Ett urskiljningslöst sätt att ta emot och begära arbete är en konkurrensnackdel i dagens snabbt föränderliga affärsmiljöer. Tänk på en IT-avdelning som inte har en etablerad process för hantering av efterfrågan på IT: De säger helt enkelt ja till allt, oavsett relevans eller värde. För att få kontroll över detta monster krävs förmågan att se nya projektbehov och dirigera förfrågningar genom en centraliserad intagningsprocess.
Oavsett om du håller på att inrätta en process för efterfrågehantering eller vill förbättra din metod, presenterar den här bloggen några funktioner som du kan utforska med Planview PPM ProTM som exempel.
För det första vill vi titta på utmaningarna med att inte ha en mogen process för hantering av IT-behov (eller annan process).
Utmaningar för hantering av efterfrågan på IT
- Konkurrenskraftiga bakslag: Om det inte är lätt att begära nya projekt eller kontrollera arbetets status kan organisationen förlora nästa stora idé eller initiativ.
- Överlöfte och underleverans: En IT-avdelning eller PMO som ger grönt ljus till alla projekt kan täppa till portföljen med initiativ av lägre värde, överbelasta och slösa resurser och misslyckas med att anpassa alla förfrågningar till företagets strategi. Resurskonflikter, projektförseningar och kostnadsöverskridanden kan leda till låg moral och andra negativa effekter.
- Begränsad strategisk leverans: Utan objektiva metoder för att samla in och utvärdera förfrågningar är PMO:s föremål för vad Michael Gentle kallar "decibelhantering". Den eller den som skriker högst får först betalt, även om det inte finns något övertygande affärsmässigt skäl. Ofta går det arbete framåt som inte borde ha gjorts från början.
- Snedvriden avkastning på investeringar: När förfrågningar inte kan kopplas till strategin definierar IT-avdelningar och andra avkastningen på investeringar som att projekten helt enkelt ska slutföras i tid och enligt budget.
- Slöseri med tid och arbete: Utan en standardiserad eller konsekvent arbetsflödesprocess kan det hända att människor inte förstår sitt ansvar - eller andras ansvar - för att utvärdera det begärda arbetet. Detta kan fördröja andra godkännare eller leda till att flera personer utvärderar samma arbete i onödan. Att avgöra om arbetet är värt det kan dessutom innebära en hel del ad hoc-arbete och onödigt fram och tillbaka mellan de anställda.
- Omkringgås: Människor kan bli frustrerade över en process som inte är strömlinjeformad eller inte har ett standardiserat arbetsflöde, vilket leder till förseningar. Därför kan det hända att de går runt PMO för att få sitt arbete gjort. Detta är dåliga nyheter för den organisation som försöker skapa processer och konsekvens.
- Dålig synlighet: Utan ett sätt att spåra och belysa hur mycket arbete som begärs och bearbetas har intressenter och chefer ingen aning om hur mycket arbete som begärs och bearbetas, vare sig positivt eller negativt, påverkar organisationen. Det är också svårt att anpassa resurserna och förutse kommande och framtida behov av arbetsresurser utan att veta vad som redan finns i tratten.
Process för hantering av efterfrågan på IT
En konsekvent, transparent och lättförståelig process för hantering av efterfrågan säkerställer att organisationen godkänner och prioriterar arbete som stöder strategiska initiativ. Hanteringen av arbetsintag eller efterfrågan börjar med att skapa en enda ingångspunkt för arbetsförfrågningar. Därefter kan PMO:s automatisera processen för att utvärdera och godkänna förfrågningar.
Detta inkluderar att samla in stöddata och utvärderingar på ett logiskt sätt för att effektivisera processen. Grindar används vid behov för att organisera flödet samt för att samla in och utvärdera rätt data vid rätt tidpunkt. Sedan kan du matcha godkännandeportarna med beslutspunkterna i din affärsprocess. En process för strategiskt arbete kan se ut ungefär så här:
Processen bör göra det möjligt för dig att avbryta onödiga arbetsförfrågningar så snart som möjligt, skjuta upp eller vänta med arbete av lågt värde och snabbt gå vidare med arbete av högt värde.
Planview PPM Pro underlättar hanteringen av IT-efterfrågan
PPM Pros funktion för förfrågningar visar vad som är möjligt när det gäller att effektivisera hanteringen av IT-efterfrågan. Om du inte är kund kan du här läsa lite PPM Pro-språk: Resultatet av en begäran är skapandet eller uppdateringen av en eller flera enheter för att utföra det begärda arbetet, vilket kan vara PPM Pro-projekt, projektloggar eller uppgifter. När en enhet har skapats eller uppdaterats kan den hanteras av PPM Pro. Du kan också använda en begäran som en egen enhet, t.ex. en arbetsbiljett. En begäran kan fånga upp och möjliggöra arbete i sin egen rätt, utan att kräva ett projekt, en uppgift eller en projektlogg.
