Intervju med Maureen Carlson, studieledare
Frågor som Jason ställer till Maureen:
- Jason:Vad lärde du dig om egenskaperna och sammansättningen hos de team som måste samarbeta för att få saker gjorda på sina företag?
Maureen: It’s interesting, more than 60% of people are leading or participating in teams of 6 to more than 15 people, and another 12% collaborate with up to 20 people on projects. These people are not necessarily project management certified, in fact, more than 70% are not certified and more than a quarter don’t have the official title of “project manager”; but are managing or participating in projects every day to produce work. We’ve casually labeled the individuals as the “accidental” project managers which I think can relate to.
De flesta av dessa samarbetspartners är också virtuella eller utvidgade team. Undersökningen visade att 70 % av projektsamarbetet sker både med interna och externa (entreprenörer, konsulter, byråer och kunder) utanför brandväggen eller utanför företaget. Dessa team arbetar tvärfunktionellt (38 %) och mer än en tredjedel är geografiskt spridda. Detta är ett bevis på att moderna team verkligen är distribuerade till sin natur och att de står på gränsen till att behöva ett verktyg som stöder en dynamisk miljö med högt tempo.
- Vad ser de som de största hindren för projektsamarbete och vilken inverkan har dessa utmaningar på dem och deras verksamhet?
Just nu är det inte lätt att samarbeta. Det är ofta oorganiserat, vilket leder till missade deadlines och produktivitetsvinster. Faktum är att 42% säger att det största hindret för samarbete är att förlita sig på e-post, följt av att göra projektinformation lättillgänglig för alla medlemmar (40%) och att förstå vem som är tillgänglig och vem som är överbelastad (39%).
Dagens moderna projekt förlitar sig i hög grad på e-post för att dela dokument och för att förstå projektstatus. Faktum är att 73% av deltagarna sa att e-post är deras främsta samarbetsverktyg, följt av kalkylblad (62%) och telefon (53%). Dessa metoder är föråldrade för den aktuella uppgiften. De erbjuder inte något sätt att svara på deras viktigaste behov, som omfattar: De har inte möjlighet att svara på deras behov: Aktiv och fortlöpande kommunikation för att hålla alla på samma sida, se framstegen och statusen på arbetet, dela dokument effektivt, arbeta med externa deltagare, se vem som är tillgänglig för nästa projekt.
Detta leder till att verksamheten drabbas av ineffektivitet och produktivitetsbrist. De amerikanska respondenterna sa att de förlorar 7 timmar per vecka på grund av hinder för projektsamarbete. Det går snabbt uppåt, räkna på det och det är 350 timmar per år eller två hela månader! Dessutom riskerar de att inte uppfylla affärsmål och tidsramar (34%) som kan ha en bredare inverkan på verksamheten.
- Du sa att de förlitar sig på e-post som det viktigaste verktyget, men vad tycker de är viktigast för att samarbeta i en modern arbetsmiljö?
Forskningen visar att projektgrupper som behöver samarbeta försöker sig på en mängd olika verktyg (t.ex. Google Drive, molndiskar etc.), men de flesta rapporterade lösningarna är disparata och partiella. Projektmedarbetare uppgav att det viktigaste för samarbete (lika mycket som omkring 44%) är dokumentdelning (versionskontroll och iteration), projektplanering och schemaläggning (Gantt kartläggning), visualisering av arbetsbelastning, en allt-i-ett-lösning för samarbete (inte separata verktyg) och en instrumentpanel för att spåra flera projekt.
Resultaten visar att var och en av dessa uppgifter eller funktioner i sig är intressanta, men att det är en universal lösning att införliva funktionerna i en allt-i-ett-lösning som är lösningen. Samarbetarna förlitar sig för närvarande på i genomsnitt 4.5 verktyg i dag, vilket kan hämma potentiella effektivitetsvinster.
Jason: Tack Maureen. Det låter som om det viktigaste är att dagens team använder fel verktyg för samarbete. Det hindrar teamets effektivitet, skapar frustration och leder till dubbelarbete. Det är dags för projektmedarbetare och oavsiktliga projektledare att hitta harmoni på en plats där alla kan samarbeta, slutföra och spåra uppgifter och visualisera arbetet. Den platsen är Projectplace.
All statistik bygger på en oberoende nordamerikansk undersökning av 200 samarbetspartners i affärsprojekt som utfördes av Appleseed Partners på uppdrag av Planview.
