Världen är full av osäkerheter och många företag har nya utmaningar bakom nästa hörn. Det råkar vara så att vi har befunnit oss på okänd mark i flera månader när världen tar itu med den globala hälsopandemin COVID-19. Att flytta resurser för att stödja verksamheten i det rådande klimatet blev snabbt ett nytt normaltillstånd för många företag. Men hur väl är din strategi för resurshantering anpassad till osäkerheten om vad som väntar och stöder den fortfarande din portföljstrategi? Oavsett om du har ett system som du vill ändra snabbt eller om du funderar på resurshantering för första gången gäller samma lärdomar och bästa praxis.
Om man bara tittar på den nuvarande COVID-19-pandemin är det svårt att hitta en industrisektor som inte har påverkats drastiskt. Från hälsovårdstjänster som direkt bekämpar pandemin till tjänster som syftar till att stödja vardagen, t.ex. livsmedelsleverantörer, livsmedelsbutiker, detaljhandelsbutiker, restauranger, nöjesställen och logistik bakom kulisserna - COVID-19 har skapat en känsla av omvälvning över hela världen. Företag som befinner sig i okända vatten måste fatta bättre och snabbare beslut för att överleva, eftersom de inte har råd att slösa bort sina resurser.
I en nyligen publicerad PWC undersökning av tillverkningsindustrin som undersökte effekterna av COVID-19, angav 41 % av ekonomicheferna effekterna på produktivitetsminskningar av personalstyrkan som en av de tre största orosmolnen. Men att hantera resursbrist för att stödja portföljstrategin under dessa osäkra tider är inte bara ett problem för tillverkningsindustrin. Hur man hanterar resursbrist och förändrade portföljer kräver en förändring i tankesättet när det gäller din strategi för resurshantering och hur den möjliggör användning av teknik för att på bästa sätt stödja dina medarbetare.
Att hantera resurser på ett effektivt sätt är alltid en komplex uppgift: att göra det med begränsade resurser och olika verktyg kan bli en förlorad kamp, särskilt i det rådande klimatet. Att behålla anställda och att tilldela rätt projekt rätt personer vid rätt tidpunkt är avgörande för företagets framgång.
Portföljerna har ändrats till följd av rådande förhållanden.
Om vi fortsätter med samma aktuella exempel säger många företag att de som svar på COVID-19 har ändrat sina projekt och resurser och fokuserar på arbete hemifrån (särskilt om virtuella arbetsplatser är ett nytt koncept för deras team). Nu när vissa saker tycks vara mer under kontroll börjar företagen just nu att öka igen - även om de på grund av den sociala distanseringen fortfarande arbetar med minskad eller avbruten produktion och verksamhet i vissa av sina anläggningar. Även om vissa företag kan återuppta projekt som var strategiskt anpassade, kommer detta för många andra att vara en långsam process och kortare projekt som ger snabba vinster måste övervägas. Detta kommer att få teamen att bli mer flexibla för att kunna ändra fokus vid behov.
Kan dina resurser hålla jämna steg med de pågående projekten?
Om ditt företag hade projekt på gång innan pandemin, kan det vara nästan omöjligt att arbeta igenom dem alla med den personal du har för närvarande. Om man har permitterade, tillfälliga eller permanenta medarbetare i teamet är det troligen omöjligt att hålla jämna steg med de ursprungliga kraven från tiden före COVID-projektet. Vi ser också att kunder och andra företag släpper sina entreprenörer. Dessa företag omvärderar sina portföljer för att se vad de kan göra med de knappa resurser de har kvar.
Om du ser framåt kan pandemin och de konsekvenser som följer av den få konsekvenser som hotar alla projekt i ditt företags pipeline. Vidare har ledningen i stort sett flyttat fokus till att proaktiv omformning De kommer att identifiera projekt som snabbt kan spara pengar eller öka intäkterna. Detta kommer naturligtvis att leda till många förändringar i projektprioriteringarna och det är förståeligt att vissa projekt kan komma att strykas helt och hållet. När det gäller prioritering av projekt kan detta vara ett rörligt mål på kort och medellång sikt. Dina kvarvarande anställda är troligen redan hårt belastade när de flyttas från en roll eller ett projekt till ett annat. En vecka kan de vara en heltidsresurs i ett projekt och nästa vecka kan de behövas i ett projekt som plötsligt har blivit kritiskt. Under de kommande tre månaderna, sex månaderna eller ett år kan allt detta förändras - och förändras igen.
Ledarskapets roll för att stödja anställda genom utmaningar
Projektsponsorerna bör vara förkämpar för resurshanteringssystemet för att uppmuntra medarbetarna att ta till sig det, vilket hjälper medarbetarna att själva bli förkämpar för det. Sponsring är viktigt i projekt - och detta är ingen skillnad. Varje projekt behöver en förkämpe som säger: "Jag tycker att det är viktigt att vi har tillgång till den här typen av information, så jag stöder det här initiativet".
