Av alla utmaningar som kan uppstå under en projektledares karriär är det få som är mer pressade än att ta över ett projekt som en annan chef har inlett. Istället för att ha veckor eller månader på dig att förbereda och planera innan några projektuppgifter ska utföras, kan du hamna mitt i projektets genomförandefas, med dussintals teammedlemmar som söker omedelbart stöd och vägledning hos dig.
Om det inte är tillräckligt svårt att ta upp ett projekt mitt i processen, innebär konsekvenserna av en övergång vanligtvis att ytterligare utmaningar väntar på den nya projektledaren. Många övergångar sker på grund av att ett projekt har stött på tidsgränser eller budgetmässiga utmaningar som den tidigare projektledaren inte lyckades lösa. I andra fall kan en projektledare ha bestämt sig för att lämna organisationen och kan redan ha börjat avstå från den viktiga dagliga verksamheten som han eller hon borde sköta.
Oavsett varför du har hamnat i denna situation kan dessa tips om projektledning hjälpa dig att snabbt komma igång och leda ditt antagna projekt till ett lyckat resultat.
Träffa viktiga intressenter
Innan du ägnar någon större mängd tid åt att titta på projektplanen eller annan dokumentation bör du boka möten med följande personer Ledande sponsorer och andra viktiga intressenter. för att bekanta dig med projektets syfte och nuvarande status. Försök att få så mycket information som möjligt om ämnen som aktuella utmaningar, ändringar i omfattningen och andra aspekter av projektet som kan vara svåra att ta reda på i de dokument som din föregångare lämnar efter sig. Om den tidigare projektledaren har ställt sig till förfogande för att träffa dig bör han eller hon naturligtvis vara din första kontaktpunkt, men se till att du också får input från andra gruppmedlemmar.
Granska projektplanen
När du väl har fått en överblick är det dags att sätta dig in i arbetet och bekanta dig med uppgiftsfördelning, datum för slutförande, budgetanslag och andra viktiga detaljer, varav de flesta finns i projektplanen. Om din organisation använder programvara för projektledning online som Planview AdaptiveWork kan det här steget på checklistan för projektledning vara relativt enkelt eftersom du får omedelbar tillgång till alla teamets aktuella mätvärden, planeringsdokument och diskussioner online.
Planera frekventa möten
Ingen vill fylla sina teammedlemmars scheman med onödiga möten, men när du tar över någon annans projekt kan det vara nödvändigt. Du kan behöva be om lite extra tid för statusuppdateringar och kunskapsöverföring dagligen eller veckovis medan du kommer igång. När du är mer bekant med vad som händer kan du gradvis sluta med extra möten och låta teamet återgå till sin vanliga rutin.
Fokus på riskhantering
Det sista du vill göra som nybliven projektledare är att låta något nytt glida mellan stolarna. Under din första månad eller två på jobbet bör du vara extra uppmärksam på din plan för riskhanteringoch be om feedback från teamet på alla punkter som du inte omedelbart förstår. Om några risker redan har blivit till problem ska du vara uppmärksam på att följa upp dina handlingsplaner. När dina medarbetare ser att du är engagerad i att vända projektet är de mer benägna att göra en extra insats.
