Automatisering är ett sätt att förbättra en process genom att minska eller eliminera behovet av manuellt arbete. Det kan förbättra hastigheten eller noggrannheten i en upprepningsbar process och frigöra resurser för att fokusera på mer nyanserat arbete. Automatisering kan också bidra till att göra det enkelt för vem som helst att hoppa in i en process med liten eller ingen förkunskap.
Värdet av automatisering är uppenbart, men det är ofta svårt att avgöra vad som ska automatiseras - och i vilken ordning. 5 Whys är ett användbart tankesätt som vi använder på Planview AgilePlace för att hjälpa till att upptäcka grundorsakerna till problem och prioritera dem på ett metodiskt sätt.
Människor är hemska robotar
De flesta IT-tekniker som jag känner är entusiastiska över sitt område på grund av de intressanta problem som måste lösas. Tyvärr går en stor del av deras tid åt till tråkigt, repetitivt arbete som varken är roligt eller intressant - men som ändå måste göras.
Låt oss inse att människor är hemska robotar. Vi blir uttråkade och frustrerade när vi måste utföra repetitivt arbete. Det är särskilt irriterande när vi måste omarbeta något på grund av ett misstag som vi har gjort. Det vill säga om vi kan upptäcka det - mänskliga fel kan vara svåra att spåra. När det gäller den här typen av arbete kan du minska din stress genom att låta automationsrobotar sköta de repetitiva och tråkiga uppgifterna.
Låt mig vara tydlig: jag talar inte om att onda robotar ska ta över våra jobb - robotar är också hemska människor. Det kommer aldrig att råda brist på problem inom vårt område som kräver den kreativa problemlösning som bara människor kan erbjuda. Genom att lägga till IT-automatisering kan teamet fokusera på problem som ger mervärde och kräver kreativ problemlösning - samtidigt som de mer repetitiva uppgifterna blir snabbare och mer exakta.
Identifiera friktion
Det kan vara överväldigande att bygga upp automatiseringen i din organisation. Analysförlamning kan uppstå när man försöker bestämma var automatiseringen kan ge mervärde.
Ett sätt att hitta de viktigaste punkterna där automatiseringen tillför mest värde är att fokusera på att ta bort onödig friktion. Friktion kan vara något som stör teamet, är tidskrävande, inte är tydligt för alla, måste försvinna eller kräver att kunskap delas som inte är lätt att dela. När de viktigaste friktionspunkterna har identifierats och prioriterats kan du bestämma hur automatiseringen kan bidra till att minska friktionen på den specifika punkten. Fortsätt att iterativt exponera och automatisera bort friktionen tills du inte längre har några vettiga åtgärder kvar.
Dessa vanliga friktionspunkter är möjligheter till automatisering i många IT-organisationer:
- Upprepningsbara uppgifter
- Tråkiga uppgifter
- Uppgifter som inte kräver kritiskt tänkande eller problemlösning.
- Uppgifter med stor risk för mänskliga fel.
The 5 Whys
Den 5 Whys är ett tankesätt som du kan använda för att hitta grundorsaken till ett problem. Med utgångspunkt i ditt problem frågar du "varför" tills svaret blir absurt. Det är ett iterativt sätt att upptäcka åtgärder inom ett större problem.
I början hade mitt team ett problem: Alla våra leveransuppgifter var manuella. Den här friktionen gjorde att det tog mycket lång tid att leverera felrättningar till QA - och följaktligen till produktionen. Istället för att förlita oss på antaganden för att brainstorma lösningar använde vi oss av 5 Whys för att kartlägga den underliggande orsaken till problemet.
Problemet: Det är svårt att leverera felrättningar till QA
Varför? - Det är tidskrävande att ta fram nya programkandidater
Varför? - Byggsteg behöver noggrann uppmärksamhet
Varför? - Om du gör ett misstag måste du börja om från början
Varför? - Det finns en specifik byggsekvens för att leverera framgångsrika programkandidater
Varför? - Det är så mobila plattformar fungerar
Varför? - För att ...
Vid denna tidpunkt är svaren på "varför?" absurda. Denna tankeövning visar att en anledning till att det är svårt att leverera felrättningar till QA är att det finns en specifik byggsekvens som måste följas. Det betyder att om vi kunde automatisera för att se till att byggstegen sker i rätt ordning skulle vi ha lättare att leverera felrättningar. Det är precis vad vi gjorde.
Sedan dess har vi fortsatt att iterativt arbeta med våra friktionspunkter. Det som började som en serie små skript är nu ett växande automationssystem. Vi har automatiserad byggnation, automatiserad testning och automatiserad driftsättning. Vi har till och med förenklat hur QA skapar och tar emot testbyggen genom att låta chattrobotar utföra arbetet baserat på enkla chattmeddelanden. Om du kan skicka ett chattmeddelande kan du köra vår testledning.
Kontinuerlig förbättring
Det är lätt att se affärsvärdet av automatisering i en IT-organisation, men det är lika lätt att bli överväldigad av den mängd arbete som du har framför dig. Ta ett steg tillbaka. Du kommer inte att lösa alla dina problem på en gång, men det är okej! Fokus på kontinuerlig förbättring.
Ta itu med en automatiseringsmöjlighet och låt processen visa dig nästa friktionspunkt att ta itu med. Om du använder detta iterativa tillvägagångssätt för att bygga upp automatiseringen kan du förhindra slöseri med arbete, öka teamets hälsa och så småningom eliminera vissa problem i teamets process.
![En global plan för hantering av samarbetsarbete [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
