Att samla cheferna för olika team för att få uppdateringar om projektets framskridande och läget för varje team är en viktig och relativt enkel del av projektledningen som ofta underlättas av det faktum att Alla talar samma "förvaltningsspråk" om KPI:er., milstolpar och resultat.
Att veta hur man håller meningsfulla möten med personer som inte är chefer kan dock vara en annan sak. Det kan uppstå flera problem för dem som är relativt oinvigda i mötesformat:
- Tar för lång tid på att förklara i stället för att fokusera på huvudpunkterna.
- Att förlora agendan ur sikte och hamna på sidospår
- Högljudda medlemmar som tror att de måste kommentera varje ämne.
- Lugnare medlemmar som tror att det räcker med att bara vara närvarande.
- Deltagare som inte förbereder sig för de punkter på dagordningen som man förväntar sig att de ska bidra till.
Med så många potentiella fallgropar är det inte konstigt att PMs ofta vänder sig till mentorer eller andra inom området för att få tips om hur man anordnar möten.. Om du vill förbättra dina egna möten kan du försöka följa dessa strategier för att effektivisera den tid du lägger ner.
Hur du anordnar meningsfulla möten
- Betona betydelsen av dagordningen.
The Dagordning som du skickar ut före mötet. är mer än bara ett referensdokument, det anger hela tonen för det kommande mötet. Om du känner att den ignoreras är du inte rädd för att lista åtgärder som medlemmarna förväntas bidra till. Gör själva dagordningen lätt att läsa av, med viktiga punkter i punktform och med fetstil. Om du gör det på rätt sätt får du en funktionell färdplan för effektiva möten.
- Investera tid på att bestämma deltagarna
Även om det kan verka mycket enklare att samla hela teamet samtidigt är ett av de bästa tipsen för att hålla möten att begränsa deltagarlistan till de som verkligen behöver vara där. Det gör det inte bara lättare att hantera mötet och att fokusera på viktig information, det kan också spara stora mängder produktivitet för projektet i allmänhet.
- Håll utkik efter dem som inte deltar
På samma sätt som ovan skapar personer som deltar i mötet men inte deltar ett produktivitetsunderskott, dvs. de slösar bort tid. Naturligtvis är det inte alltid lätt för alla att säga sin mening och det måste man förstå och ha förståelse för, men genom att notera de som inte deltar kan du arbeta med dem i en mer privat miljö eller försöka få dem att försiktigt säga ifrån genom att be dem om deras åsikt i ett relevant ämne.
- Ändra mötesformatet vid behov.
Om du märker att dina möten inte går som du vill eller är effektiva, kan du överväga att ändra hur de genomförs. Det finns många alternativ, t.ex. Användning av agil metodik., permanenta möten eller "målfestmöten"och att bryta gamla vanor kan ge en ny stämning åt en möteskultur som har blivit föråldrad.
- Håll dig principiellt till tidsgränser
Det kan vara mycket lätt att överskrida mötestiden för ämnen som kan verka viktiga, men det är en dålig vana som undergräver både produktiviteten och respekten för mötesprocessen. Om ämnena inte behandlas inom den tilldelade tiden ska du undersöka varför det är så. Reflektera över mötet och se vad som kan göras för att förbättra det, till exempel genom att ha färre punkter på dagordningen eller be deltagarna att göra sina inlägg mer kortfattade.
