How will PPM need to change in the next few years?

Du har säkert hört talesättet "förändring är det enda du alltid kan räkna med", och det gäller särskilt i affärsvärlden. Oavsett bransch kommer företagen att fortsätta att påverkas av olika förändringar på grund av global konkurrens, ny lagstiftning eller andra faktorer. Dessa förändringar och den osäkerhet som omger dem kommer att göra en effektiv Project Portfolio Management (PPM) allt svårare under de kommande åren.

Det är på grund av dessa osäkerhetsfaktorer som den globala efterfrågan på PPM förväntas öka med 1.6 miljarder USD fram till 2024. Den goda nyheten är att när det gäller att driva ditt företag består Project Management Offices (PMO) av en elitgrupp av PPM-experter som är unikt skickliga på att hjälpa företag att navigera framgångsrikt genom förändringens hårda hav.

Vilka förändringar förväntas under de kommande åren?

Vi [PMWorld360] hade en snabb pratstund med sex PPM-experter för att ta reda på vilka förändringar de ser vid horisonten inom sina branscher och vad de tror att PMO:erna måste ta itu med för att kunna ta sig an varje utmaning.

Topp 6 saker som kommer att förändras i PPM 

Dessa sex saker toppade listan över PPM-baserade förändringar som ditt företag sannolikt kommer att uppleva under nästa år och framåt:

1. En övergång från ett traditionellt PMO till ett centraliserat Enterprise PMO (EPMO).
2. En ökad användning av agila eller hybrida metoder.
3. En ökad digital omvandling genom tekniska framsteg.
4. Utnyttja befintliga eller identifiera nya interna och externa talanger för att förbättra kommunikationen, samarbetet och bygga strategiska relationer.
5. Strävan mot verkligt värdeskapande och målbaserat beslutsfattande.
6. Behovet av en smidigare integrering av förändringshantering.

Nu när vi har avslöjat överraskningen, låt oss gå på djupet med varje insikt från de sex experterna.

1. Strategisk övergång från ett traditionellt PMO till ett centraliserat PMO för företaget.

Eftersom företag fortfarande kämpar med siloade projekt som inte nödvändigtvis är i linje med företagets övergripande mål, fortsätter fördelningen och den effektiva användningen av resurser och finansiering att orsaka onödiga påfrestningar. Jason Davis arbetar inom den industriella tillverkningssektorn som VP, IT PMO och IT Transformation för Johnson Controls . Han sade att företagen måste ta större hänsyn till företagsvy av deras investeringsportfölj, inte bara enskilda avdelningar eller affärsenheter. En företagsöversikt kommer att bli särskilt viktig när det gäller finansiell kapitalplanering och beslut om var investeringar ska prioriteras, inte bara utifrån potentiell avkastning utan också utifrån hur de har genomförts. "Företagen bör överväga att inrätta en företagsstyrelse för att gemensamt bedöma projekt utifrån en kapitalplanering. och ett övergripande företagsperspektiv", tillade han. 

Är detta tillräckligt för att hjälpa ditt företag att uppnå den PPM-succé som det har tänkt sig? Det är ett viktigt steg i rätt riktning, även om Davis tillägger att en förändring av leveransmodellen och PMO-strukturerna är nödvändig för att stödja digital och agil omvandling. Även om standarder och processcentra för spetskompetens kommer att behöva en centraliserad definition och struktur, kommer självstyrande team och arbetets distribuerade natur att tvinga fram ett annat sätt att arbeta. Företagen måste ta ställning till vad det innebär för deras övergripande verksamhetsmodell. De måste också hitta personer med rätt kompetens för en distribuerad arbetsmodell, som kan ta på sig en företagshatt och som kan hantera de utmaningar som är förknippade med detta.  

Executive Director of Global Products Engineering Operations för Johnson Controls, Maribeth Achterberg, sade han att ett annat krav kommer att vara behovet av att ge full insyn i portföljen när det är möjligt, i kombination med förmågan att bli mer framtidsinriktad. 

2. Ökad användning av agila metoder eller hybridmetoder.

Projektleveransmetoder har alltid varit ett hett ämne för företag som letar efter optimala sätt att få ut sina produkter eller tjänster på marknaden snabbare samtidigt som de håller en hög kvalitet. Andrew Roth, direktör för Benco Dental's Center of Excellence, sade att inom tandvårdsdistributionsbranschen kommer värdedifferentiering att vara avgörande - och detta kan läsas överallt. till många andra branscher och sektorer. Företagen måste kunna identifiera vad som är av värde för praktikerna (deras kunder) och introducera nya tjänster som praktikerna kanske inte känner till i snabbare takt för att förbli konkurrenskraftiga och relevanta. För att göra detta måste man anta agila metoder och utveckla team med ett agilt eller hybridperspektiv. Men agilt införande kommer inte att se likadant ut för alla företag: det kommer att variera mellan olika branscher och mellan olika företag.  

