För nästan alla team som strävar efter att arbeta smartare och öka produktiviteten är tekniken en del av lösningen - och problemet. Forskning har visat att projektledare inser behovet av ny teknik för att stödja effektiva arbetssätt. Men i verkligheten är det fortfarande bara hälften som har tagit till sig nya verktyg för att öka produktiviteten och spara tid.
I takt med att fler börjar inse att traditionella verktyg som e-post och kalkylblad inte längre är lämpliga för ändamålet, blir behovet av en strategi för hur tekniken ska användas i teamet allt tydligare. Här är tre taktiker för att göra tekniken till en del av lösningen för ditt team:
[Organisation] Skapa ett virtuellt kontor
[Metoder] Använd färre, bättre verktyg
[Kommunikation] Bort från e-post
Precis som dina medarbetare vet var ditt kontor ligger med alla tillhörande tillgångar är det numera lika viktigt att veta var ditt virtuella kontor finns. Varje nytt projekt börjar med att definiera en gemensam onlineplattform. Ett enda centraliserat, molnbaserat nav för teamets arbete är lika viktigt som att ha tillgång till ett skrivbord, mötesrum eller en kaffemaskin. Alla medlemmar ska kunna logga in och få en överblick över projektet, oavsett var de befinner sig. Det ska vara lätt att få tillgång till information, uppdateringar om leveranser, tidsfrister och ansvarsområden.
The Bring Your Own trend has the potential to both inject productivity in your project, but also create more confusion. Which channels should we use for communication? Where to store all important documents? How do we secure that everyone has access to the latest version of the plan? By using a single piece of software, rather than multiple tools to manage your projects, you don’t risk loosing pace while trying to determine your protocol. Having one or just a few means there’s less for you and your team to manage, which streamlines processes and helps you all get more things done. Also, the most capable platforms are able to integrate with external apps. It enables a high level of flexibility and customization for the individual team members while securing a centralized and efficient approach.
E-post är på väg att äta upp världen. E-post har varit ett kommunikationsmedel från de första dagarna av kommunikation från dator till dator, men e-post har inte utvecklats lika tydligt som många andra aspekter i den digitala tidsåldern. Men när man för inte så länge sedan kunde förvänta sig att man enkelt kunde bläddra igenom inkorgen ett par gånger om dagen, har det blivit en riktig plåga att hantera e-post. E-post är helt statisk, lätt att ignorera och erbjuder ingen insyn. "Svara alla" är inte detsamma som samarbete, och det finns få saker som är lättare att ignorera än e-poststrängar med flera inblandade parter. Genom att dela all teamkommunikation i ett samarbetsverktyg minskar behovet av onödiga e-postmeddelanden avsevärt. Kommunikationen blir transparent, ökar engagemanget bland lagmedlemmarna och stärker lagandan. Det gör det också lättare att hitta tidigare diskussioner, eftersom de sparas i rätt sammanhang och inte bara lagras i någons inkorg.
Vill du veta mer om hur du kan använda teknik för att stärka ditt team och få saker gjorda? Vår nya kostnadsfria e-bok Project Manager's Guide to Getting things Done samlar topptips från våra projektledningsexperter för att hjälpa dig att nå dina mål.
Du kan också registrera dig gratis på här för att få igång ditt projekt på fem minuter och prova smart projektsamarbete.