Tålamod och förståelse är viktiga för att inse att de rådande omständigheterna är svåra för alla. Ledarna måste undvika att utsätta de anställda för onödig stress. Förstå att alla gör sitt bästa med begränsade resurser. Ledare kan bättre stödja sina mikroprojektgrupper under dessa osäkra tider genom att förse dem med rätt verktyg för att öka deras chanser att lyckas. Det enda sättet för ditt företag att realistiskt sett hantera fler prioriteringar med färre och mindre team är att använda teknik som är byggd för ändamålet, t.ex. resurshanteringssystem.
Planera och kommunicera en effektiv resursförvaltning.
Precis som när du planerar projektportföljer bör du ha en verkställande sponsor som förespråkar ett resurshanteringssystem. På så sätt kan din sponsor hjälpa till att kommunicera affärsidén, fördelarna och den strategiska planen till alla nivåer i organisationen.
Det är viktigt att skapa en plan för kommunikation och förändringshantering eftersom du vill visa hur systemet kommer att påverka ditt team positivt - inte vända upp och ner på deras värld. Du vill försäkra dig om att de förstår att målet är att göra deras liv enklare, inte att öka stressen för dem. Detta hjälper gruppmedlemmarna att förstå vikten av resurshanteringssystemet. Genom att se till att det finns klart definierade processer kan ingen förvirrad bli förvirrad över hur systemet kommer att fungera för att balansera deras arbetsbelastning.
En annan del av planeringen är att se till att du specificerar allas roller och ansvarsområden. Om de är resursförvaltare, portföljförvaltare eller PMO-ledare vill de veta: "Vad innebär ett resurshanteringssystem för min roll?" och "Vilka är mina ansvarsområden inom det systemet?". Du måste kunna komma till bordet med svar på deras frågor. Slutligen måste du fastställa och planera den utbildning som behövs för varje anställds roll.
Behovet av ett väl fungerande system för resursförvaltning
Projektledare vet vad som behöver göras, resursförvaltare vet vilken kapacitet deras team har och vad de har att tillgå, och portföljförvaltare är de som har koll på de aktuella kraven. Resursförvaltare står i frontlinjen när det gäller de svåra frågorna. De fungerar som en sköld för sina medarbetare för att se till att ingen blir överallokerad. Viktigast av allt är att resursförvaltare måste kunna se tre eller sex månader framåt i tiden och svara på frågan:
- Vad arbetar vi för närvarande med?
- Vilka projekt har godkänts men ännu inte påbörjats?
- Vad kan vi arbeta med i framtiden?
I takt med att projekt och prioriteringar förändras måste resursförvaltarna genomföra scenarioplanering som innebär att man gör "vad händer om"-analyser för att förbättra resursfördelningen och besvara frågor som:
- Ska vi fortsätta med detta projekt?
- Vem kan jag behålla i detta projekt?
- Vem ska vi ta bort från projektet?
- Vem är otillgänglig under de kommande två veckorna?
Ett resurshanteringssystem bör snabbt och enkelt kunna köra scenarier som hjälper resursförvaltaren att besvara alla frågor om resursanvändning. Detta hjälper ledarna att se helheten och fatta snabba och effektiva beslut - men för att lyckas med genomförandet krävs stöd från en verkställande sponsor.
De främsta fördelarna med effektiva resurshanteringssystem
Tillfredsställelse hos de anställda
Detta är en av de främsta fördelarna med ett välutvecklat resurshanteringssystem. När medarbetarna vet vad de arbetar med, vad som kommer att hända och vilka prioriteringar de har, är det troligare att de är gladare och engagerade. Allt som rör deras arbete ska vara klart och tydligt för dem. De bör veta exakt vilka uppgifter som har högre prioritet och kan få befogenhet att säga nej till förfrågningar som inte omfattas. Det är viktigt att etablera detta system med värderingar och intentioner, så att enskilda personer i organisationen inte känner att deras chefer lurar dem över axeln. Om du hjälper dina medarbetare att förstå att ett resurshanteringssystem är till för att ge ledarna data för att hålla projekten inom räckvidden, för att förhindra att människor blir överarbetade och för att förbättra den allmänna arbetstillfredsställelsen, kommer människor att vara mer villiga att anta ett nytt system.
Smidig synlighet för resursfördelning
Att veta vilka teammedlemmar som är tilldelade vilka projekt och hur länge är en kritisk faktor för en framgångsrik resursförvaltningsstrategi. Resurshanteringssystem hjälper också projektgrupper att bli mer flexibla och snabbt flytta resurser efter behov utan att riskera andra personer, prioriteringar eller tidsramar.
Tillgång till tillförlitliga uppgifter i realtid
Synlighet i realtid för korrekta data ger användbara, relevanta och aktuella insikter och underlättar datadrivna beslut. I en av mina tidigare roller, när vi inte kunde få tillgång till business intelligence, hade jag svårt att förstå hur mycket tid vi lade ner på projekt jämfört med support och underhåll eller att avgöra om vi fokuserade på rätt saker. Data hjälper dina projektledare och chefer att fatta mer välgrundade beslut, inklusive svaren på frågor som:
- Har ditt företag tillräcklig kapacitet?
- Finns det ett behov av att utöka din personal för att möta nuvarande eller föreslagna initiativ?