Hur kommer detta att se ut i stora företag? Davis säger att det kommer att finnas en fortsatt trend mot agila lösningar. Han tillägger att takten och omfattningen av införandet kommer att bero på olika företags mognadsnivåer, men att det kommer att finnas en fortsatt trend mot Agile, även inom större industriföretag där behovet av att arbeta annorlunda är uppenbart.  Johnson Controls fortsätter sin agila omvandling och omdefinierar hur team och individer arbetar. Som en viktig del av denna agila omvandling måste företagen gå från en projekt- till en produktbaserad finansieringsmodell, vilket kan vara en stor utmaning. 

Som konsultföretag och företag för utveckling av Salesforce-applikationer, Dragkraft på begäran förstår också behovet av Agile. Todd Pappas, PMO-direktör, säger att företag som inte redan har gjort det måste utforska alternativa metoder för projektleverans, som Agile och/eller Hybrid, som är mer anpassningsbara till vad som behövs. Förutom att byta metodik måste PMO:s värde ökas genom att man bygger på den mänskliga dimensionen. Detta innebär att hitta de bästa personerna som har de färdigheter och den inställning som krävs för att ta sig igenom detta föränderliga landskap.  

Staci Cross, som är chef för Carnival Cruise Lines Strategic Transformation Office tillade att in a kapitalintensivt I en bransch som Carnival är det viktigt att de använder sig av agila metoder, i kombination med ökad användning av molnbaserad teknik och samarbete mellan olika team, vilket kommer att hjälpa dem att nå sina PPM-mål.

3. En ökning av den digitala omvandlingen genom tekniska framsteg.

Den tekniska utvecklingen fortsätter att sätta press på företagen att hålla jämna steg med konkurrenterna i den pågående kapplöpningen om den ultimata effektiviteten. Cross förklarade att deras roll inom kryssningsindustrin även i fortsättningen kommer att vara att stödja deras affärsverksamheter i syfte att förbättra gästupplevelsen, öka intäkterna och uppfylla hållbarhets- och miljömålen. 

När det gäller teknik förklarade Cross att "gästens resa börjar före ombordstigning och sträcker sig längre än till avbordstigning". Detta innebär att det kommer att finnas en fortsatt efterfrågan på appar som engagerar gästerna före och efter kryssningen. Under kryssningen säger Cross att gästerna vill ha "bättre uppkoppling så att de kan kommunicera med arbete och familj hemma". Att ha tillgång till deras mobila enheter bidrar till att förbättra deras upplevelse under kryssningen. Carnival fortsätter att förbättra uppkopplingen och erbjuda fler appar för att berika gästernas upplevelse när de är ombord på fartyget, i hamnarna och på destinationerna. 

Achterberg förklarade att PPM är avgörande för tillväxten i vår bransch med fokus på teknik, som AI, IoT och VR, samt att vi blir mer beroende av mjukvaruutveckling och mindre tillverkningsfokuserade. För att lyckas med detta måste man bestämma vad som bäst uppfyller kundens behov och var man ska flytta nålen för att optimera värdet och förståelsen. Hon anser också att användningen av prediktiv analys och tillgång till realtidsrapportering är en nyckelkomponent för att lyckas med PPM: detta behövs för att säkerställa effektivitet och snabb reaktion på förändringar. "Att arbeta optimalt för organisationen i ljuset av den skiftande tekniken är avgörande för framgång", kommenterade Achterberg. 

Andra värdefulla pusselbitar är att fullt ut förstå och uppskatta värdet av dataanalys, säger Roth. Han hävdade att automatisering och processförbättringar är avgörande för att kunna betjäna kunderna bättre och erbjuda nya tjänster, som till exempel träningscoachning. Ofta inser företagen inte ens att vissa tjänster finns, säger han. En annan sak som Roth ser som viktigt? Ett PMO:s fortsatta framsteg inom AI för att bygga bättre modeller och samtidigt anpassa sig till kärnteknologier, vilket kan bidra till snabbare förändringar och förbättra projektframgången genom att bättre förutse projektrisker. Detta kan hjälpa kämpande företag att bli och förbli mer intressanta och värdefulla för sina kunder, förklarade han.

4. Utnyttja befintliga och nya interna och externa talanger.

Som ett globalt företag lägger Carnival också stor vikt vid kommunikation och samarbete mellan olika team. En annan högprioriterad fråga för kontoret för strategisk omvandling är att fokusera sina ansträngningar på att arbeta nära sina affärspartner för att bättre förstå deras prioriteringar och utveckla produkterna som de önskar mest.  "Inom IT har vi många medarbetare som har varit anställda i företaget under lång tid", förklarar Cross. Hon anser att en annan nyckel till framgång är att utnyttja teamets affärsexpertis och långvariga relationer inom Carnival. 

