Varje uppgift, milstolpe och projekt i Planview AdaptiveWork har två ovärderliga parametrar som vanligtvis inte används till sin fulla potential - dessa är "förväntat framsteg" och "% färdig". Följande artikel visar hur noggrann observation av dessa två parametrar, och förhållandet mellan dem, ger användbar intelligens och insikt i alla projekt.
Parametern "förväntad utveckling" är en systemberäkning av den förväntade linjära utvecklingen av ett arbetsobjekt över tiden. Om en uppgift till exempel varar 10 dagar, beräknar systemet den förväntade utvecklingen 40 % efter 4 dagar. Den förväntade utvecklingen för ett överordnat arbetsmoment är en vägd sammanvägning av dess undermomenters förväntade utveckling. Planview AdaptiveWork räknar om den förväntade utvecklingen varje gång en ändring görs i WBS (arbetsfördelningsstrukturen). Även om man kan hävda att utvecklingen i verkligheten sällan är linjär, ser vi att den förväntade utvecklingen är en tillräckligt bra approximation för praktiska ändamål.
Parametern "% färdigställd" är en användarrapport om hur långt man kommit fram till dags dato. Denna parameter är till sin natur subjektiv och kan vara partisk. Den procentuella andelen färdigställd för ett överordnat arbetsmoment är en systemberäknad vägd sammanvägning av dess undermomenters procentuella andel färdigställd. Med tanke på dess tvetydiga karaktär kan den fullständiga procentandelen aldrig vara exakt. Vi kan bara veta hur mycket tid/ansträngning som krävdes för att slutföra en uppgift och hur snabbt vi gjorde framsteg i efterhand. Det är dock viktigt att % komplett rapporteras i hela organisationen. I praktiken räcker det med att rapportera framsteg i 25%-30% approximationer för längre uppgifter. För kortare uppgifter (t.ex. 1-2 dagar) bör lagen inte bry sig om att uppdatera partiella framsteg - det räcker med att rapportera efter slutförandet.
Planview AdaptiveWork ger en trafikljusstatus för ett arbetsmoment baserat på förhållandet mellan % färdig och förväntad utveckling. Så länge som % färdigställd ligger inom 10% av den förväntade utvecklingen är trafikljuset grönt. En skillnad på över 10% kommer att visa en orange lampa, och när förfallodagen överskrids blir lampan röd. En sund WBS för ett projekt kommer att ha ett sortiment av gröna och orange statusar, med enstaka röda statusar.
Jag övervakar Planview AdaptiveWorks statusindikationer som en del av min dagliga rutin. Jag går igenom trafikljusen på milstolpsnivå och använder de röda och orangea indikatorerna för att gå ner och identifiera grundorsaker till förseningar och flaskhalsar. Detta är en effektiv metod, men man måste vara medveten om att en ögonblicksbild av de nuvarande indikatorerna bara ger en del av bilden och kan vara missvisande. Historien blir riktigt intressant när vi observerar hur förväntade framsteg och % komplett utvecklas över tiden.
En viss milstolpsindikator kan till exempel visa grönt vid en viss tidpunkt, men det betyder inte att vi är på rätt väg. Kanske är utvecklingen på väg att sakta ner och bli orange? Eller kanske är det grönt eftersom vi justerade förfallodagarna och flyttade fram dem när vi förstod att de ursprungliga målen inte kunde uppfyllas? Detta kan resultera i en krypande projektförsening som kamoufleras av den gröna indikatorn. Det räcker inte att veta hur långt mitt projekt har kommit hittills. En erfaren chef skulle också granska projektets hastighet och acceleration.
För att göra detta använde jag Planview AdaptiveWorks dataobjekt och affärsregler för att ta dagliga ögonblicksbilder av mitt programs förväntade framsteg och parametrar för % slutfört. Varje kväll registrerade jag dessa parametrar för varje projekt och milstolpe i mitt program. Jag använde rapportdiagram för att visa % färdigställd kontra förväntad på en tidslinje. Nedan följer exempel på sådana diagram från tre olika projekt.
Exempel A - Det friska "At Risk"-projektet:
En gradvis och konsekvent utveckling både när det gäller förväntade framsteg och procentuell färdigställandegrad. Eftersom skillnaden mellan de två parametrarna varierade runt 15 - 22% var projektets statusindikering "At Risk" under större delen av tiden. Men trenden visade att utvecklingen var konsekvent och under kontroll. Här är vad projektets trafikljusindikator visade:
Exempel B - Det tighta "On Track"-projektet:
Observera att i detta projekt sammanfaller det förväntade framskridandet och % färdigställd nästan, och statusindikatorn var därför konstant grön. Men en närmare granskning av den förväntade utvecklingen visar två alarmerande kurvor.
I juli 23 och i juli 30 minskade de förväntade framstegen. Detta beror på två högprioriterade ändringsförfrågningar i sista minuten som lades till i omfattningen bara en månad innan projektet skulle tas i drift:
En annan sak som är värd att notera är hur siffrorna för % färdigställda ökar i fasta veckointervaller:
En gång i veckan skulle organisationens chefer gå igenom Planview AdaptiveWorks instrumentpaneler. På morgonen den dagen såg projektgrupperna till att Planview AdaptiveWork var uppdaterat. Detta illustrerar en av de grundläggande förutsättningarna för en framgångsrik samarbetsbaserad arbetsledning på - ledningens intresse och deltagande är en förutsättning för ett omfattande införande.
Exempel C - Det alltför ambitiösa projektet
I det här projektet tog vi på oss en omfattning och en tidsplan som uppenbarligen låg utanför teamets nuvarande förmåga.
Efter två tredjedelar av projektets gång var % färdigställd 32 % lägre än förväntat, och skillnaden blev större för varje dag som gick. Den 4 augusti började teamet att skjuta upp några orealistiska tidsfrister, vilket minskade de förväntade framstegen (I). Med tiden fortsatte andelen färdigställda projekt att ligga på 60 % och gruppen gjorde ytterligare två korrigeringar av förväntningarna (II & III). Den 3 augusti 24 insåg teamet äntligen verkligheten och sköt upp betydande leveranser till fas 2 (IV).
Som du kan se kan förväntat framsteg och % slutfört berätta mycket intressanta historier. I en miljö med gemensam arbetsledning, där flera deltagare bidrar till att bygga upp WBS och rapportera framsteg, blir parametrarna mycket tillförlitliga. Det är en bra vana att följa deras trender.
