Oavsett om du fortfarande håller på att hitta rätt på din Kanban-tavla eller om du har arbetat med Kanban ett tag har du troligen stött på uttrycket "kontinuerlig förbättring". Vid en första anblick verkar meningen med denna fras självklar: Det handlar bara om att sträva efter att alltid bli bättre, eller hur?
Ja, det är sant att målet med ständiga förbättringar är att hjälpa dig att förbättra dig kontinuerligt. Men i Kanban-sammanhang är kontinuerlig förbättring mycket mer än så. Det handlar om operationaliseringen av förbättringsverksamheten inom en organisation: Det gemensamma tänkesättet och de metoder som, när de tillämpas konsekvent, främjar datadriven analys och effektiv processförbättring samt uppmuntrar innovation och tillväxt i hela organisationen. Detta sker inte på första dagen av Kanban - det är en produkt av Kanbans mognad.
För att kunna praktisera verkliga ständiga förbättringar måste organisationer först behärska andra nyckelelement i Kanban: Nämligen att öka synligheten, aktivt hantera flödet och använda Lean-metriker för att mäta allt. Genom dessa steg kan de frigöra kraften i ständiga förbättringar.
I den här serien av inlägg kommer vi att gå igenom hur man kan komma igång med verkliga ständiga förbättringar med hjälp av PDCA-ramverket (Plan-Do-Check-Adjust). Detta första inlägg kommer att fokusera på det första steget: Planering av förbättringar.
VARFÖR KAN VI INTE BÖRJA NU?
Det kan vara nedslående att höra att man inte bara kan börja tillämpa kontinuerlig förbättring, även om man redan tillämpar Kanban. Detta kan förklaras med följande citat av Maya Angelou:
"Om du inte vet var du kommer ifrån vet du inte vart du är på väg."
Oavsett om du vill börja praktisera ständiga förbättringar på individ-, grupp- eller organisationsnivå är det första steget detsamma: skaffa dig en korrekt bild av ditt nuvarande tillstånd. Det börjar med att öka insynen i ditt arbetsflöde.
Öka synligheten
Eftersom du är här behöver vi nog inte berätta det för dig: Kanban är ett ovärderligt verktyg för att öka insynen i ditt arbete. När den används på rätt sätt kan en Kanban-tavla lyfta fram ineffektivitet, blockeringar och flaskhalsar, belysa möjligheter till processförbättringar och hjälpa dig att hantera kapaciteten i ett team.
Om du inte redan har börjat hantera ditt arbete på en Kanban-tavla rekommenderar vi att du går igenom övningarna i Kanban Roadmap: Hur man kommer igång i fem enkla steg. De här övningarna hjälper dig att lära dig grunderna för att omvandla arbetsobjekt till kort, utforma din bräduppställning och flytta kort över brädet.
SE TILL ATT STYRELSEN = DIN PROCESS
Om du redan har ditt arbete på en Kanban-tavla är det bra för dig! Nu är det dags att se till att den återspeglar din process på ett korrekt sätt. En Kanban-tavla är bara användbar om den gör det - annars ökar risken för missförstånd, felaktig kortinformation/status och förvirring - en svår plats att börja arbeta med ständiga förbättringar från.
För att bedöma om din Kanban-tavla återspeglar din nuvarande process, diskutera följande frågor med alla som för närvarande använder tavlan:
- Beskriver de banor som vi använder exakt de steg som vårt arbete går igenom?
- Läser vi vår tavla från vänster till höger?
- Använder vi korttyperna på ett sätt som är användbart?
- Använder alla styrelsen på samma sätt?
- Finns det några dolda vänte-/kötillstånd som vi behöver visualisera?
- Har vi tydliga riktlinjer för när kort flyttas?
- Är allt vårt arbete visualiserat på den här tavlan, eller är en del av vårt arbete inte visualiserat? (Om inte: Varför är det inte visualiserat på denna tavla?)
INRÄTTA EN STYRELSE FÖR ATT SAMLA IN MÄTVÄRDEN
Det är också viktigt att se till att styrelsen är inrättad så att den kan samla in de mätvärden som du senare behöver för att driva ditt arbete med ständiga förbättringar. Dessa mätvärden kan omfatta följande:
- Lead time
- Cykeltid
- Kö
- Genomströmning
Du kan läsa mer om var och en av dessa mätvärden på i det här inlägget. Dessa mått är mest användbara när de mäts under en period av konsekvent användning av styrelsen. Ju mer data du samlar in, desto mer exakta mätvärden kommer du att få (så länge styrelsen är korrekt konfigurerad). I Planview AgilePlace finns det särskilt två inställningar som du bör se till att de är konfigurerade för att ge dig användbara data: Din standardspår för släpptjänster och ditt körspår för slutfört arbete.
Alla nya kort hamnar i Default Drop-körbanan. En del mätvärden använder standardspår för att markera "början" på ett arbetsmoments livslängd. Se till att du också lägger alla kort som ännu inte har startats i den här banan. När de flyttar in i nästa körfält anses de officiellt vara "i gång". (Läs mer om olika typer av körfält i Planview AgilePlace här)
Done lane är, föga förvånande, den sista filen i din process - där arbetsmoment hamnar när de har levererats. Körfältet Färdigt används för att markera slutet på ett arbetsmoments livslängd, så det är viktigt att se till att körfältet är korrekt identifierat och att alla kort som har slutförts går till detta körfält. Om du behöver ha flera körfält för färdigställda filer kan du skapa dessa inom det större körfältet för färdigställda filer genom att använda horisontella simplanes.
PLANERA FÖR ATT FÖRBÄTTRA
Om teamets arbete visualiseras på en Kanban-tavla, om du har bekräftat att tavlan återspeglar din process och om du har sett till att tavlan är inställd för att samla in mätvärden på ett korrekt sätt - grattis! Du har kommit en bra bit på väg mot att frigöra kraften i ständiga förbättringar. Nästa steg är D och C i PDCA-processen: Do och Check, som vi tar upp i nästa inlägg!
