En del av god projektledning är att lyckas hantera flera projekt när det behövs.
De flesta projektledare förväntas jonglera med en blandning av små och stora projekt vid varje given tidpunkt. Det är därför projektledare har fått rykte om sig att vara professionella multitaskers.
Multitasking låter först bra, men om du gör det till en vana kan det faktiskt vara skadligt för ditt arbete - vilket vi kommer att diskutera senare.
Sanningen är att det är svårt att hantera flera projekt. Och för att lyckas med det måste du först utveckla ett system som hjälper dig att arbeta effektivt utan att bli överväldigad.
Vilka är utmaningarna med att hantera flera projekt?
Att hantera flera projekt kräver mycket tid och energi. Det är lätt att hamna på efterkälken om du inte håller koll på ditt arbete - och när det händer känns det som om du dras i 10 olika riktningar.
Många projektledare kämpar med att flytta från ett projekt till ett annat. Det känns inte alltid som en smidig övergång, vilket gör det svårt att ägna sig åt ett projekt i taget. Viktiga detaljer kan glömmas bort eftersom du är upptagen med att tänka på flera projekt samtidigt.
Om du fortfarande hanterar projekt med hjälp av kalkylblad kan du räkna med att en stor del av din tid går åt till administrativt arbete.
Och när du inte manuellt matar in data och dubbelkontrollerar dessa data har du en annan utmaning. Du måste se till att alla ständigt arbetar med det mest uppdaterade kalkylbladet, vilket kan kännas näst intill omöjligt när du hanterar flera projekt samtidigt.
8 Tips för att leda flera projekt på ett effektivt och ändamålsenligt sätt
Nu när vi har berört problemen med att leda flera projekt, hur övervinner du dessa utmaningar?
Nedan följer åtta tips som hjälper dig att hantera dina projekt mer effektivt.
1. Sluta med att multitaska
Oavsett om du tillämpar agil projektledning eller inte har du kanske hört talas om att "synliggöra ditt arbete" för att hjälpa dig att hantera projekt mer effektivt. Kanban är ett populärt sätt att visualisera arbetet.
Kanban är ett visuellt ramverk som använder tavlor och kort för att planera, spåra och slutföra arbete samt för att främja kontinuerliga förbättringar.
Det finns en anledning till att Kanban-tavlor har begränsningar för pågående arbete (WIP) - eftersom multitasking är kontraproduktivt. Projektledning kräver mycket uppmärksamhet, och multitasking tar bort den uppmärksamheten.
Studier visar faktiskt att multitasking inte fungerar. Det har visat sig att det tar slut på den mentala energin, och ökar sannolikheten för att du gör misstag.
2. Planera dina projekt
Börja med en plan. Det är omöjligt att hantera flera projekt på ett framgångsrikt sätt utan effektiv planering. Så, först och främst:
- Definiera dina mål för att nå projektet
- Beakta feedback och godkännanden när du planerar din tidslinje.
- Använd en projektplan för varje projekt som du för närvarande förvaltar.
Om du fastställer projektets milstolpar, undvik om möjligt att viktiga milstolpar sker samtidigt. Du vill inte samordna mer än en produktlansering (eller en lika tidskrävande milstolpe) samtidigt.
Många projektledare använder Gantt-diagram för att illustrera sina projektplaner, medan andra föredrar tidslinjer, Kanban-tavlor, Scrum-tavlor eller andra metoder.
3. Prioritera arbetet
För att lyckas hantera flera projekt krävs betydande strategisk planering. Vissa uppgifter kommer att prioriteras framför andra, och för att dina projekt ska löpa smidigt måste du prioritera ditt arbete.
Varje projekt är annorlunda.
När du leder flera projekt är det viktigt att du förstår alla detaljer i varje projekt du leder. Det innebär inte bara att man måste känna till målen och de önskade resultaten, utan också hur man ska uppnå dessa mål. När du förstår detta kan du avgöra vilka uppgifter som är grundläggande för att du ska kunna slutföra dina projekt på ett framgångsrikt sätt - och prioritera dessa uppgifter i enlighet med detta.
4. Kommunicera effektivt
Kommunikation är hörnstenen i varje framgångsrikt projekt. Men när du hanterar flera projekt är god kommunikation viktig för att du ska lyckas.
En vanlig missuppfattning om god kommunikation är att man ska kommunicera hela tiden. Om du bombarderar teamet med direkta meddelanden och e-post kan viktiga projektaktualiseringar gå förlorade i informationsflödet.
Istället för att kommunicera ständigt, kommunicera effektivt. Ge den information som teamet behöver för att kunna utföra sina uppgifter, men utelämna onödig korrespondens som kan leda till trötthet i meddelandena.
5. Ställ upp och hantera förväntningar
Om du och dina intressenter inte är på samma sida är det svårt för projekten att löpa smidigt. Låt intressenterna veta vad de kan förvänta sig under projektets olika faser och förstå vilka resultat de vill ha.
Det är viktigt att hålla kontakten med intressenterna, ge dem uppdateringar om projektet och svara på deras frågor. Kontakta dem en eller två gånger i månaden, men överösa dem inte med överdriven kommunikation, till exempel genom att skicka e-postmeddelanden eller diskutera dagliga beslut i Slack-kanaler. Det kan skapa förvirring som leder till felanpassning.
6. Delegera vid behov
Beroende på hur du arbetar med projektledning kan du vara praktisk med ditt team eller låta dem skapa sina egna handlingsplaner. Oavsett vilken projektledningsmetod du följer bör du undvika att göra mikromanagement när du leder flera projekt.
En bra ledare litar på sitt team och bygger upp förtroende och ömsesidig respekt. Detta innebär att du kan delegera uppgifter till gruppmedlemmar när det behövs. Nästa gång du känner att du dras åt flera håll, se vad du kan lämna över till ditt team. På så sätt kan du ägna din energi åt uppgifter på högre nivå som endast projektledaren kan utföra.
7. Använd ett enda verktyg
Överväg att använda en mjukvarulösning som samlar alla dina projekt under samma tak. Detta gör det lättare för dig att hantera flera projekt, eftersom du inte behöver hålla reda på flera olika kalkylblad.
Välj en effektiv lösning för projekthantering som innehåller integrerade kommunikationsfunktioner, dokumenthanteringstjänster och verktyg för att planera och utföra uppgifter. På så sätt kan du planera, kommunicera och samarbeta med team från en lättanvänd plattform.
8. Justera och anpassa sig
En del av att vara en effektiv projektledare är att kunna tänka snabbt. Oavsett om du leder ett eller sju projekt kommer något oväntat att hända. Hur klarar du av det?
En bra projektledare vet att:
- Var proaktiv snarare än reaktiv genom att förutse potentiella problem.
- Anpassa de långsiktiga planerna vid behov.
- Vara flexibel inför osäkerhet genom att hitta lösningar på problem som kan uppstå.
Håll koll på dina projekt
Låt oss inse det. Det är svårt att hantera flera projekt, oavsett om du är oavsiktlig projektledare eller en erfaren veteran. Ovanstående tips hjälper dig att hålla koll på dina projekt, så att du inte behöver känna att du ständigt måste ta igen det som hänt.
Om du letar efter en mjukvarulösning som hjälper dig att hantera flera projekt mer effektivt kan Planview hjälpa dig. Ta reda på vilken programvara för arbetshantering som är rätt för ditt team med detta jämförelseschema sida vid sida.
![En global plan för hantering av samarbetsarbete [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
