Många PMO-ledare befinner sig i dag i skottgluggen, oavsett om de får skulden för långa projektleveranstider eller mindre bra projektresultat. Ingen vill bli anklagad för att vara långsam eller processtung när det gäller planering av resurskapacitet. Men PMO-ledare och resursförvaltare kan inte hantera resurser för ett projekt i taget. I stället måste vägen framåt bestå av att matcha resurskapaciteten på hög nivå med den övergripande projektportföljen innan projekten godkänns.
Om du är intresserad av att göra resurshantering till allas jobb, tror jag att du kommer att tycka att denna nya Gartner-rapport, PMO Leaders Can Improve Project Delivery with Better Resource Management , är till stor hjälp . De förklarar att ett svagt matrisbaserat tillvägagångssätt för resurstilldelning kan orsaka förödelse i ett projektteam och göra det nästan omöjligt att hålla ett projekt på rätt spår. Gartner försöker också besvara den ständigt aktuella frågan: Hur kan jag frigöra personal från sina dagliga uppgifter för projekt som kräver mycket tid utan avbrott?
Detta är svåra frågor, men Gartner har några bra insikter. De beskriver ett pragmatiskt tillvägagångssätt i fem steg som börjar med planering av resurskapaciteten och slutar med personlig arbetsledning. Jag tror att du kommer att tycka att den är särskilt användbar eftersom den behandlar både framväxten av agila och fasta team och huruvida PPM-ledare fortfarande har en pågående roll i planeringen av resurskapacitet och resurshantering.
Här är vad Gartner rekommenderar för PPM-ledare som vill förbättra hur de hanterar projektportföljen:
- Börja med att identifiera den resurskapacitet på hög nivå som finns tillgänglig för att arbeta med projekt. Identifikationen ska vara detaljerad på arbetsrolls- och helhetsnivå. Oavsett var du befinner dig på mognadsskalan bör du göra detta först, eftersom det är enkelt och inte kräver några specialverktyg.
- Börja "soft-booking" av namngivna resurser till projekten när portföljen har godkänts. Genom att ta hänsyn till individers specifika färdigheter och färdighetsnivåer kan du bli mer realistisk eftersom verkliga människor inte alla har samma färdigheter.
- Personalisera resursernas arbetsledning med uppgiftsfördelning och matchning av färdigheter - annars kommer även ett välbemannat projekt att få problem. Detta gör det möjligt för PM att göra en korrekt fördelning av uppgifterna.
- Inleda ledningsrutiner för teamarbete för att få teamet att bli en produktiv enhet. Låt teamet diktera de enskilda medlemmarnas prestationsstandard genom sammanhållning, dynamik och struktur.
- Använd begreppet personlig arbetsledning för att se till att den person som tilldelats arbetet kan få det gjort. Alla resurshanteringssystem som inte involverar individen direkt i processen kommer att ge mindre bra resultat.
Även om du behärskar alla ovanstående punkter är jag säker på att ingen enskild PMO-ledare kan lösa alla dessa problem. Genom att fokusera på resurstilldelning kan du dock visa att du är en sann ledare. Din uppgift är att övertala andra att delta i din strävan efter en resursmiljö så att du bättre kan matcha affärsvärdet mot organisationens krav.
Jag tycker också att Gartner har en bra poäng om att inse hur små vinster inom något av de fem områdena ovan kan utnyttjas för att skapa långsiktiga vinster. Varför inte använda denna forskning för att bedöma var saker och ting fungerar eller - i vissa fall - inte fungerar? Därefter kan du gå vidare med snabba vinster och föra resurshanteringen i rätt riktning.
Optimera din resursmiljö med dessa fem steg. Läs mer i hela -rapporten.
