Vad är Lean Coffee?
Lean Coffee-formatet är ett strukturerat möte utan dagordning som är utformat för att underlätta gemensamma gruppdiskussioner. "Hur kan man ha en struktur utan en agenda?" kan man fråga sig. Låt mig förklara.
De Seattle-baserade Lean-tänkarna Jim Benson och Jeremy Lightsmith anses ha uppfunnit Lean Coffee. De ville starta en regelbunden diskussionsgrupp för andra Lean-entusiaster, men utan det krångel med att hitta och schemalägga talare, sätta upp dagordningar varje vecka osv. som denna typ av möten vanligtvis kräver.
Jeremy och Jim ville att deras nya gruppformat skulle vara Lean så pass att det enda kravet för ett lyckat möte var att folk kom och var villiga att delta. (Och kanske några klisterlappar och pennor.... Och helst ett gott kaffe.) De ville också att mötesformen skulle uppmuntra till aktivt deltagande.
Så föddes Lean Coffee-formatet. Vi har gått ett tiotal år framåt och nu används Lean Coffee-formatet för mycket mer än bara för att diskutera Lean. Lean Coffee är ett engagerande och samarbetsinriktat sätt att brainstorma idéer, genomföra planeringssessioner och underlätta retrospektiva diskussioner med en grupp.
Lean Coffee-formatet förklaras
Lean Coffee-formatet är enkelt i sin utformning: Deltagarna samlas (virtuellt eller personligen), presenterar idéer som ska diskuteras, röstar om vilka idéer som ska diskuteras och diskuterar dem sedan. På Planview använder vi det här formatet för att underlätta brainstorms, planeringssessioner och retrospektiva möten. Vi gillar det så mycket att vi till och med har skapat en funktion i Planview LeanKitTM som heter Instant CoffeeTM speciellt för att hålla Lean Coffees (mer om det senare).
Det första steget för att hålla ett Lean Coffee är att fastställa syftet med mötet: Oavsett om det är för att brainstorma idéer för nya produktfunktioner, samla in lärdomar från ett nyligen avslutat projekt eller planera nästa kvartals stora initiativ.
När du väl har ett syfte i åtanke bör du bjuda in alla som är intresserade av att delta eller som kan påverkas av diskussionens resultat. Målet med detta mycket demokratiska mötesformat är att lyfta fram rösterna från alla som är involverade i en viss process - och det börjar med att se till att de är närvarande i det (fysiska eller virtuella) rummet.
1. Skapa en enkel Kanban-tavla
För att starta ditt Lean Coffee vill du skapa en enkel Kanban-tavla. Det kan vara så enkelt som att ha tre körfält: "Att diskutera", "Diskutera" och "Diskuterat".
Alla måste kunna se denna tavla och helst kunna lägga till den. En av de bästa sakerna med Lean Coffee-formatet är att det ger människor som vanligtvis inte är så högljudda möjlighet att bidra med sina idéer på ett lugnare och mer introvert sätt. Om endast en person kan ändra eller lägga till något i styrelsen riskerar du att tysta dessa röster.
2. Sätt upp idéer på tavlan
När din tavla är klar och alla har tillgång till den är det dags att börja generera idéer. Ställ in en timer på några minuter så att alla kan lägga till idéer på tavlan. Oavsett om du använder en fysisk eller virtuell Kanban-tavla är idén densamma: en idé per "klisterlapp" eller kort.
Innan du startar din timer bör du se till att du har koll på hur korten ska fyllas i: Inkludera tillräckligt med information för att kommunicera idén, men inte så mycket att du blir långsammare. Om du funderar på hur du kan förbättra appens utformning är till exempel "knapp" kanske inte tillräckligt specifikt för att väcka en diskussion, men "större och tydligare knappar på varje skärm" borde det.
När timern går av, gör en snabb omröstning för att se om gruppen är redo att diskutera. Om deltagarna fortfarande har idéer som flödar, stoppa dem inte - idéer är livsnerven i Lean Coffee-formatet! Lägg till mer tid till klockan och gör en ny bedömning när det är klart.
3. Idéer att presentera
Nu när du har idéer på tavlan är det dags att granska dem. Moderatorn kan läsa upp varje kort, eller så kan du be deltagarna förklara vilka kort de lagt till. Ändra korttitlarna vid behov under denna tid för att underlätta förståelsen och minimera förvirring.
Under den här tiden bör facilitatorn försöka gruppera ihop relaterade idéer för att göra samtalet mer effektivt. Om två eller flera kort verkar handla om samma ämne, fråga gruppen om korten bör sammanföras ("Är dessa två ämnen samma?"), eller om de är tillräckligt unika för att stå på egna ben.
