Projektets framgång börjar på gruppnivå. Lika viktigt som arbetsplatsteknik och rikligt med resurser är det att bygga upp bra team för projektledning, vilket gör det möjligt för cheferna att sätta ihop team som samarbetar för att övervinna hinder och arbeta effektivt för att hålla tidsfristerna. Men vad är det som gör att ett team är bäst och hur bygger du upp det perfekta teamet som kan guida dig genom alla skeden av ditt projekt?
Varför teambuilding är viktigt
Som projektledare är det ditt ansvar att se till att alla arbetar för att nå projektets mål. Grupper som inte kan arbeta sammanhållet kämpar för att göra detta, antingen på grund av dissonans mellan medlemmarna eller på grund av bristande ledning. Detta leder till att arbetsuppgifter inte blir färdiga i tid, att kvaliteten på arbetet börjar sjunka och att kommunikationen mellan ledning och gruppmedlemmar ofta bryts samman. Även rikliga resurser och den senaste tekniken för projektledning räcker knappast för att rädda ett projekt som misslyckas på grund av dålig teamutveckling.
Det betyder naturligtvis inte att alla lag är utan utmaningar. Vanliga hinder som hindrar teamutveckling är bland annat:
- Olika intressen, prioriteringar och professionella mål mellan gruppmedlemmarna.
- Konflikter som uppstår på grund av tvetydiga roller och ansvarsområden i teamet.
- Oklara projektmål
- Medlemmar i teamet konkurrerar om ledarpositioner i stället för att arbeta tillsammans.
Som du kan föreställa dig kan dessa hinder orsaka många långsiktiga problem som minskar teamets effektivitet och försämrar arbetets kvalitet. Därför är det viktigt för projektledare att skapa ett bra team som arbetar bra tillsammans och kompletterar varandra.
Först och främst: Lär känna ditt team
Innan du kan sätta ihop ett högpresterande team måste du först lära känna dina medarbetare. När du förstår vad som motiverar dem och får en bättre uppfattning om deras styrkor och svagheter kan du minska mikromanagement och delegera uppgifter mer effektivt.
Detta gör det lättare för dig att gå till roten med eventuella problem som uppstår och effektivt ta bort eventuella problem innan de orsakar större projektbakslag.
Ett sätt att uppnå detta är att anordnar informella evenemang, antingen personliga sammankomster eller virtuella möten för distansarbetare, där teammedlemmarna kan lära känna varandra i en avslappnad miljö. Det hjälper dig inte bara att få en bättre känsla för teammedlemmarnas personligheter och hjälpa dig att bli en mer autentisk och empatisk chef, det stärker också banden mellan teammedlemmarna.
Spela en aktiv roll i lagledningen
Så hur bygger man ett stjärnteam som kan övervinna hinder och nå sina mål?
Det börjar med dig som projektledare. Du måste anta ett välgrundat beslutsfattande som löser problem genom att titta på det sammanhang där de existerar. Med andra ord vet en bra projektledare att det inte finns någon universallösning för projektledning. Istället tar de noggrant hänsyn till externa faktorer som kan påverka olika uppgifter eller projektets framskridande.
Det här tillvägagångssättet bidrar inte bara till att hålla projekten i gång, utan etablerar också chefen som en kapabel ledare och auktoritetens röst, vilket kan göra det möjligt för teammedlemmarna att arbeta med större självförtroende.
Att spela en aktiv roll innebär dock inte att du måste sköta dina anställda i detalj. Hela syftet med teambuilding inom projektledning är att ge teammedlemmarna befogenheter och göra det möjligt för dem att arbeta självständigt när det behövs. När du aktivt leder dina team bör du fokusera på följande tre saker:
- Maximera inkluderingen. Skapa ett transparent arbetsflöde som håller alla i kontakt med varandra under hela projektets gång. Inte bara du och teammedlemmarna, utan även intressenterna. Gör detta genom att upprätthålla en öppen kommunikationskanal och vid behov tillhandahålla viktiga uppgifter om projekt och enskilda uppgifter.
- Att nå resultat. Lägg inte så mycket tid på att fokusera på tidsfrister att du och ditt team glömmer bort projektets omfattning. Det är viktigt att hålla tidsfrister, men det är också viktigt att uppfylla kundernas och/eller intressenternas mål. Låt dina team fokusera på att leverera dessa resultat, och sedan prioritera tidsfrister. Att hålla tidsfristerna betyder ju ingenting om dina uppgifter inte uppnådde det som de var avsedda att göra.
- Stärka dina team. Återigen vill du uppmuntra lagmedlemmarna att bli självgående. Överväg att inkludera dem i projektplaneringsfaserna så att de får en bättre uppfattning om projektets mål och avsedda resultat. Ge gruppmedlemmarna visst ansvar så att de kan fatta välgrundade beslut inom sina expertområden. På så sätt behöver du inte ägna lika mycket tid åt mikrostyrning.
Dina team behöver veta vad som förväntas av dem
Ibland uppstår onödig friktion i projekten även om resurserna och uppgifterna hanteras på ett lämpligt sätt. Ofta har detta mindre att göra med hur projektet hanteras och handlar mer om ledarens ledarskapsförmåga.
Lika viktigt som att hålla tidsfrister och spåra resurser är projektledarskap en viktig ingrediens för att bygga ett högpresterande team. Utan den blir de flesta projekt kaos, eftersom gruppmedlemmarna inte har någon aning om vad som förväntas av dem.
En chef med goda färdigheter i projektledarskap ger energi och befogenheter åt sina medarbetare genom att göra följande:
- Att skapa ansvarsskyldighet. Varje gruppmedlem bör veta vilka uppgifter han eller hon ansvarar för att utföra.
- Ge tydliga roller. Varje anställd måste veta vilken roll han eller hon har i teamet. Det ska vara helt klart och tydligt vilka de yngre medlemmarna, gruppledarna och cheferna är.
Genom att utföra dessa åtgärder kan du undanröja alla oklarheter om dina teammedlemmars ansvar och uppgifter. Och när dina anställda vet vad som förväntas av dem blir de bättre rustade att fatta välgrundade beslut på egen hand, i stället för att frysa uppgifter tills de får instruktioner från dig.
En praktisk metod för effektiv teambuilding
För att sammanfatta: bra teambuilding uppnås av chefer som gör det extra steget för att hjälpa sitt team att lyckas. I stället för att bara delegera och övervaka uppgifter arbetar projektledaren för att bygga upp självförtroende, beslutsförmåga och handlingskraft hos sitt team. Här är några sätt som du kan använda principerna för teambuilding inom projektledning för dina anställda:
- Uppmuntra dina medarbetare att fatta viktiga beslut, men lär dem först hur viktigt det är att utvärdera flera alternativ innan de genomför sitt beslut. På så sätt kan de göra val utan att påverkas av känslor eller oinformerade perspektiv.
- Träna ditt lag. Ge feedback i slutet av milstolparna och ge dem alternativ när de gör ett misstag.
- Vinn dina gruppmedlemmars förtroende genom att förhandla för deras räkning med intressenterna när något går fel.
- Gör ditt team mer delaktigt i projektet, från att bidra i de inledande planeringsfaserna till att ge råd och vägledning när projektet väl har inletts.
För att skapa ett effektivt team krävs kommunikation och input från alla inblandade parter. Även om detta kan låta utmanande för grupper som arbetar på distans gör samarbetsverktyg det enkelt att kommunicera och arbeta tillsammans online. På så sätt känner alla inblandade till sina mål och ansvarsområden.
