Att visualisera det du gör nu anses ofta vara ett av de första stegen i en Kanban- eller Lean-resa. Redan att börja med enkla To Do, Doing och Done lanes på en Planview AgilePlace-tavla gör underverk. Folk vet vilket arbete som "pågår" och vilken status det har. De förstår arbetsflödet och handlingssekvensen för att få saker gjorda.
Denna öppenhet - ett viktigt resultat av visualiseringen av arbetet - är dock bara en början.
Det som de flesta lag egentligen strävar efter är snabbhet. Frågan blir alltså: Vilka steg måste ett team ta för att gå från enkel visualisering till kontinuerlig, snabb värdetillförsel?
Tips för att utforma din Planview AgilePlace-styrelse för snabbhet
Förstå ditt "vad" och "hur"
Oavsett om du bygger en ny Planview AgilePlace-styrelse eller gör ändringar i en befintlig, ta en titt på "hur" och "vad". Det är viktigt att skilja dessa åt på förhand så att du kan titta på rätt inflöden när det är dags att söka efter förbättringsområden.
När du konfigurerar en Planview AgilePlace-tavla representerar hur - eller åtgärder - körfält eller processteg i ditt flöde, t.ex. bygga, granska, sammanfoga, distribuera, släppa. Det kan vara svårt att se till att inget steg går obemärkt förbi, men om du uppmärksammar något som en överlämning mellan personer eller grupper kan du få information om områden som kan förenklas i framtiden. Om du upptäcker att det finns olika steg för olika typer av arbete är det dags att använda horisontella swimlanes för att hjälpa till att skilja flödena åt.
Vad - eller leverabler - representerar de typer av arbete som genomgår stegen för att slutföras. Dessa objekt kan vara stora arbetsobjekt, t.ex. ett kontrakt, en funktion eller en kampanj, eller mindre objekt, t.ex. ändra ett systemfelmeddelande eller en bild på en webbsida. För att förstå mönster och lära sig av dem är det viktigt att skilja mellan olika typer av arbete.
Om tid läggs på något bör det finnas med på tavlan. Att gömma arbetet i processen, oavsett hur "speciellt" det är, skadar mycket mer än det någonsin hjälper. Din styrelse bör alltid representera verkligheten, inte vad som anses vara det ideala tillståndet.
Skapa ett gemensamt språk
När den grundläggande strukturen för din Planview AgilePlace-tavla väl är på plats och korten flödar genom din process kanske du vill fundera på hur du kan se till att ditt team använder tavlan på ett konsekvent sätt. Det finns tre saker att tänka på för att skapa en första gemensam förståelse för "trafikreglerna".
Bibehåller policyer för körfält
Dessa vägledande principer hjälper till att klargöra processen, t.ex. när ett arbete kan tas bort från/till en fil.
Prioritera ditt arbete
Ta dig tid att införa regler för vad ditt team klassificerar som arbete med kritisk, hög, normal och låg prioritet. Dessa beteckningar används ofta för att återspegla alternativkostnader eller risker.
Att frivilligt lägga upp det dåliga på ytan
Att synliggöra arbetet hjälper också till att få fram problem. Signalera blockerat arbete och flaskhalsar så att hela teamet är informerat och kan identifiera mönster. Det är ju svårt att förbättra sig om man inte kan se problemen.
Bygg runt begränsningar
Alla system har någon flaskhals eller begränsning som styr produktionen - oavsett om vi inser att den finns där eller inte. Om du inte vet var flaskhalsen finns i din process behöver du inte vara orolig... Att visualisera arbetet är ett sätt att snabbt lära sig. Och om du vet vad som begränsar teamets produktion har du ett försprång och kan justera flödet för att hantera det. Genom att identifiera och hantera begränsningar kan man skapa en solid grund för att uppnå hastighet.
Identifiera flaskhalsar
En metod för att avslöja flaskhalsar i ditt system är att lägga till "köbanor" till ditt Planview AgilePlace-kort. Köbanor representerar ett steg i arbetsflödet som innebär att man väntar på en överlämning för att fortsätta/avsluta processen. Tänk till exempel på en överlämning som sker när det finns ett prov/prototyp av ett arbete som är redo att granskas av en annan person. Prototypsteget är "gjort", men granskaren har ännu inte påbörjat granskningssteget. Om mer arbete läggs till i rutan Prototype - Done, men inget arbete tas in i Review, är det tydligt att teamet har en flaskhals i processens steg Review.
Gör arbetstid och väntetid synlig.
Genom att känna till den genomsnittliga tiden som arbetet tillbringar i varje del av processen kan man förstå var flödet kan förbättras. Ett sätt att göra detta är att beräkna hur många artiklar som går igenom varje del av processen varje dag under några veckor. Om du ritar upp lutningar för att representera genomsnittlig ankomst (start) och genomsnittlig avgång (mål) kan du utvärdera flödet baserat på hur lutningarna förhåller sig till varandra. När linjernas lutning mellan processtegen avviker från varandra finns det för mycket arbete i processen, vilket ökar den tid som spenderas på en del av processen. Du kan införa kontroller av hur mycket arbete som flödar in i den delen av processen för att förbättra flödet.
Sluttningar som går åt olika håll: Dags att justera gränserna för WIP
Parallella sluttningar: Det ser bra ut!
Inför WIP-gränser för att främja flödet
Flöde - definierat som en stadig, kontinuerlig ström - kan inte uppstå utan kontroller. Kontrollmekanismerna i Kanban är WIP-gränser (work in process). WIP-gränser kontrollerar hur mycket arbete som kan/bör dras in i vissa delar av processen för att säkerställa att processen som helhet inte blir överbelastad. När det finns för mycket WIP går arbetet antingen långsammare eller stannar helt och hållet.
En vanlig utgångspunkt är att sätta gränsen för WIP till lika med antalet teammedlemmar plus en. Om du ingår i ett team på sex personer är den ursprungliga gränsen för WIP för att skapa prov/prototyper i processen sju. Observera att detta bara är en utgångspunkt och att vissa justeringar med tiden bör förväntas/önskas. I takt med att grupperna utvecklas och kompetensmixen eller fokusområdet ändras måste dessa gränser också justeras för att säkerställa ett optimalt flöde. Nyckeln är att börja någonstans och mäta längs vägen.
Get Started
Det första steget mot en hållbar och snabb värdetillförsel är att bygga en styrelse som exakt speglar din process. Använd sedan dessa tips för att börja optimera för hastighet. Gör små, stegvisa förändringar så att ditt arbete inte störs av förbättringsarbetet. Använd Planview AgilePlace board metrics för att hjälpa dig att fastställa din baslinje och sedan analysera din förbättring över tid. Kom ihåg att Lean handlar om kontinuerlig förbättring - du behöver inte börja i ett idealiskt läge. Börja där du befinner dig och använd sedan din styrelse som ett verktyg för att vägleda dig mot ett snabbare och hälsosammare system.
Läs mer
Om du vill veta mer om de ämnen som diskuteras i det här inlägget rekommenderar vi följande resurser:
![En global plan för hantering av samarbetsarbete [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