4. Rösta på de idéer som du vill diskutera
När alla kort har lagts fram är det dags att rösta om dem. Det finns några sätt att göra detta i Lean Coffee-format:
- Vid personliga möten med en fysisk tavla och klisterlappar kan deltagarna använda punktröstning: De kan antingen rita prickar på korten eller lägga till små klistermärken för att rösta.
- På digitala Kanban-tavlor kan deltagarna tilldela sig själva kort för att rösta.
- I Instant Coffee kan deltagarna rösta genom att lägga till en "tumme upp" på kort som de vill rösta på.
Bestäm hur många kort varje deltagare får rösta på och hur många röster ett kort behöver för att diskuteras.
5. Hantera samtalet
När röstningsperioden är slut, inför du grundreglerna för samtalet. Några av de mest effektiva riktlinjerna för Lean Coffee-formatet innebär att diskussionerna ska vara tidsbestämda och att gruppen ska få bestämma om den ska fortsätta diskutera ett ämne eller inte. Så här gör du.
Välj en tidsgräns för att diskutera varje "vinnande" kort, och använd en timer för att upprätthålla gränsen. När tidsgränsen har löpt ut, be deltagarna att antingen säga "tummen upp" (för att visa att de är redo att gå vidare till nästa ämne) eller "tummen ner" (för att visa att de vill ha mer tid för att diskutera).
När ni följer Lean Coffee-formatet kan det vara bra att ha en person som är moderator/ledare för diskussionen och en annan som för anteckningar under diskussionen. (Proffstips: Skriv anteckningar om varje kort på kortet!)
6. Diskutera
Nu när gruppen känner till grundreglerna är det dags att diskutera korten på tavlan. Sortera först korten efter antalet röster. Börja diskussionen med det kort som har flest röster och arbeta dig sedan nedåt. Flytta korten till "Diskuterad" när du har avslutat samtalet.
7. Registrera lärdomar/bestämma åtgärder
När ni har gått igenom alla kort avslutar ni Lean Coffee med att diskutera nästa steg för de idéer som diskuterades. Om du använde en virtuell Kanban-tavla för att underlätta diskussionen, tilldela varje kort till den person som ansvarar för åtgärderna och flytta det till dennes genomförande- eller lagtavla.
Tips för virtuella Lean Coffee-ledare
Lean Coffee-formatet utformades ursprungligen för personliga möten, men kan anpassas för virtuella möten. Med hjälp av videokonferenser och Instant Coffee-funktionen i LeanKit kan du ha produktiva och engagerande samtal oavsett var deltagarna befinner sig.
Här är några tips för att underlätta ett lyckat virtuellt Lean Coffee:
- I din kalenderinbjudan till mötet ska du inkludera snabbdelningslänken till Instant Coffee-duken, utöver länken till Zoom/annan videokonferens.
- Uppmuntra deltagarna att bekanta sig med Instant Coffee och Lean Coffee-formatet före sessionen.
- Uppmana deltagarna att börja lägga till kort på canvas innan mötet.
- Börja sessionen med en snabb översikt över Lean Coffee-formatet.
- Se till att deltagarna är medvetna om de många sätt på vilka de kan bidra till samtalet: De kan tala högt eller lägga till kommentarer eller frågor på sina eller andras kort.
- Kom ihåg att din roll som facilitator är att hålla samtalet fokuserat och i rörelse, inte nödvändigtvis att prata mest!
Få dina idéer att bryggas!
Är du redo att prova Lean Coffee-formatet för din nästa virtuella brainstorming, planeringssession eller retrospektiv? Du har några alternativ:
- Om du är Planview-kund och har tillgång till LeanKit är det lika enkelt som att skapa en ny Instant Coffee-bild direkt från teamets LeanKit-tavla. Om du inte har tillgång till Instant Coffee kan du kontakta din kontoadministratör, din Planview-representant eller Planviews support för att få veta hur du får tillgång till Instant Coffee.
- Om du (ännu!) inte är kund hos Planview LeanKit finns det andra digitala Kanban-verktyg på nätet som kan användas för att underlätta Lean Coffee.
- Och om du är samlokaliserad med ditt team kan du naturligtvis göra det på det gamla vanliga sättet, med en whiteboard och klisterlappar.
Jag brinner för Lean Coffee-formatet eftersom jag har sett hur det kan frigöra djupare kreativitet, samarbete och engagemang i team. Om du har letat efter ett bättre sätt att få dina idéer att brygga, prova Lean Coffee!
