Kanban-projektledning har blivit mycket populär under de senaste åren, och det finns goda skäl till det. Projektledare som trivs i dagens snabba arbetsmiljö måste kommunicera med flera team från olika geografiska platser, följa deras framsteg och se till att processerna går smidigt genom arbetsflödena. Uppgiftslistor och kalkylblad räcker inte till för sådana här storskaliga projekt. Du behöver ett program för projekthantering som gör att du kan kommunicera och samarbeta med teamet så fort planerna ändras. Det är där Kanban kommer in i bilden.
I det här inlägget ska vi titta på fyra fördelar som Kanban-projektledning har jämfört med att göra-listor och kalkylblad. Men först en snabb historisk lektion om Kanban.
Vad är Kanban egentligen?
Kanban fick sin början i Japan på 1940-talet som en teknik för hantering av arbetsflöden som Toyota använde för att optimera effektiviteten. Det här var innan det fanns programvaror för projektledning, så Kanban-tavlorna bestod av indexkort som representerade specifika uppgifter och en tavla som använde kolumner för att representera olika stadier i arbetsflödet. När lagen slutförde en uppgift flyttades kortet till rätt kolumn på tavlan för att representera statusen för uppgiften.
Till exempel kan en grundläggande fysisk Kanban-tavla delas in i tre kolumner: ska göras, gör och gjort. När ett team påbörjar en uppgift tar de det kort som tilldelats uppgiften och flyttar det från kolumnen to-do till kolumnen doing. När de har slutfört uppdraget flyttas kortet från gör till gör. Den visuella karaktären hos Kanban gör det lättare för team och chefer att hålla reda på sina uppdrag och framsteg - särskilt när teamets arbetsflöde består av flera steg som involverar flera teammedlemmar eller intressenter. När någon vill se statusen för en uppgift behöver han eller hon bara titta på tavlan och se vilken kolumn kortet står i.
Numera är Kanban lite mer avancerat. Kanban fungerar fortfarande som ett visuellt verktyg för hantering av arbetsflöden, precis som det gjorde på 1940-talet, men det har nu blivit en integrerad del av många programvarulösningar för projekthantering. Digitala Kanban-tavlor kan hjälpa organisationer att hantera omfattande projekt som involverar flera team. För chefer som fortfarande använder sig av listbaserade projektledningsmetoder erbjuder Kanban en extra nivå av bekvämlighet och effektivitet. Det beror på att Kanban är ett visuellt verktyg, och de flesta människor bearbetar visuell information lättare än text. Om du spårar arbetsflödet i flera team inom din organisation gör visualisering det enklare. Det kan leda till att du gör färre felbedömningar när du hanterar kapacitet och resurser.
Med andra ord kan Kanban-projektledning spara tid och pengar för din organisation. Och om det inte är skäl nog för att byta till Kanban, Här är några andra fördelar som följer med att göra Kanban till din första programvara för projektledning.
1. Kanban ökar samarbetet
När flera team arbetar med ett och samma projekt vill du försäkra dig om att alla är på samma sida. Projekten tenderar att löpa smidigare när teamets prioriteringar och mål är anpassade och alla arbetar mot samma mål. Du kanske tänker att det är lättare sagt än gjort att uppnå denna nivå av harmoni, men det är faktiskt inte så svårt när din Kanban-tavla används som enda källa till sanning. Det beror på att en effektiv Kanban-tavla har en egen inbyggd samarbetsprogramvara som förbättrar kommunikationen och synligheten i arbetsflödet. Grupper kan använda Kanban för att få värdefulla insikter om uppdragen, bland annat:
- Tidsfrister
- Viktig bakgrundsinformation
- Relevant dokumentation
- Prioritetsnivåer, projektstatus och uppgifter som ingår i arbetet.
Alla har tillgång till samma information, vilket minimerar avvikelser. Det gör det inte bara lättare att avgöra om gruppens mål och målsättningar är anpassade till varandra under hela projektet, utan du kan också följa hur arbetet fortskrider i ditt arbetsflöde utan att störa dina medarbetare. Dessutom bör din Kanban-lösning för projekthantering ha en inbyggd kommunikationsfunktion som gör att du kan ställa frågor och lämna kommentarer på uppgiftskorten. Detta gör det lättare att hålla alla informerade om förändringar, utan att behöva störa produktiviteten genom att kalla till möten varje gång du behöver en statusuppdatering eller informera de berörda teamen om förändringar i projektet.
2. Kanban främjar effektivitet
Som vi nämnde tidigare gör den visuella karaktären hos Kanban det lättare att planera och arbetsledning . Istället för att läsa ett omfattande kalkylblad om projektets status får du en visuell representation av dina framsteg som låter dig se:
- Projekt som grupperna för närvarande arbetar med
- Allt arbete som väntar i backloggen
- Vilka arbetsgrupper har slutfört
- Projektens status i förhållande till förfallodagarna.
