Året 2020 kommer att gå till historien av många anledningar, men en av de mest bestående förändringarna kommer troligen att vara den snabba omvandling som så många företag har gjort till att förlita sig på fjärrteam. Medan vissa branscher och företag redan var förberedda för denna övergång, har andra brottats med utmaningarna i samband med produktivitet i fjärrstyrda team.
På Planview är vi stora förespråkare av distansarbete. Trettiotre procent av vårt team har varit på distans under de senaste åren, och alla våra produkter är utformade för att maximera Produktivitet i fjärrstyrda team. Här är några av de unika överväganden som fjärrteam ställs inför som vi har upplevt och bevittnat genom våra kunder, med strategier och tips för att övervinna dem.
Motivera team på distans
En av de mest ohjälpliga stereotyperna om distansarbete är att distansarbetare är mindre produktiva än sina kollegor på kontoret. I verkligheten är det ofta tvärtom: jag har själv sett hur distansarbetare är mer benägna att arbeta längre och överkompensera för att de inte är lika synliga som de kan vara på ett kontor.
Detta gör det ännu viktigare att se till att medlemmarna i fjärrstyrda team får ut något av det arbete de utför: Att de förstår hur deras arbete ingår i helheten och att de får erkännande för sina insatser.
Med andra ord har det ofta mindre att göra med att se till att distansarbetarna arbetar och mer med att se till att de förstår värdet av sitt arbete och sina bidrag. 
I sin bok, Drive, ene författaren och forskaren Dan Pink förklarar att människor är mest motiverade och presterar bäst när deras arbete ger dem möjlighet att uppleva autonomi, mästerskap och målmedvetenhet. Autonomi är vår önskan att vara självstyrande. Mästerskap är vår önskan att förbättra våra färdigheter. Syfte är vår önskan att göra saker som är meningsfulla.
Även om det kan tyckas att distansarbetare i sig har mer självbestämmande i sitt arbete är det kanske inte så. Det är alldeles för lätt för ledare att tilldela distansarbetare uppgifter utan större diskussion, vilket får dem att känna att deras roll bara är att utföra uppgifter.
Vi kan också ha en tendens att alltför mycket förlita oss på våra antaganden om vilka färdigheter människor kan ha eller inte ha, eller vilka typer av arbete de kan utföra eller inte utföra, vilket innebär att vi missar möjligheter att uppmuntra mästerskap eller förmedla en känsla av syfte.
Som ledare är det vårt ansvar att se till att distansarbetarna är med i samtalen om vilket arbete som ska utföras, hur det ska utföras och att alltid diskutera varför bakom det arbete som teamet utför. Genom att förstå hur människor är motiverade kan man se till att produktivitet i fjärrstyrda team inte lider på grund av bristande motivation.
Att hålla grupperna i linje med varandra
Den kanske största utmaningen med att leda nationellt eller globalt distribuerade team är att hålla dem i linje, inte bara när det gäller det dagliga arbetet utan också när det gäller den övergripande strategin.
Samlokaliserade team har dussintals kontaktpunkter under dagen för att se till att de är på samma sida, rör sig i samma riktning, fokuserar på samma mål och följer samma processer. Distribuerade team måste anstränga sig avsiktligt för att återskapa denna nivå av anpassning - men det är inte omöjligt.
De mest framgångsrika distansgrupperna arbetar för att upprätthålla samordningen genom att förlita sig på verktyg som fungerar som en "sanningskälla". Kanban-verktyg för företag är mycket användbara i det här avseendet, eftersom de skapar ett gemensamt utrymme för team, ledarskap och interna intressenter för att visualisera, spåra och hantera arbetet så att det stämmer överens med den organisatoriska strategin.
Kanban-verktyg som gör det möjligt för grupper att visualisera hierarkiska relationer är särskilt användbara, eftersom de hjälper alla att förstå hur arbetet hänger ihop: Ledare kan se hur uppgifter leder till strategiska mål, och individer kan se hur deras arbete bidrar till helheten.
Successful remote teams also rely heavily on documentation and transparency to ensure that they’re on the same page when it comes to processes, policies, and the work itself. Work management tools that would support this might include:
- Centraliserade översikter som ger en översiktlig bild av arbete, framsteg och kapacitet, så att teammedlemmarna kan hålla sig synkroniserade.
- Versionskontrollerade dokumentarkiv för att garantera att teammedlemmarna alltid samarbetar med de senaste dokumenten.
- Kommunikationskanaler för att proaktivt hålla kontakten i samband med teamets arbete.
Dessutom håller högpresterande fjärrteam ofta möten (t.ex. dagliga standup-möten) för att ge utrymme för att lösa eventuella missförstånd. Kombinationen av att spåra och hantera arbete i ett delat utrymme, kommunicera i ett sammanhang och förlita sig på dokumentation stöder produktiviteten i fjärrteam genom att hålla teammedlemmarna på samma linje och produktiva.
Skapa system för ansvarsskyldighet
När vi pratar om distansarbete kommer frågan om ansvarsskyldighet ofta upp: Hur vet vi att människor gör vad de säger att de gör? Att använda specialutvecklad teknik för att spåra och hantera arbete som vi har diskuterat hjälper vanligtvis till att minska den typen av problem.
Lika viktigt är dock den andra sidan av detta: Vi måste se till att distansarbetarna upprätthåller sunda gränser, så att vi inte förlorar dem på grund av utbrändhet. Precis som proaktiv och medveten kommunikation kan hjälpa grupper att säkerställa anpassning kan den också bidra till att skapa system för ansvarsskyldighet. En del av detta är kulturellt betingat, men de rätta verktygen kan säkert hjälpa till:
- Använd online-kalendrar för att fastställa "arbetstider" så att distansarbetare inte känner sig tvungna att delta i möten under dygnets alla timmar.
- Uppmuntra teammedlemmarna att samarbeta i en enda källa till sanning, inom ramen för deras arbete.
- Tilldela tidsfrister till tidsbundna uppgifter (och visualisera alla dina uppgifter på en Kanban-tavla) för att fastställa förväntningar på när arbetet ska levereras.
- Regelbundet hålla möten för att särskilt diskutera teamets kommunikationsvanor och lösa eventuella frustrationer.
- Respektera balansen mellan arbetsliv och privatliv, eller ännu hellre integrering av arbetsliv och privatliv, för att hålla ett öppet sinne och ge flexibilitet i arbetet.
- Uppmuntra teammedlemmarna att proaktivt kommunicera om schemalagd ledighet och "hårda stopp" med teammedlemmarna.
Läs mer
För att optimera produktiviteten i fjärrteam börjar du med att inse de unika utmaningarna med distansarbete. Om du vill ha mer information om hur man hanterar fjärrteam kan du titta på vårt webbseminarium på begäran: "Strategier för att klara sig i en avlägsen värld".