Vi anser att följande funktioner är avancerade uppgraderingar för våra kunder:
Flera kategorier: Detta ger PPM Pro-användare möjlighet att skapa olika arbetsflöden för förfrågningar. Med den här flexibiliteten kan du modellera dina affärsprocesser för inkommande efterfrågan och olika organisationsarbetsbehov.
Varje kategori av begäran kan ha unika formulär för detaljer, med samma eller olika användardefinierade fält. Fält för detaljer kan döljas, visas som redigerbara eller visas som endast visningsfält vid varje grind. Varje kategori kan också ha olika anteckningar, bilagor, poängsättning och andra avsnitt som visas vid - du gissade det - olika grindar. Med dessa funktioner för arbetsflödesdesign kan du effektivisera insamlingen av intagsdata och godkännandeprocessen.
Logik för flera godkännare: PPM Pro-användare kan konfigurera flera godkännare för att se till att rätt personer tillhandahåller information eller godkänner en begäran. Logiken för flera godkännare är flexibel och gör det möjligt för dig att konfigurera det relevanta antalet och identiteten på godkännare baserat på organisationens behov och innehållet i begäran.
Logiken för flera godkännare i grinden identifierar vilka användare som har implicit behörighet att godkänna begäran vid den grinden (användare, gruppmedlemmar, enhetsmedlemmar). När alla villkor för Grindgodkännare som anges i logiken för flera godkännare är uppfyllda godkänns en begäran för att gå vidare till nästa grind eller godkänns helt och hållet vid den sista grinden.
Logik för att hoppa över grindar: Avancerad grindlogik effektiviserar arbetsflödet för hantering av IT-behov för att flytta förfrågningar genom processen så snabbt som möjligt. Du kan hoppa över grindar baserat på egenskaper i förfrågningsfältet, t.ex. vem förfrågaren är, budgetbeloppet eller ett datum. Du kan t.ex. slippa godkännandet vid vissa grindar om:
- en medlem av IT PMO har lämnat in begäran, eller
- en begäran är avsedd för intern konsumtion och inte för extern konsumtion, eller
- Arbetets uppskattade storlek är liten i motsats till stor.
Inga till många förfrågningar till associerade enheter: En förfrågningskategori behöver inte ha associerade enheter eller resulterande arbete. Om så är fallet kan du konfigurera kategorin för begäran så att den inkluderar projekt-, uppgifts- och projektloggassociationer.
Denna flexibilitet är till hjälp för dina sökande, som inte behöver veta på förhand vilken enhet som kan bli resultatet av begäran. Du kan också dela upp det begärda arbetet på lämpligt sätt, till exempel genom att koppla det begärda arbetet till en ny uppgift och en ny projektlogg i ett befintligt projekt, till två nya projekt, till tre olika projektloggar och så vidare.
Kanban-kortvy: PPM Pro innehåller nu en kortvy, som är en "kanban"-tavla som gör det möjligt för användare att enkelt följa utvecklingen av kort (förfrågningar) från körfält till körfält, och ger i allmänhet ett visuellt arbetsflöde som vissa användare föredrar. Förfrågningarna representeras som kort som användaren kan gruppera i kanban-stil efter Gate Status, Current Gate (när vyn filtreras på en enda kategori), Kategori, Business Objective och andra diskreta fält.
Påminnelsemeddelanden vid grindar: När en begäran har legat vid en grind under en viss tid kan ett påminnelsemeddelande (även kallat "nag-o-gram") konfigureras och skickas endast till relevanta godkännare av grindar som ännu inte har godkänt. Detta kan återkomma dagligen, veckovis eller månadsvis enligt konfigurationen, inklusive en länk till begäran. På så sätt kan du undvika att förfrågan fastnar i onödan vid en grind.
Hantering av efterfrågan på IT är en utgångspunkt
Ta kontroll över det arbete som utförs i din organisation, se till att det överensstämmer med dina organisationsmål och att du får bättre avkastning på de investeringar du gör. Genom att utveckla en strategisk process för arbetsintag och implementera den i hela verksamheten kan du identifiera det mest värdefulla arbetet.
Genom att kombinera demand management med prioritering, resursplanering och portföljhantering kan du kontinuerligt leverera mot strategin. Till exempel kan du inte längre vara beroende av uppskattningar, åsikter eller fåfänga projekt, utan du kan samarbeta med intressenter för att prioritera projekt som stöder affärsmålen. Med en helhetsbild av efterfrågan och resurskapacitet kan PMO ge råd till företagsledare om vad som realistiskt kan uppnås och vilka ytterligare resurser som behövs. Planview PPM Pro har många andra värdefulla funktioner. Mer information finns på https://www.planview.com/products-solutions/products/ppm-pro/.
