Julen står för dörren och du undrar säkert om du står på tomtens snälla lista eller om du kommer att få kol under julgranen i år.
Projektledningskontoret (PMO) är inte annorlunda. Många projektledare använder fortfarande kalkylblad och andra grundläggande projektledningsprogram och undviker ett verktyg för projektportföljhantering (PPM) eftersom de är rädda för att det kommer att skapa mer arbete för dem. PPM är viktigt för dagens projektutveckling. Det hjälper företag att driva strategiska värden och mål genom att välja rätt projekt, använda rätt resurser och ge rätt nivå av insyn för att hantera och fatta bra beslut. Om du känner igen dig i många av dessa 12 frågor är det dags att överväga att skaffa ett PPM-verktyg till ditt PMO i jul. Få ditt PMO att hamna på tomtens snälla lista genom att undvika dessa projektledningsbrott:
- Sena projekt, projekt som överskrider budgeten och missade tidsfrister: Detta kan bero på en mängd olika faktorer, men är en vanlig indikator som inte bör förbises, eftersom det bara blir värre.
- Resursbrist, resurskonflikter och överbelastade team: Om du redan har sådana problem är det ett omedelbart tecken på att du behöver en lösning för resurshantering.
- Portföljen levererar inte mot de strategiska målen och är inte anpassad till verksamheten: detta är ett recept för katastrof. Anpassning är avgörande för att säkerställa framgång.
- Svårt att åtgärda eller avbryta projekt som inte presterar eller misslyckas: Om projekt misslyckas eller generellt sett visar sig vara svårare än de behöver vara, är det dags att investera i ett verktyg som hjälper dig att identifiera dessa projekt tidigt och omvärdera den risk som är involverad för att minska överinvesteringar i riskfyllda projekt.
- För mycket overhead slösas bort på att hantera PMO-processer och leveranser: Ibland blir saker och ting överkomplicerade och i stället för att förenkla processen blir den bara mer komplex. Den rätta balansen är svår att uppnå, men bör eftersträvas för att använda tid och resurser effektivt.
- Ingen central synlighet för portföljinvesteringar i hela verksamheten och ingen ansvarsskyldighet: Det kan vara svårt att mäta synligheten, men om du känner att den är bristfällig är det sannolikt så. Synlighet leder till ansvarstagande och i slutändan till bättre projektgenomförande och framgång.
- Hög andel misslyckade projekt: Om du befinner dig i det här skedet behövs en förändring omedelbart. Detta kan bero på en rad olika orsaker - dåligt projektval, bristande stöd från ledningen eller misslyckande med att mäta framgång - men orsaken måste identifieras och åtgärdas.
- Dålig balans mellan investeringarna på strategiska områden: projektportföljen måste innehålla en sund balans mellan underhålls- och strategiska projekt. För att skapa affärsnytta bör en betydande del av investeringarna gå till strategiska projekt. Du ska kunna identifiera och genomföra dina strategiska projekt.
- Möten som går åt till att diskutera fakta istället för att fatta beslut (dataintegritet): fakta bör redan finnas och vara lätt tillgängliga, vilket gör att du kan ha produktiva möten.
- Processer som överskrider möjligheterna i komplexa och svårhanterliga kalkylblad: Kalkylblad är svåra att hantera för alla team och data försvinner. Se till att alla använder samma data med en enda sanningskälla.
- Hög osäkerhet i portföljen/svag förståelse för risk: Projekten bör utvärderas både i inventeringsfasen och under hela projektets genomförande. Om riskfyllda projekt blir dåliga investeringar bör de avbrytas. Om de i stället blir i behov av mer resurser för att motivera fortsatta investeringar bör även detta utvärderas. I vilket fall som helst bör du förstå och kunna övervaka riskerna i dina projekt.
- Cheferna kan inte formulera prioriteringar och/eller innovationsstrategier - bättre kommunikation och rapportering: Kommunikation är nyckeln till framgång för alla projekt. Med en PPM-lösning kan du kommunicera effektivare med alla. Prioriteringar måste identifieras och överenskommas innan de används som urvalskriterier för projekt. Strategiskt värde bör alltid vara drivkraften i valet av projekt.
*Referens Tech Clarity Report
Du kanske är bekväm med kalkylblad, men det räcker inte längre. Det är dags att överväga en PPM-lösning. Driv dina projekt vidare och kräv ansvar från din organisation, precis som de kräver resultat från dig.
Om ditt PMO får kol i jul, börja bygga upp ett affärsmässigt argument för ett bättre PMO. Bli inte upptagen på tomtens stygghetslista igen.