- Om så är fallet, hur bör det se ut?
- Hur mycket tid lägger vi nu på projekt?
Ett resurshanteringssystem gör en enorm mängd tunga lyft så att resursförvaltare bättre kan hantera alla rörliga delar. Dessutom kan de ge projekt- och företagsledare större insikter. De kan snabbt bedöma vilka resurstimmar och arbetskostnader som krävs och fastställa:
- Om de har för många människor på ett område och för få på ett annat.
- Hur deras nuvarande pipeline ser ut
- Om det finns andra föreslagna projekt i ett område som inte har tillräckliga resurser.
- Om de kan börja flytta eller till och med utbilda människor i områden som inte har tillräcklig kapacitet.
- Hur väl ett projekt fick resurser och genomfördes.
Resurshanteringssystem bör innehålla en inventering av allt som ditt företag arbetar med - allt samlat på ett ställe. Resurshanteringssystem bör vara en enda plats för att planera, identifiera, dokumentera, fördela och hantera alla dina resurser. Du vill inte ha flera kalkylblad med listor över projekt som använder externa källor eller behöva använda manuella metoder för att knyta ihop allt.
De största riskerna med att inte ha ett resurshanteringssystem
För företag som inte har ett system för resurshantering kan det vara som att driva katter. Projektledarna har ingen klar uppfattning om vad alla arbetar med, de anställda är osäkra på sin roll eller vad som är prioriterat och det finns ingen insyn i projektens status, tidslinjer eller kostnader. Överbelastade och omotiverade anställda, frustrerade resursförvaltare, mer efterfrågan än resurskapaciteten och avstannade eller försenade projekt leder till kaos och ett mycket stort kundmissnöje.
Jag har hört fler kunder som tvekade att införa ett resurshanteringssystem säga att den nuvarande osäkra affärsmiljön har fått dem att göra det nu. Företagen inser snabbt att de helt enkelt inte kan ha komplicerade processer eller processer som tar månader att få godkänt. I dag har störningar som COVID-19 visat på behovet av att vända saker och ting mycket snabbare om företagen ska kunna överleva, än mindre konkurrera och blomstra.
Det är värt att upprepa innan vi fortsätter att resursförvaltning redan är en komplicerad uppgift: att göra det i det rådande klimatet kan bli en förlorad kamp utan rätt teknik. Att införa ett resurshanteringssystem kan göra hela skillnaden mellan framgång och misslyckande för projekt och företag.
Överväger du att införa ett resurshanteringssystem? Här är några tips för genomförandet som du kan tänka på
Innan du kastar dig in med båda fötterna bör du överväga en pilot eller ett proof of concept genom att välja ut ett par projekt och team för att modellera saker och ting genom - jag gjorde detta och har andra kunder som också har gjort det. Vi valde ut några grupper som vi trodde skulle kunna peka på ineffektivitet i det nya systemet och den nya processen och hjälpa oss att lösa problemen innan vi införde det på hela avdelningen eller företaget.
Var realistisk och ge det nya systemet tillräckligt med tid för att utvärderas ordentligt. Det kan ta mellan tre och sex månader att förstå hur effektivt det fungerar för din organisation. Ta med dig vad du har fått från pilotprojektet och gör nödvändiga ändringar innan du implementerar det i andra grupper. Fortsätt också att övervaka framstegen varje kvartal. Se till att notera vad som fungerar och vad som inte fungerar. Om det är möjligt bör du få feedback från olika grupper och personer i olika roller, t.ex. ledare, resursförvaltare, projektledare och teammedlemmar, och sedan även hålla repetitionsutbildning för teamen.
En effektiv förvaltning av dina resurser för att stödja din portföljstrategi under osäkra tider kräver att du utarbetar en solid plan för att ändra din portfölj för att hantera de rådande förhållandena. Det kräver också att ledarna bättre stödjer medarbetarna i deras utmaningar genom att ge dem tillgång till de rätta verktygen. Verktyg som effektiva resurshanteringssystem ger de anställda tillgång till tillförlitliga uppgifter i realtid för att balansera arbetsbelastningen. Verktygen bidrar också till att öka de anställdas tillfredsställelse och öka resursernas synlighet i hela företaget för bättre beslutsfattande, särskilt under störningar.
Kerry Good har varit Senior Customer Success Strategist på Changepoint sedan april 2018. Innan hon började på Changepoint tillbringade hon nästan 6 år som Director of IT PMO för Adtalem Global Education där hon planerade, ledde, spårade, hanterade framsteg, löste problem och hanterade förändringar för projektledningsteam i hela organisationen. Kerry har sammanlagt mer än 20 års erfarenhet av projektledning och har en masterexamen i IT-projekthantering från DePaul University, där hon också undervisade i projektledning på grundnivå och avancerad nivå.
Hennes erfarenhet omfattar: Adjungerad lärare vid DePaul University, IT PMO Director vid Adtalem Global Education, Sr. Project Manager vid DeVry Education Group (acq. Adtalem) samt PMO Director och Sr. Application Development Director vid The University of Chicago, Booth School of Business.
