Dagens organisationer utmanas att driva innovation och omvandling som aldrig förr. Kloka PMO:er och IT-organisationer inser att de måste gå längre än att bara slutföra projekt i tid och inom budget. De måste skapa och driva dessa initiativ för innovation och digital omvandling - eller åtminstone leverera dem - i linje med affärsmålen.
Yet, according to a 2017 Planview survey of more than 220 professionals involved in project and portfolio management functions (including project managers, program managers, the PMO, IT management, and the CIO):
- 73% av organisationer rapporterar att de inte har tillräckligt med resurser för att möta inkommande efterfrågan;
- 55% av organisationerna uppger att deras projekt och resurser inte är väl anpassade till affärsmålen;
- Mindre än 30% av PMO:erna anser att deras primära mål är att skapa affärsnytta, och
- 49% har sett ett projekt misslyckas under de senaste 12 månaderna.
Dessa utmaningar - och åtta trender som förvärrar dem - är anledningen till att organisationer i allt större utsträckning vänder sig till programvara för portfölj- och resurshantering, som gör det möjligt för företag att:
Optimera resursutnyttjandet genom kapacitetsplanering: När förändringarna kommer är nyckeln till att förverkliga strategin att kunna fokusera rätt resurser på de högsta prioriteringarna. Planviews 2016 State of Resource Management and Capacity Planning Benchmark Study fann att företag med högre mognad i fråga om planering av resurskapacitet har bättre möjligheter att hantera delade resurser, öka resursutnyttjandet och förbättra prioriteringen.
Leverera affärsnytta: Portfolio and Resource Management gör det möjligt för organisationer att förstå "varför" bakom projektförfrågningar, spåra KPI:er och se till att resurserna fokuseras på att leverera det som är viktigast.
Här är fyra exempel på hur organisationer övervinner sina specifika utmaningar inom portfölj- och resurshantering och uppnår affärsresultat.
Global återförsäljare sparar $4.6 Miljoner genom att optimera projekt och resurser
Med 17,000 distributionsställen och en närvaro i 40 länder gjorde denna klädåterförsäljare det till en strategisk och operativ prioritet att modernisera sin IT-projekt- och resurshantering för att möjliggöra fortsatt tillväxt. Fem utmaningar som måste lösas identifierades:
- Minimal Project Tracking and Governance: IT had
multiple project lists maintained separately by the varying business units with no governance in how to select or create projects. There was no tracking of project costs or resource requirements. - Projektprioritering: Cheferna hade inget sätt att identifiera vilka projekt som var mest värdefulla.
- Kapital Arbetskraft Spårning: IT-arbetskraft kostnadsfördes för programvaruprojekt som skrevs av under flera år. Projektkostnaderna stämde inte överens, och revisorerna var oroade över felaktiga årliga utgifter.
- Jämför tid mellan arbetsgrupper: Varje arbetsgrupp hade en annan uppsättning "verksamhet för att driva verksamheten", vilket skapade mer än 100 olika typer av aktiviteter. Det fanns inget sätt att avgöra hur IT-personal faktiskt använde sin tid.
- Framtida krav: Flera grupper var inblandade i nästan varje projekt med minimal samordning mellan projekten. Det var omöjligt att förutse resurskapaciteten, vilket ledde till ständiga oförutsedda problem med resurskonflikter.
The company is addressing these challenges and supporting business growth with their Planview solution. They have improved prioritization of work and resources with a six-to-12-month view of resource planning activities. They have also advanced lifecycle and project management processes for improved project delivery. By aligning resources to highest value projects, the organization has seen more than $2 million in capital savings and $2.6 million in expense savings.
"Vi har äntligen fått kontroll över vår resurskapacitet och efterfrågan", säger PMO-chefen. "Vi kan nu med säkerhet säga vad våra resurser arbetar med och när vi måste börja komplettera med ytterligare resurser för att hålla projekten i tid. Under de kommande 6-12 månaderna har vi fortfarande en god nivå av noggrannhet så vi behöver inte längre leta efter entreprenörer. Istället kan vi proaktivt titta på vår entreprenörspool, bygga upp relationer och bättre avgöra vilka färdigheter vi behöver."
Globala försäkringsbolag får insyn och styrning över hela företaget
För en av världens största försäkringsbolag var IT-projektledning en omfattande uppgift. Med flera projektledningskontor och 600 projektledare behövde den globala IT-avdelningen ta hänsyn till språkbarriärer, tidszoner, valutor och skillnader i processmognad mellan affärsenheterna. En granskning av alla verktyg för projekthantering, resurshantering, efterfrågehantering och tidsuppföljning som används bekräftade att det fanns alltför många olika system att hantera.