Att kunna visualisera ditt arbetsflöde ökar effektiviteten genom att det blir lättare för dig att identifiera viktig information. En annan fördel med detta tillvägagångssätt är dess förmåga att optimera flödet, så att korten rör sig snabbt och jämnt genom arbetsflödet. Det beror på att Kanban-projektledning gör det lättare för cheferna att identifiera flaskhalsar och stopp som bidrar till större förseningar. Du kan se exakt var ett projekt har stannat och vilka som arbetar med kortet. Därifrån kan du kontakta teamen för att förstå vad som orsakar förseningarna och sedan ta fram en strategi för att lösa problemet som orsakar förseningarna.
Ibland orsakas flaskhalsar av att teamet har för mycket pågående arbete (WIP). Med andra ord arbetar grupperna med flera uppgifter samtidigt i stället för att avsluta en uppgift innan de börjar arbeta på en ny. Tänk på uppdrag som bilar och arbetsflödet som en motorväg, och en stor mängd WIP som rusningstrafik: Under rusningstid är det för många bilar på vägen, så din restid ökar. På samma sätt finns det för många uppgifter i arbetsflödet när du har för mycket WIP. Detta leder till överbelastning, vilket ökar den tid det tar för korten att gå igenom de olika stegen i arbetsflödet.
Kanban gör det lättare att begränsa antalet kort som är under bearbetning, så att du kan undvika överbelastning i arbetsflödet och se till att alla slutför sitt arbete i tid. Genom att låta dig visualisera ditt arbetsflöde gör Kanban det enkelt att identifiera team som arbetar med för många projekt. Därifrån kan du fastställa WIP-gränser för att se till att arbetet slutförs effektivt.
3. Kanban uppmuntrar autonomi och ansvarstagande
Kanban är unikt i det avseendet att det kan fungera med en mängd olika arbetshanteringsmetoder. Den kan användas tillsammans med traditionell projektledningsprogramvara som Gantt-diagram, eller så kan du använda den i samband med milstolpsstyrd planering genom Lean och Agile.
Om din organisation planerar att införa en Lean- eller Agile-metod (eller om de redan håller på att införa en sådan) förstår du kanske redan vikten av teamets autonomi. Om du inte känner till det här konceptet kan du läsa mer om det på . Sammanfattningsvis kan man säga att agila och leanmetoder värdesätter teamens insatser och stödjer arbetstagarna i deras strävan att få mer självbestämmande över den dagliga verksamheten, med minimala avbrott från ledningen.
Kanbans samarbetsprogram gör det möjligt att uppnå denna nivå av självständighet. Kanban-tavlor fungerar som en delad, gemensam arbetsyta som gör att ledningen kan följa utvecklingen utan att behöva detaljstyra sina teammedlemmar. Dessutom innebär den synlighet som följer med Kanban-projektledning att det finns ett extra lager av ansvarsskyldighet. Vi vet vem som arbetar med vad, vilket ofta innebär att folk tar mer ansvar för sitt arbete.
4. Kanban främjar kompetensutveckling
En annan fördel med insyn i arbetsflödet är möjligheten att identifiera förbättringsområden. Eftersom Kanban gör det lättare att hitta flaskhalsar och stopp är det lättare att hitta roten till problemen. Kanske har du en teammedlem som behöver ytterligare utbildning eller så har du missbedömt teamets kapacitet när du planerade dina projekt. Med Kanban behöver du inte gissa när det är dags att identifiera orsaken till friktion. Du kan se var projekten är försenade, och eftersom du har tillgång till användbara Kanban-mätvärden som kumulativt flöde, burndown-tabeller samt lednings- och cykeltid, kan du få en bättre uppfattning om hur teamen arbetar och var du kan hjälpa dem att förbättra sig.
Att knyta ihop säcken
Kanban har bidragit till att öka produktiviteten i organisationer som arbetar inom branscher som tillverkning, teknik, marknadsföring och mjukvaruutveckling - för att nämna några. Oavsett vilket område din organisation arbetar inom kan Kanban hjälpa till att bryta ner kommunikationsbarriärer och se till att alla som är involverade i dina projekt arbetar mot samma mål och målsättningar.
Vill du lära dig mer om Kanban? Läs vår artikel om varför du bör börja använda Kanban-projektledning. Om du är intresserad av att se hur Kanban kan hjälpa din organisation kan du besöka på Planviews webbplats för att lära dig hur vår programvara för samarbete har hjälpt topporganisationer runt om i världen med att planera, genomföra och slutföra sina projekt.