Davis, från Johnson Controlsberättade att företagen måste hitta personer med rätt kompetens för en distribuerad arbetsmodell, det vill säga personer som kan bära en företagshatt och kan hantera de utmaningar som är förknippade med detta på ett effektivt sätt.

5. Strävan mot verkligt värdeförverkligande och målbaserat beslutsfattande 

När det gäller PPM-effektivitet tror Pappas att framgång allt oftare kommer att mätas genom PMO:s förmåga att tillhandahålla mer värde och leverera logistiskt. Företagen kommer att utmanas att hitta sätt att bättre definiera sitt mål eller sin "nordliga stjärna". Pappas säger att PMO:er bör ställa sig frågor som "Hur vet vi att vi är där?" och "Kommer kunden att bli nöjd?". 

Enligt Achterbergföretagen måste också förbättra Utveckling av en fullständig förståelse för alla investeringar och realisering av värde. Det är genom att göra detta som företag effektivt kan identifiera hur de kan fatta bättre beslut och var de kan flytta sitt kapital för att optimera sina investeringar.  

När det gäller att realisera verkligt värde är ompositionering nyckeln, säger Matt Scheuing, vd för Changepoint. Han säger att Changepoint har tagit ett steg tillbaka för att tänka på hur företaget är positionerat och fokusera på att stå för mer än bara sina produkter. Att ta itu med Changepoints utmaningar innebar att först försöka förstå sina kunder bättre och sedan vässa sina lösningar för att lösa kundernas problem på ett konsultativt sätt. Resultatet av denna ompositionering innebar att Changepoint kunde leverera en framgångsrik uppdatering av hela sitt produktsortiment. Idag är Changepoint bättre positionerat för att hjälpa sina kunder att förstå och utnyttja alla kapaciteten hos dess produktsortiment., snarare än bara en enda dörr till tekniken.  

Pappas förklarade också att det är viktigt att fokusera mer på slutmålet och mindre på resan. PPM håller på att "bli ett sätt att tänka snarare än ett sätt att göra", sade han. Scheuing Vidare tillade han att kundnärhet är av största vikt: det är viktigt att känna till kundens önskade resultat och hur deras mål kan uppfyllas. Han uppmuntrar alla sina team att förbli kundfokuserade: "Changepoint är människor som hjälper dig uppnå ett bättre resultat, inte bara att få tillgång till ett verktyg." Scheuing sade. 

6. Behovet av en smidigare integrering av förändringshanteringen 

Förändringshanteringsmetoder har funnits i affärsvärlden sedan början av 1990-talet, men deras värde som en integrerad komponent i PPM är fortfarande inte helt klarlagt. Förändringshantering kan vara ett hinder för vissa företag. Att hålla jämna steg med interna och externa förändringar och mer frekventa iterationer kommer att fortsätta att vara en utmaning för företagen, förklarade Scheuing. 

Roth instämde i detta och sade att tandläkare och deras kunder till exempel inom tandvårdsdistributionsbranschen måste bli mer bekväma med de förändringar som sker inom branschen. För att hantera förändringar kommer det att bli alltmer nödvändigt för PPM-team att tillhandahålla vägledning för förändringshantering, bättre processer och coachning för kunderna, förklarade han.  

"Att få människor att engagera sig mer i förändringshantering kommer att bli ett måste", säger Pappas. Företagen måste "sluta tänka på förändringshantering som en enskild roll" och i stället fokusera mycket mer på att integrera förändringshantering i allting. Förändringshanteringen bör vara mer smidig och naturlig - nästan osynlig. 

PMWorld 360s tankar?  

Även om bakgrunden hos de sex experter som vi intervjuade kan skilja sig åt och de förändringar som de nämnde inte alla är branschspecifika eller nödvändigtvis nya, finns det en stor samstämmighet. Var och en av dessa experter erbjöd ovärderliga insikter om den stora efterfrågan på värdedrivna PPM-tjänster och lösningar i framtiden. Nyckeln till att vara beredd på förändringar ligger i att effektivt ompositionera ditt företag genom att skapa en PMO för hela företaget, främja strategier för digital omvandling och effektivt utnyttja din talang. Genom att dra nytta av expertrådgivning och resurserkan ditt företag fokusera sina ansträngningar på det som är viktigast för dina kunder och positionera ditt företag för långsiktig framgång. 

Om Moira Alexander

Relaterade inlägg

Projektportföljförvaltning Projektförvaltningstips för att korrigera ett projekt October 8, 2020

Projektportföljhantering De bästa funktionerna i PPM-resurshantering March 3, 2020

Projektportföljförvaltning Makrotrend: Microservices July 10, 2020