visuella bilder i rik text, t.ex. teckensnitt, punktlistor, numrerade listor, tabeller och hyperlänkar, tillsammans med bilder av projektdata, t.ex. risker, milstolpar, förfrågningar och mycket mer.
Se Slide Publisher i praktiken
Vinn slaget nu!
Om du redan är kund hos Planview AdaptiveWork kan du förvandla PowerPoint från en fiende till en allierad genom att ladda ner Slide Publisher från Planview AdaptiveWork App Marketplace. Det är gratis.
Om du överväger att använda Planview AdaptiveWork, så är följande viktigt starta din fullfjädrade 30-dagars testversion idag, eller . boka en guidad live-demonstration.
