Den klassiska definitionen av projektledning som ges av Project management Institute är "tillämpningen av kunskap, färdigheter, verktyg och tekniker på projektaktiviteter för att uppfylla projektkraven". Även om detta i huvudsak är sant finns det en annan del av projektledningspusslet som erfarna projektledare känner till och som nya projektledare snabbt upptäcker: det finns en hel del (läs: en överdriven och utmattande) mängd administration. Det är den dåliga nyheten. Den goda nyheten är att automatisering av arbetet kan minska en stor del av den administrativa bördan och hjälpa fler projekt att nå mållinjen i tid, inom budget och efter att ha uppnått alla affärsmål.
Vad är arbetsautomatisering?
I huvudsak innebär arbetsautomatisering att man tillämpar teknik, program, processer och robotik för att uppnå önskade resultat med minimal - eller i vissa fall ingen - mänsklig insats. När det gäller projektledning är målet med arbetsautomatisering inte att göra projektledare (och andra gruppmedlemmar) överflödiga. Det handlar snarare om att befria dem från den administrativa börda som nämns ovan, så att de kan fokusera på uppgifter och prioriteringar av stort värde.
Om Work Automation Software
Det finns många sätt som verktyg för arbetsautomatisering stöder framgångsrik projektledning - vilket inte är någon liten uppgift, med tanke på att McKinsey & Company studerade över 5000 storskaliga projekt och fann att 56% gav mindre värde än förväntat, 45% överskred budgeten och 17% var så katastrofala att de hotade organisationens överlevnad.
Här är några av de viktigaste fördelarna med arbetsautomatisering när den drivs av ett robust system. programvarulösning för projektledning:
- Fånga viktiga projektdata i realtid och skicka dem till rätt personer/grupper.
- Se till att alla gruppmedlemmar fyller i och lämnar in tidrapporter (mer om detta nedan).
- Utför arbetsflödesregler, anpassade åtgärder och anpassade fält.
- Rapportera projektstatus och hantera budgetar.
- Förbättra resursförvaltningen och rekryteringen.
- Identifiera, övervaka och hantera risker.
- Fyll automatiskt på en ny projektplan med mallbaserade uppgifter, milstolpar, leveranser och beroenden.
- Utlösa granskningar av efterlevnaden när vissa villkor är uppfyllda.
Verktyg för arbetsautomatisering och rapportering av tidrapporter
Projektledare är oense om många saker och deltar i livliga debatter om allt från fördelarna med agil projektledning till huruvida Gantt-tabeller är en tillgång eller en belastning i komplexa projekt (proffstips: de är en tillgång), under förutsättning att de är interaktiva och kan delas med alla interna och externa intressenter vid behov, oavsett var de befinner sig fysiskt).
Det finns dock en sak som praktiskt taget alla projektledare är överens om: de fruktar att påminna teammedlemmarna om och om igen att fylla i och lämna in tidrapporter. Vi kommer inte att gå in på de grymma detaljerna, men jag kommer att tänka på uttrycket "kattskötsel".
För att vara rättvis, de flesta gruppmedlemmar försöker inte orsaka problem. Snarare är de ointresserade och ovilliga att regelbundet upprätta och lämna in tidrapporter för att de måste göra det:
- Sluta med vad de gör.
- Starta kalkylblad eller en tidtabellsapp.
- Sök efter lämpliga uppgifter, milstolpar eller projekt.
- Manuellt logga sin tid och sina aktivitetsuppgifter - vilket kan och ofta leder till mänskliga fel.
Så var passar programvara för arbetsautomatisering in i detta scenario och räddar alla? Genom att utrusta gruppmedlemmar med ett autonomt program som interagerar med system eller användare - mer känd som en bot - som integreras med deras kanalbaserade meddelandeplattform (t.ex. Slack, Teams osv.).
Som ett resultat av integrationen kan teammedlemmarna helt enkelt mata in grundläggande kommandon som "loch 1 timme på projektplanering." När kommandot har mottagits börjar roboten agera, identifierar det lämpliga projektet och skickar in alla relevanta uppgifter om tidtabellen. Det finns ingen störning av fokus eller dynamik, det finns ingen risk för mänskliga fel och projektledarna slipper den jobbiga uppgiften att jaga efter eftersläntrare. Alla vinner - och allt tack vare arbetsautomatisering!
Idéer för arbetsautomatisering och utveckling av färdigheter
Automatiseringen av arbetet ökar också efterfrågan på projektledare (och andra yrkesverksamma) som har starka sociala och emotionella färdigheter vid sidan av avancerade kognitiva och tekniska färdigheter. Som noterats av McKinsey och företag: "Samtidigt med införandet av avancerad teknik på arbetsplatsen kommer behovet av arbetstagare med finjusterade sociala och emotionella färdigheter att öka - färdigheter som maskinerna är långt ifrån att behärska... Vissa av dessa färdigheter, som empati, är medfödda, medan andra, som avancerad kommunikation, kan finslipas och läras ut."
Slutsatsen om automatisering och arbete
Inom projektledning - och även i det bredare affärslandskapet - finns det mycket att gilla med arbetsautomatisering. När den utvecklas och används effektivt och drivs av en robust projektledningslösning kan den dramatiskt förbättra både processer och resultat. Detta innebär sundare projekt, mer produktiva team, nöjdare kunder och mer lönsamma företag.