Eftersom det inte fanns någon enhetlighet och inget gemensamt språk eller definitioner beslutade organisationen att konsolidera sig till en Planview-lösning för portfölj- och resurshantering. Nu har de ett enda system som ger dem insyn och transparens i hela företaget för att stödja beslut om utgifter, strategisk anpassning samt projekt- och resurshantering. Sedan starten har företaget:
- Övervinna komplexiteten i fråga om storlek, omfattning och mognadsgrad.
- Implementerade framgångsrikt en modell för delade tjänster för att anpassa alla affärsenheter till globala standarder.
- Uppnådde en användningsgrad på 90%.
"Vi förenklar våra affärsprocesser och gör det möjligt för varje affärsenhet att konfigurera sin användning av Planview-programvaran och sin egen rapportering samtidigt som alla talar samma språk", säger chefen för Global Program Office.
Ett stort amerikanskt universitet konsoliderar IT-projekt 95%
IT-avdelningen vid ett stort amerikanskt universitet hanterade mer än 1,700 projekt. De behövde ett systematiskt tillvägagångssätt för prioritering av IT-initiativ, en centraliserad projekt- och resurshantering och möjlighet att få insyn i pågående projekt och ekonomi - allt för att förbättra IT-styrningen.
Universitetet använder deras Planview-lösning för att anpassa IT-utgifterna till organisationens uppdrag för att öka ansvarsskyldigheten och optimera fondförvaltningen, samt för att konsolidera IT-projekt. Genom att använda prioriteringsprocessen för att identifiera redundans och effektivisera arbetet har IT-avdelningen minskat volymen projekt som hanteras med 95 procent, från 1,700 till endast 76.
"Projektledningsmetoden gav oss en förbättrad modell för IT-styrning genom införandet av ett centraliserat informationssystem för projektportföljen som ger intressenterna information i realtid", säger den biträdande chefen för IT-kontoret. "Dessa uppgifter främjar synligheten och gör det möjligt för vårt ledarskap att vara ansvarstagande och fatta integrerade informerade beslut. Portföljförvaltningsteam har tydliga avtal om teamets verksamhet. Dessa team har utvecklat strategiska mål och värderingar och diskuterar regelbundet IT-initiativ, prioriterar projekt, rangordnar investeringar och fattar integrerade och välgrundade beslut."
Länsstyrelsen ökar produktiviteten med portföljhantering
A US state county’s Information Systems Technology (IST) department had an $11 million-dollar IT budget and $8 to $9 million in active projects but didn’t have a proper and efficient system in place to determine how each IT dollar was spent and the return on investment. Although defined processes were in place, the IST department lacked the visibility to make commitments and take on new projects.
Efter att ha försökt hantera allt via kalkylblad och försökt bygga ett eget portföljhanteringssystem valde länet att införa en lösning för portfölj- och resurshantering från Planview. Detta har gjort det möjligt för Chesterfield Countys IST-team att dokumentera statusen för varje projekt och samtidigt driva standardisering av projektledning. De har nu full insyn och transparens i hela projektportföljen, vilket gör det möjligt för dem att:
- Avskaffa tre databaser, tio år av kalkylblad och Word-dokument och olika andra system som var avsedda att samla in information men som i själva verket var ett hinder;
- Öka produktiviteten, särskilt på ledningsnivå, tack vare möjligheten att snabbt och enkelt följa alla aspekter av varje projekt med hjälp av rapporter och instrumentpaneler.
- Spara uppskattningsvis 0 $ 100,000 per år som ett resultat av bättre beslut för att optimera projektportföljen och effektiviseringar i hela IT-organisationen.
Planview-lösningen för portfölj- och resurshantering
Dessa fallstudier visar hur Planviews lösningar gör det möjligt för organisationer av alla storlekar och mognadsgrader att integrera strategi, planering och leverans för att uppnå sina affärsmål, även mitt i en tid av förändring och begränsade mänskliga och finansiella resurser. Med hjälp av Planviews lösningar optimerar företagen sina portföljer, balanserar kapacitet mot efterfrågan, prioriterar och genomför projekt och hanterar de underliggande ekonomiska uppgifterna. Intressenterna kan visualisera portföljens prestanda i förhållande till planerna och fatta beslut som säkerställer att resurserna levererar de mest värdefulla projekten.
Planviews lösningar för portfölj- och resurshantering omfattar PMO:er från små företag till stora företag i alla branscher. Produktlinjerna som stöder dessa lösningar omfattar Planview Enterprise för genomgående portfölj- och resurshantering, Innotas projektportföljhantering för mognande organisationer och Projectplace för samarbetsbaserad arbetshantering. Mer information finns på https://www.planview.com/it-ppm-project-portfolio-management/.
